Assistant de Direction de la DGS F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein d'une institution académique dynamique, où vous serez responsable de la gestion administrative et du soutien logistique pour la direction générale des services. Ce poste exige une grande rigueur, une capacité à travailler sous pression et une excellente maîtrise des outils bureautiques. Vous collaborerez étroitement avec d'autres assistantes pour garantir le bon fonctionnement des opérations, tout en assurant la confidentialité des informations traitées. En rejoignant cette équipe, vous bénéficierez d'un environnement de travail stimulant, de possibilités de télétravail et d'avantages variés pour améliorer votre qualité de vie au travail.

Prestations

Participation aux frais de transports

Télétravail possible

Prime d'ancienneté

Régime indemnitaire

Congés jusqu’à 58 jours

Participation Mutuelle

Offres loisirs, sport et culture

Accès à un emplacement parking

Forfait mobilité durable

Parcours d’accueil et d’intégration

Qualifications

• Compétences en gestion administrative et maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à gérer des actions plurielles et à prioriser les activités.

Responsabilités

• Gestion du courrier, organisation de réunions et logistique du service.
• Rédaction de courriers, accueil et information des interlocuteurs.

Connaissances

Gestion administrative

Rigueur

Réactivité

Diplomatie

Discrétion

Priorisation des activités

Communication

Travail en équipe

Utilisation des NTIC

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Diplôme en gestion ou domaine connexe

Outils

SIFAC

Outils de visioconférence

Pack Office

Description du poste

La Direction Générale des Services comprend une directrice, quatre directeurs / trices adjoint / es et une responsable de la mission coordination de la direction générale des services.

L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative, ainsi que par la nature des dossiers et sujets traités, qui revêtent un caractère confidentiel important.

Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Générale des services, l'assistante de direction assume des missions et tâches qui requièrent, du fait de son « exposition », sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.

L’agent travaillera avec deux autres assistantes pour la direction générale des services et assurera également des activités de secrétariat pour les 4 DGS adjoints.

Fonctionnellement, l’assistant(e) relève de la responsable de la mission coordination.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

1. Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement
2. Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la Direction de l’Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) pour tous les événements organisés par la Direction Générale
3. Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence, Skype ; ZOOM etc.)
4. Préparation des dossiers pour les réunions
5. Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la Direction d’Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) et de la Direction Opérationnelle des Systèmes d’information (DOSI)
6. Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission gestionnaire polyvalent (logiciel de gestion financière SIFAC) : établissement des bons de commandes etc.
7. Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la Direction Générale des Services (dossiers, courriers ; notes etc.)
8. Gestion de la documentation (mise à jour des espaces numériques partagés, méthode de classement, archivage...)
9. Rédaction de courriers et prises de notes
10. Accueil, information et orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes...)
11. Mise à jour des documents de communication
12. Coordination de la distribution et de la mise en ligne des documents
13. Connaissances des structures et des procédures de l'université et de son environnement
14. Maîtrise des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office...) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC)
15. Bonne expression orale et écrite

Compétences opérationnelles :

1. Savoir prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
2. Disponibilité, réactivité, capacité à gérer des actions plurielles, capacité à faire face à des pics d'activité.
3. Savoir rendre compte
4. Communiquer et faire preuve de pédagogie
5. Mettre en œuvre des procédures et des règles
6. Travailler en équipe
7. Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales :

1. Sens de l'organisation
2. Sens aigu de la confidentialité
3. Rigueur / Fiabilité
4. Sens de l'accueil, aptitude relationnelle et maîtrise de soi, diplomatie
5. Sens du service public

Les avantages liés au poste :

1. Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
2. Télétravail possible jusqu'à 2 jours / semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
3. Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
4. Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
5. Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
6. Participation Mutuelle à hauteur de 15€ / mois
7. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
8. L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
9. Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
10. Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
11. Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents