Office Supervisor

Diales; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una consultora internacional busca un Office Manager en Madrid. El candidato deberá gestionar las tareas administrativas, facturación y colaborar con equipos multidisciplinares en toda Europa. Se requiere dominio de español e inglés, habilidades interpersonales, y experiencia en Microsoft Dynamics 365. Ofrecemos un ambiente de trabajo proactivo y un paquete retributivo competitivo.

Formación

• Dominio fluido de español e inglés, tanto oral como escrito; se valorará el conocimiento de francés.
• Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para generar confianza y mantener relaciones profesionales.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma y como parte de un equipo multidisciplinar.
• Dominio avanzado de Microsoft Word y Excel, incluyendo funciones complejas.
• Experiencia previa o conocimiento práctico de Microsoft Dynamics 365.

Responsabilidades

• Gestión de facturación mensual a clientes mediante Microsoft Dynamics 365.
• Mantenimiento de contratos con clientes y coordinación de procesos intercompany.
• Seguimiento y control semanal de timesheets.
• Gestión y revisión de gastos del personal.
• Colaboración en la preparación de auditorías financieras anuales.

Conocimientos

Dominio fluido de español

Dominio fluido de inglés

Excelentes habilidades interpersonales

Capacidad para trabajar de forma autónoma

Enfoque proactivo

Dominio avanzado de Microsoft Word

Dominio avanzado de Microsoft Excel

Conocimientos básicos de marketing

Herramientas

Microsoft Dynamics 365

Descripción del empleo

Overview

Diales Plc es una consultora internacional de referencia, con más de 40 años de trayectoria. En Europa operamos desde nuestras oficinas en Róterdam, Múnich, París y Madrid, participando en una gran variedad de proyectos en sectores como energía, ingeniería civil, petróleo y gas, infraestructuras hidráulicas, transporte y otros ámbitos industriales, tanto a nivel europeo como internacional.

Buscamos un perfil de Office Manager para hacerse cargo de las tareas administrativas y de gestión de nuestra oficina en Madrid colaborando con otras oficinas a nivel europeo.

Responsabilidades

• Gestión de facturación mensual a clientes mediante Microsoft Dynamics 365, incluyendo emisión de facturas, seguimiento de cobros y control de deuda.
• Mantenimiento de contratos con clientes y coordinación de procesos intercompany con otros departamentos y oficinas internacionales.
• Seguimiento y control semanal de timesheets, garantizando su correcta cumplimentación y publicación.
• Gestión y revisión de gastos del personal: validación, solicitud de aprobaciones y tramitation de pagos.
• Procesamiento de pagos a proveedores, gestión de facturas recibidas y mantenimiento del registro correspondiente en coordinación con el equipo financiero.
• Soporte en la preparación y gestión de la nómina, así como en otros aspectos relacionados con el ciclo de nómina.
• Apoyo en operaciones bancarias: pagos a proveedores, reembolsos de gastos y abonos de nómina.
• Colaboración en la preparación de auditorías financieras anuales y temas fiscales en coordinación con el equipo de finanzas.
• Apoyo en la gestión del seguro anual de la empresa, en colaboración con el equipo del Reino Unido.
• Desarrollo y mantenimiento del registro de proyectos, incluyendo seguimiento de plazos, control presupuestario y elaboración de informes.
• Supervisión de entregables del departamento conforme a los requisitos de calidad (QA), con control de hitos y reportes.
• Soporte a las actividades de marketing y desarrollo de negocio mediante análisis sectorial e identificación de eventos y oportunidades comerciales.
• Gestión de redes sociales corporativas en español, asegurando actualizaciones periódicas alineadas con la estrategia de comunicación.
• Tareas generales de administración y soporte a la oficina.
• Dominio fluido de español e inglés, tanto oral como escrito; se valorará positivamente el conocimiento de francés.
• Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para generar confianza y mantener relaciones profesionales con clientes y colaboradores.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma y también como parte de un equipo multidisciplinar.
• Enfoque proactivo y actitud resolutiva, con iniciativa para identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y financieros.
• Dominio avanzado de Microsoft Word y Excel, incluyendo funciones complejas y manejo de datos.
• Experiencia previa o conocimiento práctico de Microsoft Dynamics 365, especialmente en tareas de facturación.
• Conocimientos básicos de marketing y desarrollo de negocio, así como interés en la gestión de redes sociales corporativas.
• Organización, atención al detalle y capacidad de adaptación en entornos dinámicos y cambiantes.
• Formarás parte de un equipo internacional, con quienes podrás aprender y desarrollarte profesionalmente.
• Tendrás la oportunidad de avanzar en tu carrera en una consultora global de primer nivel, con un paquete retributivo competitivo.

Requisitos/Perfil

• Dominio fluido de español e inglés, tanto oral como escrito; se valorará positivamente el conocimiento de francés.
• Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para generar confianza y mantener relaciones profesionales con clientes y colaboradores.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma y también como parte de un equipo multidisciplinar.
• Enfoque proactivo y actitud resolutiva, con iniciativa para identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y financieros.
• Dominio avanzado de Microsoft Word y Excel, incluyendo funciones complejas y manejo de datos.
• Experiencia previa o conocimiento práctico de Microsoft Dynamics 365, especialmente en tareas de facturación.
• Conocimientos básicos de marketing y desarrollo de negocio, así como interés en la gestión de redes sociales corporativas.
• Organización, atención al detalle y capacidad de adaptación en entornos dinámicos y cambiantes.

Beneficios

Formarás parte de un equipo internacional, con quienes podrás aprender y desarrollarte profesionalmente. Tendrás la oportunidad de avanzar en tu carrera en una consultora global de primer nivel, con un paquete retributivo competitivo.