Assistant/ Assistante de gestion - H/F

ARMONIA; Levallois-Perret; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services recherche un professionnel en gestion administrative pour superviser les devis, commandes et factures. Le candidat idéal a une expérience en assistanat et maîtrise les outils bureautiques. Ce poste est situé en Île-de-France et implique des relations quotidiennes avec les clients et fournisseurs. Une forte capacité d'organisation et un bon relationnel sont essentiels.

Qualifications

• Expérience préalable en gestion administrative ou assistanat.
• Intérêt pour les chiffres et le suivi administratif.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Responsabilités

• Établir des devis et suivre les validations clients.
• Gérer les commandes et la facturation.
• Coordonner avec le service comptabilité.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi comptable

Relation client

Maîtrise des outils bureautiques

Outils

Pack Office

ANAEL

Description du poste

Vue d'ensemble

Notre société
ARMONIA est le leader de l’harmonie dans les environnements de travail. Avec une offre couvrant plus de 40 métiers de services, nous répondons aux besoins spécifiques de nos clients et de leurs visiteurs, dans des domaines aussi variés que l’Accueil, l’Event & Retail, les services de maintenance multi-technique, la Sécurité, les Solutions RH… Armonia, a réalisé en 2024 un chiffre d’affaires de plus de 400 millions d’Euros et rassemble près de 11 000 collaborateurs.

Votre mission

Facilitess, expertise multi technique du groupe Armonia depuis 2002, accompagne les TPE, PME et grands comptes partout en France avec des solutions sur mesure en services aux entreprises. Pour le compte de cette filiale, vous intervenez en soutien du service Exploitation Facilitess et êtes en charge de la gestion des prestations, devis, commandes, achats fournisseurs et suivis comptables. Votre périmètre d’action est l’IDF, mais vous pouvez être sollicité sur des sujets dans d’autres régions.

Missions principales

Gestion administrative et commerciale

• Établissement des devis (Word / PDF) et suivi des validations clients.
• Réception des bons de commande clients et création des commandes ANAEL pour la facturation.
• Suivi des prestations : réception et contrôle des commandes via les clients.
• Relation quotidienne avec les interlocuteurs internes et externes (clients, fournisseurs, sous-traitants).

Gestion des achats et commandes

• Passation des commandes auprès des fournisseurs (ex : quincaillerie).
• Gestion des commandes auprès des sous-traitants : validation, planification des interventions, suivi des dates.
• Suivi des achats liés au forfait.

Gestion comptable et financière

• Enregistrement, suivi et validation des factures fournisseurs et sous-traitants (Workflow + Excel).
• Préparation de la facturation clients en fin de mois.
• Relance clients, traitement des impayés.
• Établissement des provisions charges et chiffre d’affaires en fin d’exercice.
• Coordination quotidienne avec le service comptabilité.
• Supervision du traitement des factures en Île-de-France et accompagnement des régions.

Le profil idéal

Profil recherché

• Expérience préalable en gestion administrative, assistanat de gestion, assistanat d’exploitation ou poste similaire.
• Intérêt marqué pour les chiffres et le suivi administratif/comptable.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec méthode et précision.

Compétences techniques

• Notions comptables indispensables (charges, produits, provisions).
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Pack Office).
• Aisance dans la gestion des chiffres et du suivi financier.
• La connaissance d’un outil type ERP (ex : ANAEL) sera appréciée.

Compétences personnelles

• Bon sens du relationnel client.
• Capacité à collaborer efficacement avec plusieurs interlocuteurs internes (exploitation, comptabilité, fournisseurs…).
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Travail consciencieux et fiable.
• Adaptabilité : variété des tâches au quotidien.
• Esprit d’équipe et sens du service – bonne ambiance au sein du service Exploitation.

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