Assistant / Assistante de direction (H/F)

FEDERATION HOSPITALIERE REGIONALE PACA; Marseille; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation régionale de santé recherche un(e) Assistant(e) de direction à Marseille pour gérer l'administration de l'association. Le candidat idéal doit avoir au moins un an d'expérience et des compétences en accueil téléphonique, gestion du courrier, et planification des tâches. Le poste est en CDD pour 10 jours à 35 heures par semaine, avec une possibilité de télétravail. Le salaire brut est de 11,88 Euros de l'heure.

Qualifications

• Expérience de 1 an en assistanat administratif.
• Capacité à gérer des priorités et des tâches.
• Rigueur et précision dans le travail.

Responsabilités

• Gestion des agendas électroniques des responsables.
• Organisation des déplacements professionnels de la Déléguée.
• Préparation administrative des instances régionales.
• Tenue des comptes de l'association et gestion RH.
• Gestion des adhésions et relance des cotisations impayées.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Normes rédactionnelles

Planification des tâches

Gestion financière

Organisation des déplacements

Description du poste

Assistant / Assistante de direction (H/F)

13 - MARSEILLE 09

Offre n° 201LDVM

L'exercice de la fonction d'assistant.e s'inscrit dans le cadre d'une équipe composée :

• Du Président et des 15 membres du bureau de l'association régionale
• D'une Déléguée Régionale
• D'une Chargée de mission
• D'une animatrice réseau Service Civique
• D'une alternante en communicationD'une alternante juriste en droit de la santé

L'assistant(e) assure la gestion administrative de la fédération hospitalière régionale.

Sous l'autorité de la Déléguée Régionale et de la Chargée de missions, ses missions sont les suivantes :

• Secrétariat de la délégation régionale : gestion des agendas électroniques et contrôle des échéances de la Déléguée et de la Chargée de missions, organisation des déplacements de la Déléguée, prise de rendez‑vous, diffusion de mails d'information ciblés, prise de notes en réunions, rédaction de comptes rendus, enregistrement du courrier arrivé et départ.
• Préparation et suivi des instances régionales : Convention Régionale (2/an), Conseil d'Administration régional (2/an), réunion du bureau régional (1/mois en visio).
• Préparation administrative et logistique des journées de réunions régionales : validation date, envoi invitations, suivi inscriptions, organisation et suivi logistique (location de salle, réservation traiteur).
• Préparation de la Journée Régionale annuelle en lien avec le prestataire.
• Tenue bimensuelle des comptes de l'association en lien avec le cabinet d'expertise comptable.
• Gestion RH des membres de l'équipe (suivi congés, transmission éléments de paie à la gestionnaire de paie, envoi bulletin de salaire, accueil nouveau salarié et démarches à l'embauche).
• Gestion des adhésions : calcul, appel à cotisations et relance des adhésions impayées.
• Tenue à jour du fichier des adhérents et des différentes listes de distribution.

Type de contrat : CDD – 10 jours

Durée du travail : 35 h/semaine

Travail en journée

Conditions de travail : Possibilité de télétravail

Déplacements : Ponctuels

Salaire brut : Horaire de 11,88 Euros

Profil souhaité

Expérience

• 1 an (indispensable)

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique (indispensable)
• Gestion administrative du courrier (indispensable)
• Normes rédactionnelles (indispensable)
• Planification des tâches et gestion des priorités (indispensable)
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Organiser des déplacements professionnels

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Employeur

3 à 5 salariés