Assistant/Assistante Administratif/Administrative H/F

SPIE; Marlenheim; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise technologique recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la gestion opérationnelle d'un projet européen. Le candidat idéal doit avoir une expérience en suivi financier et un bon sens de l'organisation. Les missions incluent le suivi des dépenses, la gestion des documents et le soutien aux chefs de projets. La maîtrise du français et un minimum d'anglais sont requis.

Qualifications

• Expérience similaire même partielle.
• Forte capacité d'organisation.
• Bon relationnel pour faciliter les interactions.

Responsabilités

• Suivi financier et coordination de la sous-traitance.
• Accompagnement au suivi financier du projet.
• Support aux chefs de projets.

Connaissances

Organisation

Relationnel

Proactivité

Formation

E-BAC+3 ou équivalent (FR)

Description du poste

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Autour de... (Veuillez sélectionner un code postal, une ville ou une adresse)

Description du poste

Intitulé de la fonction / poste

Type de contrat

Durée indéterminée

Nature de contrat

Employé / Technicien / Agent de Maîtrise / Maîtrisé (CH)

Votre mission

Intégré(e) à un projet d’envergure européenne regroupant des acteurs majeurs tels qu’Airbus et l’ESA, vous rejoindrez une équipe de 120 personnes, dont plus de 40 collaborateurs et collaboratrices SPIE ICS. SPIE ICS intervient en tant qu’expert(e) des réseaux IP, de la sécurité, de l’automatisation et de la supervision.

Dans ce cadre, SPIE ICS recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour accompagner le Directeur ou la Directrice de projet SPIE ICS dans la gestion opérationnelle et administrative du projet.

Missions principales

Suivi financier et coordination de la sous-traitance

• Interaction avec fournisseurs et partenaires
• Suivi des accords commerciaux et contrats
• Gestion des demandes de devis prévisionnels
• Enregistrement des commandes dans les outils SPIE ICS
• Gestion des bons de commande et contrôle des factures (traitement et rapprochement)
• Relance des prestataires et sous-traitants de premier niveau

Accompagnement au suivi financier du projet

• Suivi des dépenses et élaboration de rapports financiers
• Facilitation des échanges entre ADV, Contrôle de gestion et équipe projet
• Organisation des points de suivi réguliers
• Gestion administrative des ressources (droits d’accès, habilitations)
• Suivi des circuits d’arrivée/départ et des temps passés
• Gestion des demandes de matériel (fournitures, outils IT)
• Mise à jour des listes de contacts internes et externes

Support aux chefs de projets

• Mise en place et suivi des KPI projet dans un contexte Agile
• Participation à la communication projet (gestion des échanges, organisation d’événements)

Suivi documentaire

• Gestion des Plans de Prévention des Risques et PSSE pour SPIE ICS
• Organisation, archivage et mise à jour des documents projet

Le suivi:
Votre manager vous accompagnera au quotidien. En parallèle, la Direction des Ressources Humaines et l’équipe recrutement vont assurer votre bonne intégration au sein de nos équipes, en anticipant vos premiers pas chez SPIE ICS.

Ce programme d’on-boarding se fait sur site et au travers d’un parcours digitalisé avec des étapes clé, des points d’échanges et des moments de convivialité au sein des équipes.

L’évolution:
L’implication, le sérieux et le dynamisme dont vous ferez preuve permettront à votre manager, ainsi qu’au service RH, de vous proposer différentes évolutions tout au long de votre carrière.

SPIE ICS promeut la mobilité interne au sein de la filiale et du Groupe (horizontale, verticale, géographique).

Votre profil

• Expérience similaire même partielle
• Forte capacité d’organisation
• Sens du service et bon relationnel humain afin de faciliter les nombreuses interactions
• Être force de proposition et avoir envie de construire et progresser, en particulier sur les aspects projets où tout reste à construire
• Savoir-faire éprouvé dans le suivi financier
• Maitrise limitée de l’anglais, savoir lire et écrire des emails ou des documents.

Processus de recrutement:
Un premier entretien avec l'un(e) de nos chargé.es de recrutement, un second entretien avec un opérationnel.

Disponibilité:
Dès que possible

Chez SPIE ICS, nous nous engageons à intégrer la compétence NR (Numérique Responsable) afin de promouvoir des pratiques durables et éthiques au sein de notre organisation.

Nous valorisons la diversité et encourageons les candidats de tous horizons, y compris les personnes en situation de handicap, à postuler pour enrichir notre entreprise de leur perspective unique.

Vous rejoindrez SPIE ICS au sein d’un périmètre certifié ISO 27001, ce qui vous conférera des responsabilités en matière de sécurité de l’information.

Localisation du poste

Localisation du poste

Lieu de travail

Critères candidat

Niveau d'étude recherché

E-BAC+3 ou équivalent (FR) / Bachelor (BE)

Expérience minimum

1 année ou plus

Langue(s) de travail

• Français (D-Maitrise professionnelle complète)
• Anglais (C-Maitrise professionnelle usuelle)

Informations générales

Entité

SPIE accompagne la transition énergétique et la transformation numérique.

Entité

SPIE accompagne la transition énergétique et la transformation numérique.

Notre ambition ?
Développer un monde toujours plus smart et responsable grâce au savoir-faire reconnu d'une communauté de passionnés qui aiment se réinventer et transmettre. Des audacieux qui entreprennent chaque jour. Des professionnels qui se révèlent dans la diversité de leurs missions et de leurs métiers.
Leader européen indépendant des services multi-techniques dans les domaines de l'énergie et des communications, SPIE compte 50 000 collaborateurs répartis dans plusieurs pays dont 19 000 en France. Avec 400 sites sur tout le territoire, nos filiales recrutent partout en France.

SPIE ICS accompagne la transformation numérique de ses clients à travers une offre globale de solutions et de services.
Labellisée Entreprise de Services Numériques Responsable en 2021, SPIE ICS conçoit des solutions sur mesure, efficientes et durables. Nos équipes s'inscrivent dans une logique de proximité et accompagnent les métiers et la DSI dans leur performance, grâce à des projets IT maîtrisés et innovants.

Chez nous, la mixité ne se décrète pas elle se construit dans le temps. Nous sommes convaincus que la complémentarité des profils est créatrice de valeur. Dans chacun de nos métiers et, dans toutes nos filiales, nous favorisons la mixité et la diversité car elles sont un levier de performance individuelle et collective.

Référence

2025-40139

Domaine d'activité