Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (mwd)

Ramboll; Karlsruhe; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Ingenieurbüro in Karlsruhe sucht einen Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Projektassistenz. In dieser Rolle sind Sie für die Büroorganisation und die Unterstützung der Projektleitungen verantwortlich. Wir bieten herausfordernde Aufgaben, flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld. Ideale Kandidat:innen haben Erfahrung im Office Management, eine kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse. Erleben Sie eine transparente Unternehmenskultur und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Unbefristete Anstellung

30 Tage Urlaub pro Jahr

Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

Moderne ergonomische Arbeitsplätze

Qualifikationen

• Idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und/oder Sekretariatserfahrung.
• Berufserfahrung im Office Management.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Repräsentation des Unternehmens gegenüber externen Gästen.
• Bestellungen für das Büro und Events.
• Unterstützung bei Events und beim On- und Offboarding von Mitarbeitern.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch

Mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Bist du jemand der gerne auf Leute zugeht und eine offene und kommunikative Art hat Hast du gute organisatorische Fähigkeiten eine strukturierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität Möchtest du gerne für eine Firma arbeiten die Nachhaltigkeit als Fokus hat Dann bist du bei uns richtig! Für unser Büro in Karlsruhe suchen wir einen Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (m/w/d).

Unser Angebot

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Eine transparente und skandinavisch geprägte Unternehmenskultur
• Die Möglichkeit individuelle Fähigkeiten einzubringen und Innovation mitzugestalten
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamisch wachsenden Unternehmen
• Diese Stelle kann in Vollzeit oder Teilzeit besetzt

Deine neue Rolle

Als Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (m/w/d) repräsentierst du unser
Unternehmen gegenüber unseren externen Gästen und Kunden und bist Ansprechpartner
(m/w/d) für alle Fragen unserer ca. 50 Mitarbeitenden rund um den Büroalltag.
Du übernimmst Verantwortung für folgenden Aufgaben:

• Informationsdesk für Mitarbeiter:innen und Besucher:innen
• Bestellungen für das Büro und Events
• Rechnungskontierung
• Postein- und -ausgang
• Unterstützung bei Events
• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeiter:innen
• Unterstützung der Projektleitung hinsichtlich aller organisatorischen und administrativen
  Aufgaben sowie im Tagesgeschäft
• Proaktives Planen Koordinieren Vor- und Nachbereiten von Meetings und Terminen
• Dokumentation und Pflege von kunden- und projektrelevanten Daten in verschiedenen
  internen Datenbanken und ERP-Systemen (z. B. Projektanlage CRM Compliance
  Ressourcen- und Zeitplanung)

Über dich

• Idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und/oder Sekretariatserfahrung
• Berufserfahrung im Office Management
• Sher gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Versierter Umgang mit MS Office
• Organisatorische Fähigkeiten eine strukturierte Arbeitsweise Verantwortungsbewusstsein
  sowie pragmatische Lösungskompetenz
• Freundliches professionelles Auftreten und Freude an der Arbeit im Team

Was wir dir bieten

• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte
• Hybrides Arbeiten: 2-3 Tage mobiles Arbeiten pro Woche
• Unbefristete Anstellung ggf. auch in Teilzeit
• Ein umfangreich bezuschusstes Deutschlandticket
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und BU-Versicherung
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und Betriebsferien am 24.12. und 31.12.
• Zuschuss zum Dienstrad
• Moderne ergonomische Arbeitsplätze
• Gesprächsangebot für mentales Wohlbefinden

Bist du bereit dabei zu sein

Bitte reiche deine Bewerbung mit einem aktuellen Lebenslauf ein. Wir freuen uns über jede Form der Vielfalt und ermutigen Bewerber:innen mit diversem Erfahrungshintergrund sich zu bewerben.

Bitte lade alle verfügbaren Arbeitszeugnisse (oder wenn du außerhalb Deutschlands gearbeitet hast und keine Arbeitszeugnisse hast die Kontaktdaten von Referenzen) aus deinen früheren Arbeitsverhältnissen und das Zeugnis deines höchsten Abschlusses hoch. Dies wird dazu beitragen einen reibungslosen und schnellen Prozess zu ermöglichen falls dir die Position angeboten wird. Wenn diese Dokumente nicht hochgeladen werden könnte dies den Prozess verzögern.

Vielen Dank! Wir freuen uns über deine Bewerbung.

Arbeit im Zentrum des nachhaltigen Wandels bei Ramboll in Deutschland

Ramboll ist ein weltweit tätiges Architektur- Ingenieur- und Beratungsunternehmen. Als stiftungseigenes Unternehmen das in Dänemark gegründet wurde glauben wir dass der Zweck eines nachhaltigen Wandels darin besteht eine blühende Welt für Natur und Menschen zu schaffen. Das ist also unser Ausgangspunkt - und unsere Arbeitsweise. Unsere Geschichte wurzelt in einer klaren Vorstellung davon wie ein verantwortungsbewusstes Unternehmen handeln sollte und Offenheit und Neugier sind ein Eckpfeiler unserer Kultur. Ramboll beschäftigt in Deutschland mehr als 1.000 Mitarbeiter in mehr als zehn Niederlassungen. Die Experten von Ramboll liefern innovative Lösungen u.a. in den Bereichen Gebäude Transport und Energie.

Ein Arbeitgeber der Chancengleichheit bietet

Gleichheit Diversität und Inklusivität stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind überzeugt dass Diversität eine Stärke ist und dass unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven für die Schaffung wirklich lebensfähiger Gesellschaften unerlässlich sind. Bei Ramboll ist jede:r Bewerber:in willkommen unabhängig von Geschlecht Nationalität ethischer oder sozialer Herkunft Religion/Weltanschauung Behinderung Alter sowie sexueller Orientierung. Wir wissen wie wichtig es ist das richtige Gleichgewicht zu finden wo wann und wie viel wir arbeiten. Bitte setze dich mit unserem Rekruitingteam in Verbindung um etwaige persönliche Anliegen während des Bewerbungsverfahrens anzusprechen. Du kannst uns unter mit solchen Anfragen kontaktieren.