Assistant administratif H / F

L’Union sociale pour l’habitat; Les Ulis; Sur place; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de gestion de logements recherche un gestionnaire pour assurer le traitement des demandes clients et le suivi des interventions des prestataires. Le candidat idéal a un niveau BAC minimum et une expérience significative dans des fonctions similaires. Les compétences essentielles incluent une bonne expression écrite et orale, ainsi qu'une connaissance du pack office. La fourchette de salaire est entre 28k et 32k €.

Qualifications

• Expérience significative sur des fonctions similaires.
• Capacité à répondre aux demandes des clients rapidement.
• Savoir travailler en équipe avec des intervenants internes et externes.

Responsabilités

• Traiter les demandes des ressortissants en back office.
• Assurer le suivi administratif et comptable des prestataires.
• Vérifier la conformité des commandes et des factures.

Connaissances

Qualité de l'expression écrite et orale

Connaissance du pack office

Connaissance d'IKOS

Formation

Niveau BAC minimum

Description du poste

Description de la mission

Dans le cadre du contrat d'externalisation de la gestion des logements du ministère des Armées, et sous la responsabilité du responsable de patrimoine, vous assurez le traitement des demandes des ressortissants (occupants) en back office et venez en appui des chargés de secteur sur le terrain, en ayant le souci du détail et du service client. Vous êtes également l'interlocuteur privilégié des différents intervenants sur site, internes ou externes.

1 Traitement des sollicitations techniques

En lien avec les chargés de secteurs, vos interlocuteurs sur les sites des résidences, et les responsables de patrimoine, vous avez pour mission de répondre au besoin exprimé par les ressortissants (occupants), via la plate-forme d'appels nationale ou via les chargés de secteur.

A l'aide d'un outil informatique dédié, vous effectuez les opérations nécessaires en vue de la résolution de la problématique.

En fonction de la sollicitation, vous êtes amené(e) à :

• Établir directement un ordre de service (commande) auprès du prestataire, dans le respect des délais et du montant maximum impartis


• Prendre rendez-vous avec les ressortissants en cas d'intervention


• Prendre les rendez-vous pour les chargés de secteur pour vérification des travaux sur site

Dans cette continuité, vous vérifiez que la commande a bien été prise en compte par vos interlocuteurs, internes ou externes.

2 Suivi administratif et comptable des prestataires

Une fois la commande réalisée, vous assurez le suivi des interventions, réceptionnez le rapport d'intervention de la part des prestataires puis clôturez la demande dans la base informatique dédiée, quand elle est résolue.

Enfin, vous assurez le suivi des factures, des ordres de service et de leur conformité et traitez les relances fournisseurs.

Profil

Formation :

Niveau BAC minimum avec expérience significative sur des fonctions similaires

Savoir-faire / connaissances :

• Qualité de l'expression écrite et orale


• Connaissance du pack office


• Connaissance d\'IKOS est un plus

Savoir-être :

• Sens aigu du service client et du travail bien fait


• Sens de l'écoute, de la pédagogie permettant une relation de proximité


• Organisation et rigueur


• Autonomie


• Travail en équipe avec des intervenants internes et externes

Particularité : charge de travail importante entre mai et septembre

Compte tenu des missions du contrat d\'externalisation, le poste pourra être amené à évoluer pour répondre au mieux aux besoins des clients.

Fourchette de salaire

28-32 k