Alternance - Assistant de formation H / F

Sciences Po; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour gérer divers aspects administratifs, y compris l'inscription et le suivi des clients en formation. Ce poste requiert une formation Bac + 2 et une expérience similaire, ainsi qu'une bonne maîtrise de l'anglais et des outils bureautiques. Prise en charge des frais de transport, congés payés généreux, et une ambiance collaborative sont offerts.

Prestations

40 jours de congés payés par an

Protection sociale familiale

Prise en charge des frais de transport

Titres Restaurant

Cours de sport gratuits

Accès à la bibliothèque universitaire

Qualifications

• Expérience significative dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur de la formation continue.
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.
• Aisance relationnelle et sens de l’organisation.

Responsabilités

• Gérer l’agenda, les appels et l'accueil des clients.
• Suivre les candidatures et les dossiers des formations.
• Assister à la planification et à l'organisation des sessions de formation.

Connaissances

Anglais

Polyvalence

Capacité à communiquer

Formation

Bac + 2

Outils

Outils bureautiques

Logiciels métier

Description du poste

Description de la mission

Activités classiques de fonctionnement dun secrétariat :

• Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents
• (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels doffres, courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc.

Accueil et suivi commercial :

• Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ; Accueil présentiel et orientation des clients;
• constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels doffres et consultations ;
• réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes.

Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :

• Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, contrats,convocations ;
• relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte et assisante à la rédaction des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ;
• suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ;
• entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.

Support à lorganisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support :

• Planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ;
• Accueil des clients et étudiants, recueil des présences, traitement des évaluations des actions de formation.

Participer ponctuellement à des projets transverses.

Présence attendue en entreprise les lundi et mardi à minima

Profil

• De formation Bac + 2 , vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue ;
• Anglais et autre langue étrangère, le cas échéant ;
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.

SAVOIR-ÊTRE

• Adaptabilité
• Capacité à communiquer, aisance relationnelle
• Polyvalence
• Reporting, capacité à faire remonter linformation sur son activité
• Sens de l'organisation, rigueur
• Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services

SAVOIR-FAIRE

• Capacités rédactionnelles
• Outils bureautiques / web et logiciels métier
• Sens du service commercial et de l'accueil

Avantages :

• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et / ou forfait mobilité durable ( / an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.