AMA Pneumologie 4eme - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; La Tronche; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital universitaire à La Tronche recherche un(e) secrétaire médical(e) pour gérer les tâches administratives au sein du service de pneumologie. Le poste nécessite la maîtrise de divers outils bureautiques, une capacité à travailler en autonomie et à accueillir les patients. Les horaires sont de 8H à 15H50 avec un temps de travail de 80% dédié à l'hôpital de jour et 20% au laboratoire du sommeil.

Qualifications

• Capacité à accueillir, interroger et renseigner les patients.
• Savoir trier et diffuser courriers, dossiers et documents médicaux.
• Rigueur dans l'organisation du travail.

Responsabilités

• Gestion des appels téléphoniques et des demandes des patients.
• Numérisation de documents et gestion des courriers.
• Archivage et suivi des clôtures de séjours.

Connaissances

Maîtrise de Cristal-Link et Easily

Travail en autonomie et en équipe

Qualités relationnelles

Outils

Outils de bureautique

Description du poste

Missions du service

Le Service Hospitalo-Universitaire de Pneumologie Physiologie (SHUPP) assure la prise en charge de l’ensemble des pathologies respiratoires et du sommeil.

Les activités spécifiques au poste

• Gestion des appels téléphoniques
• Accueil physique des patients et de tous demandeurs
• Gestions des mouvements entrées/sorties des patients hospitalisés
• Gestion des mails
• Numérisation CD/documents papiers
• Frappe des courriersde l’hospitalisation de jour et envoi en validation aux médecins
• Gestion des fiches J0de l’hospitalisation continue : mise en page des CRH, envoi en validation aux médecins
• Gestion des patients mucos et greffés pulmonaires: frappe des courriers et envoi en validation aux médecins, saisie des résultats d’examens dans le dossier Mucoviscidose (EFR, ECBC, mycologie des crachats).
• Création des fiches ColleMARA (patients Muco + filière PID)
• Envoi des courriers
• Contrôle des clôtures de séjours en respectant les impératifs de dates limites (PMSI)
• Suivi et relance auprès des internes 1 fois/semaine des courriers non dictés
• Distribution du courrier
• Archivage
• Participation au staff muco adulte le jeudi 1 fois/semaine et au staff commun muco adulte/pédiatrie le lundi 1 fois/mois
• Gestion des demandes de dossiers émanant de la Direction de la Qualité et des Usagers et des dossiers médico-légaux
• Gestion des commandes de fournitures de bureau et consommables
• Gestion et mise à jour des astreintes de pneumologie des médecins seniors et internes (GT-MED)
• Paramétrages des modèles Easily des dossiers Muco/Greffe pulmonaire
• Mise à jour 1 fois/an des données du registre MUCO
• Aide à la frappe des courriers de consultation en pneumologie
• Appels pré-HDJ
• Programmation des HDJ/HC en l’absence de la secrétaire d’HDJ

Profil recherché

Les compétences spécifiques

• Maîtrise de Cristal-Link et Easily, des outils de bureautique
• Savoir accueillir, interroger et renseigner les patients
• Travail en autonomie et en équipe, en relation avec de multiples interlocuteurs
• Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
• Trier et diffuser courriers, dossiers et documents médicaux
• Classer et archiver dossiers, documents médicaux et résultats d’examens
• Se tenir au courant de l’évolution des techniques de secrétariat et se former si nécessaire

Les relations professionnelles spécifiques au poste

• Sous l’autorité hiérarchique de l’AMA référente du service (N+1), du Cadre administratif du pôle (N+2) et du Directeur délégué de pôle (N+3)
• Lien fonctionnel avec les équipes médicales des unités, les Cadres de santé et les secrétariats

Qualités requises sur ce poste

• Esprit d’équipe et d’initiative
• Sens des responsabilités
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité et souplesse
• Réactualisation des compétences
• Sens de la communication

Conditions de travail dans le poste

• Temps de travail : poste à 80% sur l’HC et l’HDJ de Pneumologie + 20% sur le Laboratoire du Sommeil
• Horaires : 8H-15H50
• Astreintes : non
• Gardes : non
• Travail dimanches et jours fériés : non
• Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service
• Port de la blouse obligatoire