Gestionnaire, Services de l’avancement

Laurentian University/Université Laurentienne; Greater Sudbury; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une université canadienne située dans le Grand Sudbury recherche un(e) Gestionnaire des Services d’avancement. Ce poste inclut des responsabilités stratégiques telles que la supervision des opérations, la gestion budgétaire, et le leadership d'équipe. Les candidats doivent posséder un baccalauréat en administration des affaires et avoir 5 à 7 ans d'expérience pertinente, ainsi que la capacité de travailler en français et en anglais.

Benefits

Assurance maladie et dentaire payée par l’employeur

Régime de pension à prestations déterminées

Congés annuels payés

Horaires de travail souples

Possibilités de perfectionnement professionnel

Dispense des droits de scolarité

Aide aux employés et à leur famille

Accès à des installations de loisirs

Qualifications

• Cinq à sept ans d’expérience pertinente.
• Expérience en matière de mobilisation de fonds.
• Capacité à travailler dans les deux langues officielles.

Responsibilities

• Supervise les activités et l'administration du bureau d’avancement.
• Gère les bases de données et assure la sécurité des utilisateurs.
• Prépare des rapports financiers et analyse les données.

Skills

Compétences techniques

Compétences de communication

Autonomie et initiative

Leadership et bon jugement

Gestion budgétaire et financière

Compétences interpersonnelles

Capacité de résolution de problèmes

Organisation et gestion du temps

Education

Baccalauréat en administration des affaires ou gestion d’organisme sans but lucratif

Tools

Systèmes de gestion de bases de données

Systèmes RH

Systèmes budgétaires

Job description

Numéro de référence : 25-69-L

Numéro de poste : AP1058

Titre : Gestionnaire, Services de l’avancement

Groupe : PAPUL

Unité : Services de l’avancement

À propos de l’Université Laurentienne

Située dans le Grand Sudbury, carrefour nord-ontarien des soins de santé, du gouvernement, de l’enseignement, des services financiers et commerciaux, des activités minières et de la vente au détail, l’Université Laurentienne propose une expérience professionnelle et une qualité de vie exceptionnelles au cœur d’une communauté des plus accueillantes. Ici, vous pourrez vivre de façon équilibrée tout en profitant des commodités d’une ville moyenne. De brefs déplacements, des centaines de lacs, cours d’eau et sentiers en nature, une profusion d’activités récréatives, artistiques, culturelles et divertissantes – tous ces éléments se mélangent pour faire un cadre idyllique dans lequel vivre et évoluer. Sur son pittoresque campus universitaire et par formation à distance, la Laurentienne offre un large éventail de programmes d’études qui sont depuis plus d’une décennie au premier plan en ce qui concerne les résultats d’emploi des diplômés.* Voici l’occasion de vous joindre à notre équipe dans un milieu bilingue et encourageant et de contribuer à la réussite de nos étudiants ainsi qu’à votre propre succès. Votre expérience sera profondément enrichie par la communauté hétérogène de l’Université et les efforts qu’elle accomplit pour son mandat triculturel épousant les cultures francophone et Autochtone. En plus d’un salaire concurrentiel, les membres admissibles du personnel reçoivent un ensemble complet d’avantages sociaux, notamment :

• l’assurance maladie et dentaire payée par l’employeur
• un régime de pension à prestations déterminées
• l’attribution concurrentielle de congés annuels payés
• un horaire de travail souple ou non conventionnel, y compris des heures d’été et un congé d’hiver payé par l’employeur
• des possibilités de perfectionnement professionnel
• un programme de dispense des droits de scolarité
• un programme d’aide aux employés et à leur famille
• une souplesse et des programmes en matière de congé liés à la famille
• l’accès à un large éventail d’installations d’exercice et de loisirs

*Données des IRC du ministère des Collèges et Universités

À la Laurentienne, vous découvrirez une communauté unie de personnes partageant une même vision, qui visent l’excellence et travaillent à l’atteinte d’objectifs communs. Comptez y trouver un milieu qui convient à la carrière de vos rêves et des collègues qui vous soutiennent dès votre arrivée. Communauté englobante et accueillante, l’Université Laurentienne encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment les personnes autochtones, racialisées et handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Fonctions

Le ou la gestionnaire des Services d’avancement relève de la dirigeante principale de l’Avancement (DPA) et joue un rôle essentiel dans la surveillance des activités, des services et des fonctions internes du Bureau de l’avancement de l’Université. Cette personne apporte un leadership stratégique aux fonctions opérationnelles de l’équipe de l’Avancement, notamment en dirigeant le personnel, gérant les systèmes de bases de données et assurant l’administration du bureau, des ressources humaines et des projets spéciaux. Elle veille au bon déroulement des activités quotidiennes, à la concordance des opérations avec les normes organisationnelles et à la conformité avec la réglementation juridique. De plus, elle met l’accent sur une gestion efficace de l’équipe et collabore avec divers intervenants pour appuyer les initiatives d’avancement de l’Université. Le ou la titulaire du poste épaule le travail de la DPA et assure la direction du personnel chargé des services d’avancement en ce qui concerne le traitement de dons, la gestion de dossiers, les bases de données et les plateformes de don.

