Administration générale

REGION DES PAYS DE LA LOIRE; Marlenheim; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) coordinateur(trice) pour gérer les relations protocolaires et organiser des événements institutionnels. Vous serez responsable de la réception et de l’analyse des invitations, de la coordination des cérémonies et de l’accueil des délégations. Le candidat idéal est organisé, autonome, et possède d'excellentes compétences relationnelles. Un diplôme de niveau Licence est requis, ainsi qu'une expérience en administration publique appréciée. Rejoignez une équipe dynamique et bénéficiez d'un environnement professionnel bienveillant.

Prestations

Programme d'intégration complet

Formations grâce à l'ACADEMIE

Prestations sociales attractives

Qualifications

• Connaissance des règles protocolaires serait un atout.
• Expérience en administration publique souhaitée.
• Capacité à travailler en transversalité.

Responsabilités

• Coordonner les représentations de la Présidente.
• Organiser les relations protocolaires pour l’accueil des délégations.
• Gérer les événements et manifestations.

Connaissances

Organisé

Autonome

Excellent relationnel

Capacité d'initiative

Formation

Licence, Licence professionnelle, BUT

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Indispensable boîte à outils de la collectivité, la Direction de l’administration générale gère les moyens généraux qu’elle met au service des élus et de tous les agents de la Région : restauration, aménagement des locaux et fournitures, logistique, propreté, courrier, garage, accueil, veille et documentation.

Le service Relations aux publics et réceptions de la Direction de l'Administration générale assure la valorisation de l'image de la collectivité à travers l'organisation des représentations institutionnelles et l'accueil des publics de l'Hôtel de Région.

Description de la mission

Vous aimez organiser et coordonner des événements avec des interlocuteurs variés ?

Vous souhaitez découvrir l'univers du protocole institutionnel et contribuer à la valorisation de l'image de la Région ?

Sous la responsabilité du chef de service Relations aux publics et réceptions, mais aussi en lien direct avec le Cabinet de la Présidence, vous contribuez à la valorisation et au respect de l'image de la collectivité en assurant la coordination des représentations de la Présidente, des manifestations et événements à l’Hôtel de Région, et en pilotant le volet protocolaire.

Votre quotidien s'articulera autour des missions suivantes :

• réceptionner et analyser les invitations adressées à la Présidente, en lien avec les organisateurs et les directions concernées, et les transmettre au Chef de Cabinet pour arbitrage
• coordonner avec la DCOM les représentations sur les événements
• recevoir les cartes de vœux adressées à la Présidente et gérer les réponses
• coordonner et gérerles dotations de places aux événements culturels et sportifs
• Organiser et coordonner le volet protocolaire des cérémonies et manifestations
• Organiser les relations protocolaires pour l'accueil des délégations et personnalités
• Réaliser ou valider les cartons d'invitation
• Préparer et valider les listings d’invités institutionnels aux évènements Présidente, évènements à l’Hôtel de Région et évènements partenaires
• Valider et préparer matériellement les signatures officielles de conventions
• Vérifier et proposer les déroulés des événements en lien avec le Cabinet
• Organiser les placements protocolaires et plans de table
• Gérer et préparer les cadeaux protocolaires de l'institution
• Suivre et arbitrer les manifestations et visites de l'Hôtel de Région
• Assurer les relations avec les directions et les partenaires de la collectivité
• Organiser, piloter ou coordonner les réunions, cérémonies, inaugurations, manifestations initiées par la collectivité en lien le Cabinet, la direction de la communication et les partenaires internes et externes de l'institution
• Coordonner les visites de sécurité avec les services extérieurs et internes
• Tenir à jour le fichier institutionnel et garantir son actualisation
• Préparer les données pour l’envoi des cartes de vœux de la Présidente
• Administrer les outils protocolaires GRU et AGIL
• Manager et animer l'équipe
• Assurer la gestion budgétaire et administrative

Bien entendu, vous pourrez compter sur votre responsable de service et votre communauté métier, qui vous accompagneront dans la bonne appréhension de vos missions.

Plus d'informations auprès de Perrine BIJEIRE

Modalités de recrutement

FONCTIONNAIRE (ouvert aux contractuels)

Des compétences, un potentiel, votre singularité

Vous êtes une personne organisée, autonome et dotée d'un excellent relationnel ? Votre discrétion, votre sens de l'écoute et votre capacité d'initiative vous permettent de travailler efficacement en transversalité. Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez de bonnes qualités rédactionnelles. Une connaissance des règles protocolaires, de l'environnement territorial ou de l'administration publique constituerait un atout apprécié.

Rejoignez une équipe où votre réactivité et votre force de proposition feront la différence !

Niveau d'études min. requis

6 - Licence, Licence professionnelle, BUT

Précision complémentaire niveau d'études

ou expérience professionnelle équivalente

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Modalités organisationnelles

Vous souhaitez rejoindre une collectivité dynamique, cette offre est faite pour vous !

En plus de ses quatre domaines de compétence (développement économique, formation initiale et continue des jeunes et des adultes, aménagement du territoire et environnement, transports), la Région des Pays de la Loire soutient de nombreux projets des territoires.

Venez participer à un collectif de travail engagé, fort de 4000 collaborateurs et bénéficiez d’un environnement professionnel bienveillant et stimulant qui encourage votre potentiel de créativité.

"Notre ambition : faire grandir les talents".

Intégrer la Région des Pays de la Loire, c’est :

• Bénéficier d’un programme d’intégration complet et de l’accompagnement d’un parrain/marraine ;
• Grandir à travers des formations grâce à l’ACADEMIE, notre école de formation interne ;
• Accéder à une offre de prestations sociales attractives (participation employeur à vos frais de santé ; d’une crèche d’entreprise ; de chèques déjeuner ; de prestations sociales de loisirs et de culture…) ;
• Et “faire grandir vos talents ”

Localisation du poste

Département

Loire-Atlantique (44)

Poste à pourvoir

dès que possible

Date prévisionnelle de commission de recrutement

• DATE Pôle Mutualisation, cohésion soc. et transit.
• FONCTIONNAIRE (ouvert aux contractuels)
• MDR72-Mission Actions terr-Pôle agriculture
• FONCTIONNAIRE (ouvert aux contractuels)