Técnico / a de Apoyo en logística y finanzas (H / F)

Aktor Interactive Group; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 50.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una organización internacional de asesoría con sede en Madrid busca un/a Técnico/a de Apoyo en logística y finanzas. El rol implica organizar eventos, gestionar viajes y apoyar funciones administrativas. Se requiere un título universitario y al menos 2 años de experiencia, con fluidez en francés, inglés y español. Se ofrecen 45 días de vacaciones al año y 2 días de teletrabajo por semana.

Servicios

45 días de vacaciones por año

2 días de teletrabajo por semana

Formación

• Al menos 2 años de experiencia en puestos similares.
• Experiencia en la región de América Latina y el Caribe es valorada.

Responsabilidades

• Organización logística de actividades y eventos.
• Anticipar los trámites necesarios para los viajes internacionales.
• Seguimiento de la realización de determinados servicios.
• Garantizar los pagos y ayudar en la auditoría.

Conocimientos

Dominio fluido del francés

Dominio fluido del inglés

Dominio fluido del español

Excelentes habilidades de redacción

Capacidad para trabajar de forma independiente

Buenas habilidades interpersonales

Educación

Título universitario en contabilidad, finanzas, logística, administración

Herramientas

Excel

Word

Descripción del empleo

Resumen

Con sede en Madrid, España, y bajo contrato local, el / la Técnico / a de Apoyo en logística y finanzas desempeñará sus funciones en el marco de la segunda fase del Programa EL PACCTO (Programa Europa-América Latina-Caribe de Asistencia contra la Delincuencia Organizada Transnacional), financiado por la Unión Europea – DG INTPA. EL PACCTO 2.0 es un programa centrado en apoyar a los países de América Latina y el Caribe (ALC) en el fortalecimiento del estado de derecho y la lucha contra la delincuencia organizada transnacional.

El / la Técnico / a de Apoyo en logística y finanzas asistirá al Responsable Financiero, al Técnico de Proyecto y al conjunto del equipo de Expertise France en la gestión logística, administrativa y financiera de las actividades previstas, en coordinación con otros Técnicos de Apoyo. El / la Técnico / a de Apoyo estará bajo la dirección general del Senior Executive Manager del Programa, también con sede en Madrid.

Responsabilidades

• Organización logística de actividades y eventos
• Participar en la definición de los aspectos logísticos de las misiones sobre el terreno, las formaciones, las visitas de estudio, los talleres y los seminarios que se organizarán en América Latina, el Caribe y en la Unión Europea.
• Reservar los planes de vuelo de acuerdo con las normas internas de Expertise France.
• Anticipar los trámites necesarios para los viajes internacionales (solicitudes de visado, procesos de seguridad, etc.).
• Identificar, negociar, contratar y realizar el seguimiento de los servicios locales en el lugar de la misión: catering, compra de equipos, intérpretes, hoteles, transporte, pausas para el café, etc.
• Preparar y realizar el seguimiento de las solicitudes de reembolso de gastos (equipo, participantes y personas expertas).
• Recopilar los documentos justificativos para su archivo y auditoría (facturas, tarjetas de embarque, listas de asistencia firmadas, etc.), de conformidad con las normas de Expertise France en materia de archivos.
• Apoyo a funciones administrativas y financieras
• Seguimiento de firma y recopilación de los documentos administrativos necesarios, de acuerdo con las normas de Expertise France.
• Solicitudes de registro de proveedores de servicios al departamento de contabilidad.
• Apoyo en la redacción y el seguimiento de las órdenes de compra para personas expertas y proveedores de servicios a corto plazo.
• Seguimiento de la realización de determinados servicios (traducción, diseños, comunicación).
• Actualización de la tabla de seguimiento de contratos y órdenes de compra, informando al Técnico de Proyecto y al Responsable Financiero.
• Recepción y archivo de los entregables de las personas expertas y proveedores de servicios, comprobando el cumplimiento de las órdenes de compra y los contratos.
• Garantizar los pagos. Ayudar y apoyar al Responsable Financiero en el seguimiento contable y de tesorería, así como en la auditoría.
• Mantenimiento de la lista de gastos.
• Archivo electrónico de documentos, garantizando el mantenimiento adecuado de los archivos del proyecto y su accesibilidad.
• Participar en las auditorías del proyecto (búsqueda y suministro de documentos).
• Características específicas de la posición:
• Eventos multinacionales de alto nivel en el extranjero.
• Misiones de terreno simultáneas en diferentes países y para varias personas expertas en paralelo.
• Organización remota de actividades de terreno.
• Numerosos interlocutores, múltiples idiomas (inglés, francés, español).
• Importante tener en cuenta los plazos de los procesos internos (organismo público).
• Acompañamiento de expertos a largo y corto plazo durante la preparación y ejecución de su misión.

Educación y experiencia profesional

• Título universitario o equivalente en contabilidad, finanzas, logística, administración, desarrollo o cooperación internacional.
• Al menos 2 años de experiencia profesional satisfactoria en puestos similares.
• Se valorará la experiencia sobre el terreno en la región de América Latina y el Caribe.

Competencias

• Se requiere dominio fluido del francés, inglés y español, tanto escrito como hablado.
• Buen dominio de las herramientas ofimáticas (principalmente Excel y Word).
• Buen conocimiento y experiencia en el uso de herramientas y tecnologías utilizadas en la gestión de proyectos (plataformas de viajes, software de gestión de proyectos, etc.).
• Excelentes habilidades de redacción.
• Metódico y organizado, capaz de anticipar necesidades y dificultades.
• Capacidad para adaptarse rápidamente al entorno de trabajo.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, proactiva y con iniciativa.
• Buenas habilidades interpersonales, disponibilidad, sentido del trabajo en equipo.
• Buena gestión de urgencias y capacidad de reacción, capacidad para gestionar prioridades (ante varias solicitudes simultáneas).

Localización

Madrid

Duración del contrato

24 meses (6 meses de prueba).

Misiones: disponibilidad para viajar; se prevén varias misiones sobre el terreno en América Latina, el Caribe y la Unión Europea.

Fecha de inicio

cuanto antes.

Salario

salario competitivo dependiendo del perfil y del baremo interno en Expertise France.

Otros beneficios

45 días de vacaciones por año, 2 días de teletrabajo por semana.

Fecha límite para aplicar: 15 de septiembre de 2025.