Assistant Administratif •ive - Direction Sqe H / F

EUROPORTE; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise ferroviaire recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ive). Le/la candidat(e) doit gérer les habilitations, organiser des rendez-vous médicaux, et assurer le suivi administratif au sein de la Direction SQE. Une formation Bac à Bac +2 et une expérience en secrétariat sont requises. La maîtrise d'outils informatiques comme SAP est un atout.

Qualifications

• Expérience dans le secrétariat essentielle.
• Une expérience dans un service SQE serait un plus.

Responsabilités

• Gestion des habilitations et documents d'habilitation.
• Planification et suivi des rendez-vous médicaux.
• Gestion administrative de la Direction SQE.

Connaissances

Gestion Administrative

Maitrise des outils informatiques (Pack Office, SAP)

Formation

Formation Bac à Bac +2 minimum

Description du poste

Overview

L'Assistant(e) Administratif(ive) (H / F) exécute les demandes de sa hiérarchie et anticipe ses besoins en optimisant l'organisation et la communication de l'information au sein de la Direction SQE et avec les autres Directions / Régions.

Responsabilités

• Gestion des habilitations : édition et envoi des documents d'habilitation aux opérateurs jusqu'à la mise en place de Rail Cube
• Renommage et classement des documents d'habilitation des opérateurs dans les dossiers sous ADHOC
• Gestion des demandes de RDV de visite d aptitude médicale et psychologique ferroviaire
• Planification des rendez-vous
• Demande de rendez-vous
• Envoi des convocations
• Suivi de la facturation
• Mise à jour des données des conducteurs de train sur le Registre National des Licences
• Préparation et transmission des dossiers de demande et renouvellement des licences européenne de conducteur de train
• Saisie de données dans le registre des habilitations sous couvert des personnes habilitées
• Gestion des formations électriques et risques ferroviaires
• Gestion des sorties des effectifs des agents
• Archive dossier informatique et papier
• Envoi des documents d'habilitations aux opérateurs
• Mise à jour du fichier de suivi
• Gestion documentaire (Direction SQE) : gestion des stocks de documentation imprimée, envoi de documentation imprimée en région, diffusion de documents aux opérateurs dans l'outil dédié, vérification de la mise en forme des documents, relance périodique des tâches non acquittées (revue documentaire, validation en souffrance)
• Support au pilotage du Système de Management Intégré : mise en forme de documents, gestion de l'affichage SQE dématérialisé
• Gestion administrative de la Direction SQE : réalisation de compte-rendu de réunion, préparation de courrier, préparation de support de présentation, gestion des commandes, organisation des réunions et séminaires (réservation de salle)

La liste des missions énoncées ci-dessus n'est pas exhaustive. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et des opportunités.

Qualifications

• Vous disposez : d'une formation Bac à Bac +2 au minimum et d'une expérience dans le secrétariat
• Une maitrise des outils informatiques (Pack Office, SAP)
• Des compétences en Gestion Administrative
• Une expérience dans un service SQE serait un plus