Administrateur/trice (H/F)

ASS FONDATION EUROPEENNE SCIENCE; Strasbourg; Sur place; EUR 28 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de recherche internationale située à Strasbourg recherche un Administrateur/trice pour un contrat à durée déterminée de 12 mois. Le candidat idéal devra fournir un soutien administratif pour les activités scientifiques, organiser des réunions et contrôler le budget. Une expérience d'au moins 2 ans et une bonne maîtrise de l'anglais sont requises. Le poste est à temps plein (35h/semaine) avec un salaire de 28 à 30K€ sur 12 mois.

Qualifications

• 2 à 5 ans d'expérience dans un environnement international.
• Connaissance des procédures de bureau et du contrôle budgétaire.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.

Responsabilités

• Assurer le soutien administratif aux projets CoARA.
• Organiser des réunions et des événements scientifiques.
• Contrôler les dépenses et vérifier les factures.

Connaissances

Expérience administrative

Maîtrise de l'anglais écrit et parlé

Organisation de réunions et de voyages

Compétences en MS Office

Formation

Diplôme en assistance administrative

Description du poste

Offre d’emploi

Administrateur/trice (H/F) — remplacement congé maternité, contrat à durée déterminée, disponibilité dès que possible.

La mission du poste consiste à fournir un soutien administratif optimal à la gestion quotidienne des activités scientifiques en soutenant les activités des projets de la CE (projet CoARA Boost), à assurer le contrôle budgétaire et des dépenses et à apporter un soutien à l’équipe CoARA.

CoARA est une coalition mondiale de signataires de l’Accord sur la réforme de l’évaluation de la recherche. Cet accord définit une orientation commune pour la modification des pratiques d’évaluation de la recherche, des chercheurs et des organismes de recherche, dans le but général de maximiser la qualité et l’impact de la recherche.

Responsabilités

• Servir de point de contact pour les organismes de recherche, les bailleurs de fonds et les acteurs politiques impliqués dans les activités CoARA.
• Organiser des réunions et des événements scientifiques en ligne, hybrides et physiques; fournir un soutien administratif aux activités des projets de la CE, avec planification préalable et soutien logistique sur place si nécessaire.
• Assurer un contrôle financier et budgétaire conforme aux règles financières de l’ESF, y compris l’autorité financière déléguée; vérifier et contrôler les factures et les demandes de remboursement, et fournir les informations pertinentes au service financier.
• Assurer que la documentation de haute qualité pour les réunions est fournie de manière appropriée et en temps utile (ordres du jour, documents d’accompagnement, fiches d’action, compte-rendus).
• Assurer le suivi des actions et mettre à jour les pages web et les activités d’information et de communication de l’ESF (bulletin d’information, publications, etc.).
• Organiser les déplacements de manière optimale et rentable, conformément aux demandes.
• Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes d’information de l’ESF selon les règles.
• Assumer d’autres tâches administratives si nécessaire et à la demande de la direction.

Profil recherché / Compétences

• Diplôme ou qualifications équivalentes en assistance administrative avec une expérience minimale de 2 à 5 ans, de préférence dans un environnement international.
• Expérience administrative avérée dans l’organisation de réunions et de voyages; connaissance des procédures de bureau.
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit comme langue de travail.
• Bonne connaissance pratique des systèmes MS Office (Word, Access, Excel, PowerPoint) et expérience dans les outils informatiques.
• Connaissance du contrôle financier et budgétaire; bonnes compétences organisationnelles et capacité à respecter les délais.
• Capacité à gérer les priorités; orientation tâches, autonomie et sens du service; esprit d’amélioration continue.
• Solides qualités interpersonnelles et de communication dans un contexte multinational (discrétion, diplomatie, tolérance). Transparence au travail et éthique professionnelle; travail en équipe; sens du service envers les collègues et les clients externes; attitude positive et constructive.

Type de contrat et rémunération

Type de contrat: CDD — 12 mois. Temps de travail: 35 h/semaine, travail en journée.

• Salaire: 28/30K€ sur 12 mois.

Informations complémentaires

• Déplacements: ponctuels.
• Secteur d’activité: Recherche-développement en sciences physiques et naturelles.
• Qualification: Employé qualifié.