Gestion de bases de données et de la sécurité

• Surveiller la gestion des bases de données et les protocoles de sécurité des utilisateurs, assurer la formation sur l’utilisation des systèmes, gérer les tâches de saisie de données, y compris la vérification du traitement de dons, et être la personne-ressource auprès du Service d’informatique en matière d’outils, d’accès sécurisé et de dépannage.

Surveillance des politiques et de la conformité

• Coordonner et faire avancer l’examen des politiques universitaires touchant l’avancement (p. ex., Politique de dénomination, Politique d’acceptation de dons) en préparant la documentation et suivant les procédés appropriés d’approbation (Rectorat, conseils juridiques, secrétariat du Conseil, etc.);
• Assurer le respect des lois régissant les organismes caritatifs, des politiques et procédures universitaires, des règlements syndicaux et des lignes directrices de l’ARC;
• Veiller à la confidentialité des dossiers, appliquer les normes de sécurité organisationnelle et assurer le respect des exigences en matière de santé et de sécurité au travail.

Gestion de bureau et de projets

• Gérer toutes les activités liées aux efforts d’avancement du Rectorat et le fonctionnement du bureau (p. ex., horaires, fournitures et gestion de matériel), superviser l’adjointe administrative et le personnel étudiant, diriger les demandes de proposition et les autres initiatives d’approvisionnement, s’occuper des bons de commande et des approbations et coordonner la logistique des projets clés, en plus de diriger la gestion du site Web et collaborer aux initiatives stratégiques de l’unité;
• Assurer la liaison avec les unités, telles que les Services financiers, le Bureau d’aide financière, le Service informatique et le Bureau de recherche institutionnelle, pour soutenir la communication de données exactes, l’intégration de processus et le rapprochement budgétaire;
• Reconnaître les lacunes dans le flux de travail et adopter des systèmes, modèles ou outils améliorés afin de rehausser l’efficacité et la productivité de l’équipe.

Programme d’acquisition

• Gérer et mettre en œuvre de façon stratégique et créative le programme de mobilisation de fonds et d’acquisition de l’Université qui pourrait inclure, entre autres, des appels collectifs, des campagnes d’appels, le publipostage et des partenariats d’affinité, et appuyer la planification et le déroulement des activités dirigées par l’Avancement;
• Diriger ou appuyer les projets de recherche et de rédaction, notamment la recherche de subventions, les rapports de gérance, la mise au courant des donateurs, les notes de service internes et les propositions.

Surveillance budgétaire et financière

• Préparer les rapports financiers et les exposés budgétaires pour la DPA et l’Équipe de direction, analyser les données et présenter des perspectives pour appuyer la prise de décisions, assurer la gestion de budget, y compris les rapports au Conseil, et la conformité avec les protocoles d’approvisionnement, et apporter ses observations stratégiques pour soutenir le leadership budgétaire et la prise de décisions financières.

Leadership, perfectionnement d’équipe et ressources humaines

• Diriger les processus de recrutement, de fidélisation et de gestion des employés selon les politiques de RH pour le personnel à plein temps, à temps partiel et étudiant, en veillant aux entrevues, à la paie, à l’orientation et à la formation;
• Apporter son leadership, produire des rapports, gérer les communications lors des campagnes, analyser les données afin de recommander des stratégies d’amélioration du rendement, superviser la préparation de documents procéduraux et veiller aux fonctions de la paie;
• S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Baccalauréat en administration des affaires ou gestion d’organisme sans but lucratif;
• De cinq (5) à sept (7) ans d’expérience pertinente;
• Compétences techniques
• Connaissance des systèmes de RH pour l’intégration du personnel et la conformité de la paie
• Connaissance des systèmes budgétaires pour la surveillance financière
• Connaissance des systèmes de gestion de bases de données (tout particulièrement pour les campagnes d’appels)
• Expérience en matière de mobilisation de fonds;
• Excellentes compétences de communication;
• Autonomie et initiative;
• Leadership et bon jugement;
• Bon sens de l’organisation et bonne gestion du temps;
• Capacité de résolution de problèmes et débrouillardise;
• Compétences interpersonnelles;
• Gestion budgétaire et financière;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les heures d’ouverture officielles de l’Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi, de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L’Université Laurentienne a adopté officiellement la Politique sur les modalités de travail souples et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux membres du personnel une certaine souplesse qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d’une prestation de services efficace.