Adjoint en gestion administrative et financière

PSL Université Paris; Paris; Sur place; EUR 23 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université prestigieuse à Paris recherche un adjoint en gestion administrative et financière. Vous serez en charge de la gestion des marchés publics et du support administratif dans un environnement scolaire. Les candidats doivent posséder un BEP/CAP et des compétences en gestion budgétaire. Un contrat à durée déterminée de 3 ans est proposé, avec une rémunération entre 23 200 € et 25 000 € par an, pour un poste à temps plein.

Qualifications

• Expérience professionnelle : tous niveaux d’expérience.
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable.
• Notions de base concernant les règles de la commande publique.

Responsabilités

• Saisir les marchés et les avenants dans le logiciel SIFAC.
• Établir et suivre les demandes de création de fournisseurs.
• Participer à l’élaboration des outils de suivi de gestion administrative.

Connaissances

Maîtriser les outils bureautiques

Rédiger des documents

Sens de l'organisation

Travailler en équipe

Notions de base en gestion budgétaire

Formation

BEP / CAP

Outils

SIFAC

PLACE

Description du poste

Adjoint en gestion administrative et financière (F/H)

Notre établissement fait partie de l’Université PSL. Située au cœur de Paris, elle fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l’innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme aux chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d’accueil

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE créée en 1794, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, son activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. L’ENS-PSL jouit d'un grand prestige international grâce à la qualité de ses étudiants et à la réputation de ses centres de recherche.

Non‑discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l’Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de leurs communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Activités principales

La Direction générale des services (DGS), forte de plus de 200 agents, est composée de 10 services couvrant l’ensemble des missions support d’un établissement d’enseignement supérieur (finances, ressources humaines, scolarité, logistique, …), dont le service de la commande publique et le service de la restauration.

Le poste à pourvoir est mutualisé entre le Service de la commande publique (60 %) et le Service de la restauration (40 %). Ces deux services sont directement rattachés à la Directrice générale des services.

Le Service de la commande publique contribue à la performance et à l’optimisation des achats pour l’ensemble de l’établissement. Il compte trois agents et gère environ 80 marchés annuels de travaux, fournitures et services.

Le Service de la restauration assure le bon fonctionnement du restaurant universitaire et de la cafétéria du campus Panthéon. Il compte 22 agents, dont des apprentis.

Sous l’autorité des deux responsables de service, l’assistant administratif et financier réalise des actes de gestion administrative et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Responsabilités

• Au sein du Service de la commande publique (60 %):
  • Saisir les marchés, les avenants, les sous‑traitants et les reconductions dans le logiciel de gestion financière SIFAC.
  • Établir et suivre les demandes de création de fournisseurs (SIFAC).
  • Traiter et suivre les demandes de révision des prix et de sous‑traitance.
  • Saisir, mettre en forme des documents divers et les diffuser sur la page intranet ou internet du service.
  • Assister l’équipe sur des tâches administratives courantes (rédaction de courriers, par exemple).
  • Classer, archiver des documents.
• Au sein du Service de la restauration (40 %):
  • Participer à l’élaboration des outils de suivi de gestion administrative et financière du service.
  • Suivre l’activité administrative et financière du service, notamment des marchés et des contrats (factures, suivi de contrats, vérification et validation des demandes de révision des marchés, suivi de l’impact budgétaire des dépenses).
  • Saisir, mettre en forme des documents divers et les diffuser sur la page intranet ou internet du service.
  • Assister le responsable du service sur des tâches administratives courantes (rédaction de courriers, par exemple).
  • Assurer l’archivage administratif (courriers, copies pièces marchés, bons de commandes, factures, devis, …).

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

• Internes : services administratifs de la DGS, principalement le service finances, mais également les services techniques connexes (informatique, sécurité, …).
• Externes : les entreprises participant aux consultations de marchés publics, et les services administratifs et/ou comptables des prestataires et des entreprises sous contrats avec l’École normale supérieure.
• Expérience professionnelle : tous niveaux d’expérience.
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable.
• Notions de base concernant les règles de la commande publique.
• Formalisme de la rédaction administrative.
• Une connaissance des logiciels spécifiques à l’activité « commande publique » serait particulièrement appréciée (SIFAC, PLACE, notamment).

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, notamment).
• Rédiger des documents.
• Enregistrer et classer les documents.
• Appliquer des règles de gestion financières.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (SIFAC, PLACE, …).

Compétences comportementales

• Sens de la confidentialité.
• Rigueur / Fiabilité.
• Sens de l’organisation.
• Travailler en équipe.
• Savoir rendre compte.
• Adaptabilité.

Informations pratiques

Poste à pourvoir le : 1er mars 2026

Lieu de travail : 29 rue d’Ulm – 75005 Paris

Quotité de travail : 100 % (temps plein)

Poste ouvert aux contractuels (CDD de 3 ans – Rémunération selon grille et expérience)

L’ENS-PSL est un établissement handi‑accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.

Diplôme requis : BEP / CAP

Référence : cv6ilb1i21

Branche d’activité : Professionnelle BAP J

Rémunération : 23 200 €–25 000 € par an

Publication le 14/01/2026