Head of Operations - AI Roll-up (Real Estate) (m/f/d)

COTINGA; Deutschland; Remote; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen für Property Management sucht einen Head of Operations, der die operative Verantwortung für Property Management und Property Accounting übernimmt. In dieser Rolle arbeiten Sie in einem Remote-first-Modell und sind für die Transformation des WEG-Bereichs verantwortlich. Sie definieren KPI, führen ein Leader-Team und gewährleisten Governance-Qualität in einem dynamischen Umfeld. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt an den CEO zu reporten und aktiv am Wachstum des Unternehmens mitzuwirken.

Leistungen

Remote-first mit modernen Tools

Direkte Berichterstattung an den CEO

Gestaltungsspielraum statt Mikromanagement

Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten

Wettbewerbsfähiges Gesamtpaket

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfolgshistorie in Operations/Transformation.
• Führungserfahrung > 20 FTE, idealerweise mehrstufig.
• Exzellentes Projekt- und Programmmanagement.
• Souveränes Stakeholder-Management.
• KPI-/Budget-Steuerung, P&L-Verständnis.
• Erfahrung im Aufbau von Operating Models.
• Hohe digitale Kompetenz.

Aufgaben

• End-to-End-Steuerung von Property Management und Property Accounting.
• Remote-first Operating Model einführen.
• Kennzahlen definieren und monitieren.
• Führungskreis aufbauen und Coaches etablieren.
• Standardisierte Governance-Mechanismen sicherstellen.
• Kapazitäts- und Coverage-Planung durchführen.
• Enge Zusammenarbeit mit Accounting und Technik.
• Neue Bestände in Prozesse und Tools migrieren.
• Schlüsselrollen identifizieren und entwickeln.

Kenntnisse

Operations/Transformation Erfahrung

Führungserfahrung

Projekt- und Programmmanagement

Kommunikationsstärke

Finanzaffin

Digitale Kompetenz

Jobbeschreibung

COTINGA baut Property Management technologisch, strukturell und kulturell neu. Als Head of Operations übernimmst du die operative Gesamtverantwortung für Property Management und Property Accounting.

Du reportest direkt an den CEO, arbeitest in einem Remote-first-Modell und bist etwa zwei von fünf Tagen unterwegs an Standorten oder bei Kunden.

Deine oberste Priorität liegt in der Transformation und Skalierung des WEG (Wohnungseigentümergemeinschaften)-Bereichs – vom klassischen Verwalter-Ansatz hin zu einem modernen, KPI-gesteuerten, remote-first Operating Model mit klarer Governance, Kennzahlen und einem professionellen Key-Account-Verständnis.

Aufgaben

• Gesamtverantwortung Operations: End-to-End-Steuerung von Property Management und Property Accounting – mit klarer Priorität auf dem Aufbau/der Skalierung des WEG-Bereichs
• WEG-Management professionalisieren: Remote-first Operating Model einführen (Pods/Hubs, Verantwortlichkeiten, Termin-/Begehungs-Taktung), Key-Account-Ansatz für WEG-Manager:innen verankern
• KPI-Betrieb führen: Kennzahlen definieren, monitoren und accountable halten (z. B. Durchlaufzeiten, Termintreue ETV, Time-to-Beschluss, NPS, Backlog-Stabilität); Weekly Ops Review und Quarterly Business Reviews leiten
• Leadership & Enablement: Führungskreis aufbauen, Coaching-Kadenzen, Performance-/Incentive-Systeme; Moderations-/KAM-Academy für WEG etablieren
• Governance & Qualität: SLAs/OLAs, RACI, Eskalations- und Qualitätsmechanismen standardisieren; Compliance und Datenschutz sicherstellen
• Kapazitäts- & Coverage-Planung: Ressourcen für Eigentümerversammlungen, Objektbegehungen und Remote-Quarterlies planen; Saisonalitäten entzerren; regionale Hubs effizient steuern
• Schnittstellen orchestrieren: Enge Zusammenarbeit mit Accounting, Technik und Customer Operations für stabile Abschlüsse, korrekte Abrechnungen und schnelle End-to-End-Lösungen
• Integration & Skalierung: Neue Bestände/Standorte in Prozesse, Tools und Kultur migrieren; Systeme und Tools kontinuierlich weiterentwickeln
• People & Hiring: Schlüsselrollen (insb. Führung im WEG-Bereich) identifizieren, gewinnen und entwickeln

Qualifikation

• Mehrjährige Erfolgshistorie in Operations/Transformation in skalierenden Organisationen; Top-Tier-Beratung oder vergleichbare Erfahrung willkommen
• Führungserfahrung > 20 FTE, idealerweise mehrstufig (inkl. Führung von Teamleads)
• Exzellentes Projekt- und Programmmanagement, sicher in komplexen Rollouts
• Kommunikationsstark: souverän in Stakeholder-Management, Change-Kommunikation und als oberster Ansprechpartner für Top-Eigentümer und institutionelle Miethauskunden
• Finanzaffin: KPI-/Budget-Steuerung, P&L-Verständnis, enge Zusammenarbeit mit Accounting
• Erfahrung im Aufbau von Operating Models (RACI, SLAs/OLAs, Eskalationslogik), OKR/KPI-Systemen und kontinuierlicher Verbesserung
• Hohe digitale Kompetenz (Ticketing/Workflow, Reporting/Dashboards, Automatisierung)

Benefits

• Remote-first mit modernen Tools und klaren Standards
• Hoher Hebel & Sichtbarkeit – du reportest direkt an den CEO und prägst unser Operating Model
• Gestaltungsspielraum statt Mikromanagement, kurze Entscheidungswege
• Wachstum & Entwicklung – Leadership-Development, Weiterbildungsbudget
• Wettbewerbsfähiges Gesamtpaket mit Performance-Komponente
• Ambitionierte Kultur mit klaren Zielen und starker Zusammenarbeit

If you're ready to rethink property management as our Head of Operations, we look forward to receiving your application!