Assistant d'élus (h / f)

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale en Île-de-France recherche un adjoint administratif pour gérer des agendas, planifier des réunions et s'occuper des appels. Le candidat doit être réactif, connaître le contexte administratif et respecter la confidentialité. Le contrat proposé est d'une durée d'un an, renouvelable dans la limite de deux ans.

Qualifications

• Bonne connaissance du contexte et des enjeux des délégation.
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Responsabilités

• Organisation des agendas et prises de rendez-vous.
• Planification des réunions.
• Réception et gestion des appels téléphoniques.

Connaissances

Réactivité

Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité

Sens de l'initiative

Description du poste

Overview

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Affaires administratives – Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif, Rédacteur, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail: Temps plein

Descriptif de l'emploi

Ø Organisation des agendas et prises de rendez-vous en fonction des priorités et disponibilités des élus

Ø Planification des réunions en rapport avec la délégation de l'élu

Ø Rappel des informations importantes et transmission des messages

Ø Réception et gestion des appels téléphoniques: analyse des demandes et renseignements des interlocuteurs

• Suivi des courriers départ / arrivée, gestion des courriers électroniques
• Suivi des parapheurs: respect des circuits et délais de transmission administratifs
• Préparation, suivi des dossiers
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes et compte-rendus
• Transmission et suivi des documents de préparation du Conseil Municipal
• Participation à certaines réunions, au montage d'évènements particuliers
• Renseignement et réception des différents interlocuteurs et administrés, relayer vers l'interlocuteur compétent

Compétences

• Réactivité et disponibilité
• Bonne connaissance du contexte et des enjeux des délégation
• Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
• Sens de l'initiative

Ø Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Profils recherchés

Ø Organisation des agendas et prises de rendez-vous en fonction des priorités et disponibilités des élus

Ø Planification des réunions en rapport avec la délégation de l'élu

Ø Rappel des informations importantes et transmission des messages

Ø Réception et gestion des appels téléphoniques: analyse des demandes et renseignements des interlocuteurs

• Suivi des courriers départ / arrivée, gestion des courriers électroniques
• Suivi des parapheurs: respect des circuits et délais de transmission administratifs
• Préparation, suivi des dossiers
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes et compte-rendus
• Transmission et suivi des documents de préparation du Conseil Municipal
• Participation à certaines réunions, au montage d'évènements particuliers
• Renseignement et réception des différents interlocuteurs et administrés, relayer vers l'interlocuteur compétent

Compétences :

• Réactivité et disponibilité
• Bonne connaissance du contexte et des enjeux des délégation
• Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
• Sens de l'initiative

Ø Respect des obligations de discrétion et de confidentialité