Office Manager & People Support

Orquest - Retail Smart Planning; Madrid; Híbrido; EUR 30.000 - 40.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa tecnológica en crecimiento busca un perfil de HR & Office Admin para optimizar procesos de recursos humanos y administrativos. El candidato ideal tendrá al menos 2 años de experiencia, un nivel de inglés mínimo C1 y habilidades organizativas. Ofrecemos un entorno dinámico con teletrabajo parcial y beneficios profesionales.

Servicios

Seguro médico

Flexibilidad de teletrabajo

Oportunidades de crecimiento profesional

Formación

• Al menos 2 años de experiencia en posiciones similares.
• Capacidad de planificación y resolución de problemas.
• Habilidad para trabajar en un entorno dinámico.

Responsabilidades

• Gestionar onboarding y documentación de nuevas incorporaciones.
• Administrar beneficios de empleados.
• Supervisar el estado general de la oficina.

Conocimientos

Inglés (C1)

Organización

Atención al cliente

Manejo de herramientas digitales

Herramientas

Paquete Office

Google Workspace

Plataformas SaaS de HR

Descripción del empleo

Sobre nosotros

ORQUEST es un software inteligente que ayuda a las empresas de los sectores de retail y restauración, a optimizar la planificación de sus equipos en los puntos de venta.

Nuestra plataforma ayuda a nuestros clientes a que siempre tengan el personal adecuado en el lugar y momento correctos, gracias al uso de inteligencia artificial y analítica avanzada.

De esta forma, los clientes pueden planificar horarios de manera más precisa, aumentar la eficiencia del negocio y ofrecer una mejor experiencia tanto a empleados como a consumidores.

Qué buscamos

Nos encontramos en un momento de crecimiento y buscamos un perfil de HR & Office Admin que dé soporte tanto al área de Recursos Humanos, como a la oficina y a las áreas de soporte financiero y organizativo. Su misión será asegurar que la oficina funciona de forma ágil y ordenada, y que las tareas de soporte a recursos humanos y administración se realizan con éxito, haciendo más fácil el día a día de las personas en Orquest.

Responsabilidades

Área de HR

• Gestionar los procesos de onboarding y preparar la documentación / material necesario para nuevas incorporaciones.
• Administrar los beneficios de empleados (Cobee, seguro médico, etc.).
• Coordinar la Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
• Gestionar y mantener la documentación laboral y administrativa del área.

Área de Oficina y Operaciones

• Supervisar y gestionar el estado general de la oficina (mantenimiento, orden, material e incidencias).
• Gestionar viajes corporativos : transportes, alojamientos y reservas.
• Soporte en la gestión y control de gastos de viaje.
• Coordinar la logística de material, equipos informáticos y otros recursos.
• Apoyar en la organización de eventos corporativos y en la búsqueda de localizaciones.
• Ser el punto de contacto para empleados en gestiones operativas del día a día (viajes, incidencias, proveedores).
• Coordinar las telecomunicaciones de la empresa.
• Gestionar la recepción de paquetería y mensajería.
• Dar soporte en la atención y coordinación de visitas externas.

Área de Administración (apoyo administrativo)

• Administrar el buzón de proveedores, recepción y archivo de facturas.
• Organizar, archivar y digitalizar documentación administrativa.
• Contactar con proveedores y empleados para la compra de material y servicios.
• Realizar seguimiento de pedidos y control de entregas, garantizando plazos.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores y condiciones comerciales.
• Gestionar incidencias con proveedores (retrasos, devoluciones, reclamaciones, etc.).

Sobre ti

• Cuentas con al menos 2 años de experiencia en posiciones similares (HR Admin, Office Manager, People Support).
• Inglés mínimo C1
• Tienes un trato servicial, cercano y agradable , orientado a dar soporte a empleados y managers.
• Eres organizada / o, resolutiva / o y con buena capacidad de planificación.
• Manejas herramientas digitales con soltura (paquete Office, Google Workspace, plataformas SaaS de HR / beneficios).
• Te sientes cómoda / o trabajando en un entorno dinámico y en contacto con diferentes áreas de la compañía.

Condiciones

• Presencialidad : 3 días por semana en oficina.
• Lunes y miércoles obligatorios.
• Un tercer día a elegir entre martes y jueves (según necesidades).
• Teletrabajo los dos días restantes

Por qué te gustará trabajar en Orquest?

• Creemos en el progreso y en la iniciativa : tendrás oportunidades de crecimiento profesional.
• Confiamos en nuestro equipo : flexibilidad y teletrabajo parcial.
• Seguro médico y dental, además de otros beneficios : (cobee, open up, idiomas…)
• Formarás parte de un equipo joven, con valores sólidos y cultura colaborativa