Spécialiste de l’administration des RH / HR Admin Specialist

Toronto Film School; Ottawa; Hybrid; CAD 55,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une université canadienne recherche un spécialiste de l’administration des RH à temps plein. Le candidat idéal doit avoir de solides compétences organisationnelles et être capable de traiter des informations sensibles confidentiellement. Le poste implique de gérer les programmes d'intégration, d'administrer les prestations des employés et de maintenir les dossiers à jour. La connaissance des normes d'emploi est essentielle. Salaire : 55 000 $ - 60 000 $.

Qualifications

• 1 à 3 ans d’expérience en ressources humaines ou domaine connexe.
• Capacité d’adaptation et volonté de travailler selon un horaire flexible.
• Connaissance approfondie des normes d’emploi et de la Loi sur les normes d’emploi.

Responsibilities

• Tenir les dossiers des employés et s’assurer qu’ils sont à jour.
• Coordonner et gérer les programmes d’intégration et d’orientation des employés.
• Administrer les programmes de prestations des employés comme l’assurance maladie.

Skills

Compétences organisationnelles

Bilinguisme

Capacité à traiter des informations sensibles

Education

Diplôme en ressources humaines ou domaine connexe

Tools

Outlook

Microsoft Teams

Excel

Job description

Poste (FR)

Spécialiste de l’administration des RH

Heures de travail : 35 heures par semaine

Salaire : 55000$ - 60000$ (non syndiqué)

Sous la responsabilité du / de la : Directrice RH

Lieu : Université d’Ottawa, avec possibilité de travailler à distance selon les modalités convenues

Description du poste

Nous recherchons un

• e spécialiste de l’administration des RH à temps plein pour rejoindre notre équipe du SÉUO. Le ou la spécialiste de l’administration des RH effectue diverses tâches RH administratives pour aider la directrice RH et la directrice générale à assurer le bon déroulement des opérations. Le ou la candidat
• e idéal
• e doit avoir d’excellentes compétences organisationnelles, le souci du détail et la capacité de traiter des informations sensibles en toute confidentialité. Ce poste requiert de solides compétences en communication et la capacité d’interagir efficacement avec les employés à tous les niveaux de l’organisation.

Responsabilités :

• Tenir les dossiers des employé·e·s et s’assurer que tous les documents sont à jour et exacts
• Traiter les dossiers RH confidently et professionnellement
• Coordonner et gérer les programmes d’intégration et d’orientation des employé·e·s, y compris la préparation des documents pour les employé·e·s entrant·e·s
• Administrer les programmes de prestations des employé·e·s comme l’assurance maladie, l’assurance dentaire et l’assurance vie
• Assister les projets et initiatives RH qui lui sont attribués
• Communiquer aux employé·e·s les mises à jour et annonces relatives aux RH
• Faciliter les entrevues de départ et conseiller l’équipe des finances au sujet du dernier jour de travail des employé·e·s
• Fournir un soutien administratif général à la directrice RH et à la directrice générale, notamment en planifiant les réunions, en préparant la correspondance et en mettant à jour les bases de données et les dossiers des employé·e·s
• Gérer les cycles complets de rotation du personnel, y compris la création et la publication de descriptions de poste, le recrutement, l’embauche, l’intégration et le départ
• Administrer et gérer le logiciel HUMI et les bases de données pour saisir, mettre à jour et récupérer les données relatives aux employé·e·s. Produire des rapports et analyser des données pour faciliter la prise de décision et identifier les tendances ou les domaines nécessitant une attention particulière
• Organiser des opportunités de développement professionnel pour le personnel en coordination avec la directrice RH
• Collaborer avec le département des finances pour assurer un traitement rigoureux et rapide des salaires
• Assister les employé·e·s pour l’inscription aux prestations, les changements et les questions
• Présider le Comité de santé et de sécurité

Qualifications :

• 1 à 3 ans d’expérience en ressources humaines ou dans un domaine connexe
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa est un atout
• Une expérience de travail dans ou pour un syndicat serait un atout
• Capacité d’adaptation et volonté de travailler selon un horaire flexible, notamment, le soir et le week-end
• Expérience de travail dans un environnement syndiqué
• Connaissance approfondie des normes d’emploi et de la Loi sur les normes d’emploi
• Solides compétences organisationnelles
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe
• La connaissance d’Outlook, de Microsoft Teams et d’Excel est requise

Cette description de poste décrit les principales responsabilités et qualifications pour le poste de spécialiste de l’administration des RH. Les tâches et les exigences peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l’organisation.

Les candidats

• Les candidat·e·s doivent envoyer une lettre de présentation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références au plus tard le 14 septembre 2025 à 23h59. Nous ne contacterons que les candidat·e·s pour une entrevue.
• Les entrevues se dérouleront de manière continue. Il est possible que nous invitions des candidat·e·s à une entrevue et les sélectionnions avant la date limite d’entrevue, avec la possibilité de commencer à travailler plus tôt.

En anglais (version bilingue)

Hours : 35 hours per week

Salary : $55,000 - $60,000 (non-unionized)

Reporting to : Director of HR

Location : University of Ottawa, with possibility for remote work as arranged

Job Description

We are seeking a full-time HR Administrative Specialist to join our UOSU team. The HR Administrator will be responsible for performing various HR administrative tasks to support the HR Director and Executive Director to ensure smooth operations. This role requires strong communication skills and the ability to interact effectively with employees at all levels of the organization.

Responsibilities :

• Maintain employee records and ensure all documentation is up-to-date and accurate
• Handle confidential HR files with discretion and professionalism
• Coordinate and manage employee onboarding and orientation programs, including preparing new hire paperwork and facilitating HR trainings
• Administer employee benefits programs, such as health, dental and life insurance
• Assist with HR projects and initiatives assigned
• Communicating HR-related updates and announcements to employees
• Facilitating exit interviews and advising the Finance team about employees\' final workday
• Providing general administrative support to the HR Director and Executive Director, such as scheduling meetings, preparing correspondence and updating employee databases and records
• Manage full turnover cycles including creating and posting job descriptions, recruitment, hiring, onboarding and offboarding
• Administer and manage HUMI software and databases to input, update, and retrieve employee data. Generate reports and analyze data to support decision-making and identify trends or areas that require attention
• Organize professional development opportunities for staff in coordination with the HR Director
• Collaborate with the finance department to ensure accurate and timely payroll processing
• Assist employees with benefits enrollment, changes, and queries
• Chair the health and safety committee

Qualifications :

• 1 to 3 years of experience in human resources or related field
• Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa is an asset
• Experience working in or for a labor union would be an asset
• Adaptable and willing to work flexible hours, including, on occasion, evenings and weekends
• Experience working in a unionized environment
• Strong knowledge of current employment standards and the ESA
• Strong organizational skills
• Ability to work individually and as part of a team
• Knowledge of Outlook, Microsoft Teams and Excel is required

Cette description de poste décrit les principales responsabilités et qualifications pour le poste de Spécialiste de l’administration des RH. Duties and requirements may vary depending on the specific needs of the organization.

Les candidat·e·s doivent envoyer une lettre de présentation, un curriculum vitae et une liste de deux (2) références par 23h59 le 14 septembre 2025. Seuls les candidat·e·s invités à l’entrevue seront contacté·e·s.

Les entrevues se dérouleront sur une base continue. Il est possible que nous invitons des candidat·e·s à une entrevue et les sélectionnions avant la date limite d’entrevue, avec la possibilité de commencer à travailler plus tôt.

J-18808-Ljbffr