Assistant de Direction - DALQH F/H

ANTOINE BECLERE; Nanterre; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital de la région Île-de-France recherche un Assistant de Direction pour la Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière. Le candidat idéal devra gérer le planning du directeur, assurer le suivi administratif pour plusieurs sites, et posséder de solides compétences en bureautique. Un BTS en assistant manager est requis. Ce poste propose divers avantages tels que des primes, un remboursement du pass Navigo, et des possibilités de logement préférentiel.

Prestations

Prime de service

Aide à l’installation et au logement

Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

Remboursement du pass Navigo à 75%

Accès à l’espace détente

Qualifications

• Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation…)
• Fortement conseillée en secrétariat

Responsabilités

• Gestion du planning du directeur
• Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe
• Frappe des courriers et diffusion d'informations par mail

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques

Ponctualité

Rigueur

Esprit d'initiative

Autonomie

Formation

BTS Assistant Manager ou niveau similaire

Outils

SAP

Trello

Talentsoft

Description du poste

Entité de rattachement du publieur

Situé à Clamart (92), l'hôpital Antoine-Béclère accueille les urgences médico-chirurgicales adultes, pédiatriques et gynécologique. Doté d'une maternité de type 3, il offre également des prises en charge expertes en médecine fœtale, procréation médicalement assistée, prise en charge de l'obésité, troubles du sommeil, infections ostéo‑articulaires et travaille en association avec les acteurs du territoire dans les domaines de l'enfance en danger, des violences faites aux femmes et de la filière gériatrique.

Date de parution

07/01/2026

Description du poste

Assistant de Direction - DALQH F/H

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Assistant de Direction - DALQH F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Télétravail

Présentation du service

Intitulé de la direction: Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière

La Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière est composée des divisions :

• Ecologie hospitalière
• Approvisionnement
• Courses logistiques
• Transports logistiques
• Vaguemestres
• Pilotage économique
• Qualité hôtelière

Composition de l’équipe:

• 1 Directeur DALQH
• 1 Adjointe au Directeur DALQH
• Les responsables d’encadrement de la DALQH

Particularités du poste

• Le Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière gère les secteurs logistiques des 7 sites du Groupe Hospitalier Universitaire Paris‑Saclay : veiller à organiser au mieux les rendez‑vous en fonction des sites et des temps de trajets
• Gestion du planning du directeur
• Utilisation de l’application Trello
• Collaboration avec les cadres des 7 sites
• Frappe des courriers, des synthèses et diffusions d’informations par mail pour le directeur et pour ses cadres
• Création d’enquêtes en ligne sur Lime Survey
• Accueil téléphonique et physique
• Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration (accusé réception de la demande, validation par le Directeur, envoi aux équipes Restauration, confirmation des équipes Restauration, mise à jour du tableau avec le coût de la prestation, création de la Demande d’Approvisionnement lorsqu’il s’agit d’une demande pour le traiteur sur le marché), convocation en entretiens pré‑disciplinaires pour les agents, recensement des CDD, envois des fiches de recrutement ou d’évaluation CDD aux RRHet les CRd‑entretien des agents aux RRH
• Référente Talentsoft : envoi de la fiche de poste à l’équipe Attractivité/Recrutement, transmission des candidatures, finalisation du recrutement, transmission à la Responsable du pôle Attractivité/Recrutement pour diffusion des postes vacants
• Transmission du tableau de suivi des candidatures aux membres du CODIR DALQH
• Saisie des congés
• Gérer les demandes de devis
• Saisie des commandes et des demandes d’interventions dans SAP
• Mise à jour de l’organigramme
• Insertion des procédures DALQH sur la GED ALFRESCO
• Remplacement de la responsable du développement durable

Profil recherché

Formations et/ou qualifications requises :

• Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation…)
• BTS Assistant Manager ou niveau

Expérience requise :

• Fortement conseillée en secrétariat

Connaissances particulières :

• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance internet (intranet, mail, internet)
• Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
• Application Trello fortement conseillée
• Application Framadate pour l'organisation des réunions
• Gestime
• SAP
• Talentsoft

Qualités professionnelles requises :

• Ponctualité
• Rigueur
• Réactivité
• Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément)
• Esprit d'initiative
• Logique d'organisation (la DALQH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement)
• Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement)
• Bonne présentation
• Discrétion et secret professionnel

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Vos avantages à l'AP-HP

• Avantages liés au statut et à la fonction : Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année)
• Aide à l'installation et au logement : Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
• Avantages sociaux :
  • Remboursement du pass Navigo à 75 % et/ou forfait mobilités durables
  • Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
  • Place en crèche selon disponibilités
  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
  • Chèques emploi‑service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
  • Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
  • Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
  • Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
  • Accès à une offre de formation continue conséquente
  • Accès à l’espace détente

Localisation du poste

Hôpital Antoine-Béclère - Clamart 92 (GHU Saclay)

Service d'affectation

Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière