Executive assistant

Leyton; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa innovadora en Madrid busca un Executive Assistant que brinde apoyo integral a la Dirección. La persona será responsable de coordinar viajes, reuniones y nuevas oficinas, además de supervisar el estado de la oficina. Se requiere experiencia previa en roles similares y dominio del inglés. Ofrecemos un contrato indefinido, jornada completa con flexibilidad y beneficios sociales como seguro médico y días libres en cumpleaños.

Servicios

Seguro médico

Retribución flexible

Frutas y café gratis

Día libre en tu cumpleaños

Formación

• Experiencia previa como Executive Assistant, Office Manager o roles similares.
• Inglés fluido (mínimo C1).
• Habilidades en gestión del tiempo y adaptación a diversas tareas.

Responsabilidades

• Coordinar citas y reuniones con clientes y otros interlocutores.
• Planificar viajes nacionales e internacionales, gestionando itinerarios.
• Coordinar la apertura de nuevas oficinas y logística asociada.
• Organizar reuniones y comités de dirección.
• Supervisar el estado de la oficina y mantener un ambiente ordenado.

Conocimientos

Organización

Comunicación profesional

Capacidad de priorización

Flexibilidad

Trabajo autónomo

Herramientas

Microsoft Office

Google Workspace

Descripción del empleo

Reportando a la Dirección de HR, el / la Executive Assistant será responsable de brindar apoyo integral a Dirección, asegurando una gestión eficiente de los siguientes puntos :

Coordinación ejecutiva

Coordinar citas y reuniones con bancos, notarios, clientes y otros interlocutores relevantes.

Anticipar necesidades de Dirección y preparar la documentación requerida para cada reunión o visita.

Organización y gestión de viajes

Planificar viajes nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, traslados, dietas, logística completa).

Elaborar itinerarios detallados y gestionar posibles cambios o incidencias durante los desplazamientos.

Búsqueda y coordinación de nuevas oficinas

Coordinar visitas, analizar opciones y gestionar la relación con agentes inmobiliarios.

Apoyar en la planificación y logística de apertura, mudanza o adecuación de nuevos espacios.

Organización de comités de dirección y reuniones

Coordinar la agenda, convocatorias, materiales, etc. para Comités de Dirección.

Organizar reuniones internas y externas, incluyendo logística, reservas y soporte administrativo.

Soporte administrativo general.

Supervisión del estado de la oficina

Controlar el correcto funcionamiento del espacio de trabajo (suministros, pedidos, mantenimiento).

Filtrar llamadas telefónicas y facilitar la comunicación interdepartamental cuando sea necesario.

Velar por un ambiente de oficina ordenado, eficiente y alineado con los estándares de la empresa.

Qué necesitas para triunfar?

Experiencia previa como Executive Assistant, Office Manager o roles similares.

Excelente capacidad de organización, priorización y atención al detalle.

Habilidades de comunicación profesional y trato con interlocutores de alto nivel.

Dominio de herramientas digitales (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).

Flexibilidad, discreción y capacidad para trabajar con información confidencial.

Idiomas : inglés fluido (mínimo C1)

Competencias clave

• Proactividad y discreción.
• Gestión eficiente del tiempo.
• Autonomía y toma de decisiones.
• Orientación al servicio y a la resolución de problemas.
• Adaptabilidad y habilidad multitarea.

Qué ofrecemos como tu futura empresa?

Contrato indefinido

Jornada completa con flexibilidad de entrada y de salida : L – J de 8 : 30-9 : 30 a 18 : 00-19 : 00 con 1h para comer. Los viernes, jornada intensiva de 8 : 00-8 : 30 a 15 : 00-15 : 30

Jornada intensiva el mes de agosto

Beneficios sociales de seguro médico y retribución flexible en concepto dietas

Frutas, café, e infusiones gratis ilimitadas en las oficina

Podrás disfrutar del día de tu cumpleaños libre