Assistant de direction (F / H)

Institut Polytechnique de Paris; Palaiseau; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur recherche un(e) assistant(e) pour soutenir deux vice-présidents. Ce poste inclut la planification de réunions, l'accueil des visiteurs, et la gestion des informations administratives. Les candidats doivent avoir un bon niveau d'anglais et des compétences en organisation. Les avantages incluent 25 jours de congés et télétravail possible.

Prestations

25 jours de congés + 18 RTT

Télétravail 1 à 2 jours selon le poste

Remboursement de titre de transport à 75%

Restaurants d’entreprise et espaces détente

Équipements sportifs et activités variées

Responsabilités

• Planifier et organiser les réunions des vice-présidents.
• Suivre les dossiers en lien avec les directions.
• Accueillir les visiteurs et les orienter.
• Réaliser des travaux bureautiques.
• Assurer un classement et un archivage électronique.

Connaissances

Anglais professionnel (écrit et oral)

Disponibilité

Réactivité

Esprit de synthèse

Savoir recueillir, traiter et transmettre des informations

Savoir gérer les priorités et respecter les délais

Savoir anticiper, planifier les actions

Savoir proposer des choix ou des solutions

Savoir travailler en collaboration

Savoir s'exprimer à l'oral

Savoir rédiger

Savoir utiliser des outils informatiques

Description du poste

Présentation du service :

Rattaché(e) à deux Vice-Présidents (Formation, Vie Etudiante et Egalité des chances, et Recherche et Innovation), vous aurez les missions suivantes :

• Planifier, coordonner, organiser les réunions relatives aux périmètres des deux vice-présidents et gérer les agendas de ces derniers
• Venir en support et / ou suivre certains dossiers en lien avec les directions concernées et / ou leur assistante, notamment les événements institutionnels
• Accueillir les visiteurs (accueil physique et téléphonique) et les orienter
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (ex : courriers, relevés de décisions, comptes rendus de réunion, ...)
• Traiter et diffuser les informations reçues
• Assurer un classement et un archivage électronique fiable et pérenne
• Assurer une veille sur l’actualité (nominations, sujets particuliers …).

Ce poste est à pouvoir à compter de 01 / 01 / 2026

Type de contrat : CDD

Poste de catégorie : B

Compétences :

• Anglais professionnel (écrit et oral)
• Disponibilité
• Réactivité
• Esprit de synthèse
• Savoir recueillir, traiter et transmettre des informations
• Savoir gérer les priorités et respecter les délais
• Savoir anticiper, planifier les actions
• Savoir proposer des choix ou des solutions
• Savoir travailler en collaboration
• Savoir s'exprimer à l'oral
• Savoir rédiger
• Savoir utiliser des outils informatiques

Avantages :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail 1 à 2 jours selon le poste.
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
• De multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria (espace détente), bibliothèque des écoles-membres, Musée de l'X, service postal)
• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport…) et activités sportives variées organisées tout au long de l'année.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.