Assistant administratif F/H au département Formation (H/F)

ECOLE NATIONALE DE VOILE ET DES SPORTS N; Saint-Pierre-Quiberon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative spécialisée recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un CDD de 12 mois. Le candidat sera responsable de l'accueil et de la gestion des demandes de formation, des dossiers administratifs et de la coordination avec les interlocuteurs. Expérience de 2 ans requise. Salaire brut horaire entre 12 et 14 Euros.

Prestations

Restauration

Qualifications

• Expérience de 2 ans est indispensable.
• Capacité à travailler en réseau et en équipe.
• Sens du service et bonne organisation.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les stagiaires et correspondants.
• Analyser et répondre aux demandes.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs.

Connaissances

Techniques d'accueil du public et d'accueil téléphonique

Techniques d'organisation

Techniques de rédaction administrative

Utilisation des outils numériques bureautiques

Capacité à s'adapter aux imprévus

Formation

Employé qualifié

Outils

Applications informatiques spécifiques et collaboratives

Description du poste

Overview

Offre n° 198NJND – Assistant administratif F/H au département Formation (H/F)

Placé sous l'autorité du responsable du département formation, l'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil physique et téléphonique et la gestion des secteurs en préparant les dossiers ou en instruisant les demandes individuelles et en notifiant et / ou publiant les décisions rendues.

Responsabilités

• Accueillir, orienter et renseigner sur l'offre de formation les stagiaires et les correspondants téléphoniques
• Analyser les demandes et y apporter les éléments de réponses adaptés
• Recevoir, informer et répondre aux demandes des stagiaires
• Animer l'espace formation (affichage, écran, .)
• Préparer et suivre les dossiers administratifs et financiers liés à la formation
• Instruire les demandes individuelles sur le plan administratif, comptable et juridique
• Accompagner les entrants en formation dans leur démarche de financement
• Formaliser les parcours individuels de formation (contrats, conventions) et mettre à jour les logiciels afférents
• Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés
• Organiser les aspects logistiques (réservations des ressources internes)
• Établir les devis, faire un suivi budgétaire de la formation
• Mettre à jour les bases de données (insertion professionnelle, entreprises en alternance, réseau des anciens...)
• S'investir dans la vie de l'établissement (Journées Portes ouvertes, temps de cohésion...)
• Collaborer avec l'ensemble des services supports de l'établissement et participer aux réunions de coordination et de programmation

Spécificités du poste / Contraintes

Horaires de travail imposés selon la présence de stagiaires sur site. Poste non éligible au télétravail.

Connaissances et savoir-faire

• Connaissances requises : Techniques d'accueil du public et d'accueil téléphonique; Techniques d'organisation; Applications informatiques spécifiques et collaboratives; Techniques de rédaction administrative; Connaissances des produits et services de la structure
• Savoir-faire requis : S'exprimer avec aisance, qualité d'écoute et de reformulation; S'adapter aux différents types de publics et savoir réagir face aux imprévus; Travailler en réseau; Travailler en équipe; Savoir utiliser l'ensemble des outils numériques bureautique et en ligne; Avoir la capacité de s'adapter aux plateformes numériques métiers; Mettre en œuvre une règle, une procédure, une norme

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir le sens du service

Profil et expérience

• Expérience : 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Qualification : Employé qualifié

Conditions et informations

Type de contrat : CDD - 12 Mois

Durée du travail : 37H30/semaine – Travail en journée

Salaire : Salaire brut horaire de 12.0 Euros à 14.0 Euros; Restauration

Déplacements : Jamais

Employeur

ECOLE NATIONALE DE VOILE ET DES SPORTS N

Adresse de contact: Mme Anne Claude LE BERRIGAUD – [e-mail]