Bilingual Recruitment Administration Specialist (French / English) - Spécialiste bilingue en ad[...]

AMS; Toronto; Hybrid; CAD 80,000 - 100,000; Full time

Job summary

A leading talent solutions company in Toronto is looking for a Recruitment Administration Specialist. This hybrid role requires bilingual proficiency in French and English, focusing on managing candidate databases and supporting the recruitment process. Candidates should have experience in talent acquisition, effective communication skills, and a working knowledge of Microsoft applications. The position offers competitive benefits and opportunities for career development.

Benefits

Full training and support

Flexible working

A competitive reward and benefits package

Qualifications

• Must be fluent in French & English.
• Experience working within a Talent Acquisition Team focused on candidate care.
• Effective English business communication skills required.

Responsibilities

• Manage candidate databases and administrative tasks.
• Coordinate communication and facilitate the onboarding process.
• Build relationships with stakeholders and maintain accurate records.

Skills

Bilingual in French & English

Previous experience in Talent Acquisition

Effective communication skills

Knowledge of Microsoft Outlook, Word, Excel

Job description

Overview

About Us / À propos de nous

Millions look to us to progress their careers. We look to you.

Global, culturally diverse, inclusive, and innovative - welcome to AMS, where talent is our world. Over the last two decades, AMS has redefined the landscape of talent outsourcing and consulting. From pioneering the concept of RPO to continually revolutionising how organisations approach talent acquisition, AMS stands as a world leader in the industry.

Committed, engaged, and inspired, we feel a real sense of belonging, and all have one thing in common : a real passion for talent. Become part of this world and make a difference with us.

Nous sommes AMS. Nous sommes une entreprise spécialisée en solutions de recrutement. En collaborant avec des clients partout dans le monde, nous avons appris ce qu’il faut pour construire un employeur performant. Tout commence avec les talents : les identifier, les sélectionner et les retenir dans les bons postes. Pour exceller dans ce domaine, il faut une expertise inégalée en innovation numérique et une compréhension approfondie des besoins complexes des talents, qu'ils soient externes ou internes à votre entreprise. Une approche globale de la chaîne de valeur RH permet d’attirer et de conserver une main-d’œuvre de classe mondiale, gage de succès pour les entreprises. Avec plus de 10 000 experts, présents dans plus de 120 pays et parlant plus de 50 langues, nous menons des projets pour les entreprises les plus admirées du monde. Nous sommes AMS. C'est notre domaine. Le talent est notre univers.

The Role / Le rôle

Hybrid in our AMS Toronto Office. Must be bilingual in French & English.

Our role might be your opportunity to excel in the dynamic world of Recruitment Administration. Are you interested? We would like to talk with you!

As a Recruitment Administration Specialist, you'll play a crucial part in our Talent Acquisition process, ensuring smooth and efficient operations at every step. Your responsibilities will focus on managing candidate databases, candidate care responsibilities, coordinating communication and facilitating the onboarding process. You'll focus on maintaining candidate records, tracking progress, and providing administrative support to the recruitment team.

The Role / Le poste

Mode hybride à notre bureau AMS de Toronto ou à distance à Montréal, Québec. Maîtrise parfaite du français et de l’anglais requise.

Ce poste pourrait être votre chance de briller dans le monde dynamique de l’administration du recrutement. Vous êtes intéressé(e)? Nous aimerions vous parler!

En tant que spécialiste en administration du recrutement, vous jouerez un rôle essentiel dans notre processus d’acquisition de talents, en assurant le bon déroulement et l’efficacité des opérations à chaque étape. Vos responsabilités comprendront la gestion des bases de données de candidats, la coordination des communications, les tâches liées au service aux candidats, ainsi que la facilitation du processus d’intégration. Vous serez chargé(e) de maintenir les dossiers des candidats à jour, de suivre leur progression et de fournir un soutien administratif à l’équipe de recrutement.

Key Accountabilities / Principales responsabilités

What you’ll be doing :

• Managing account specific administration activities for the following scope of services : CV capturing, requisition management, interview scheduling, help desk support, candidate checklist management, candidate care, offer management, onboarding, invoice admin, updating applicant tracking system, identity & address verification and pre-employment screening
• Managing other various ad-hoc administration activities to support the effective running of the recruitment process e.g., updating Operations Manual or other process documentation
• Completing reports and trackers accurately and to deadlines
• Building and maintaining strong working relationships between all parties including recruiters, hiring managers, vendors and other account stakeholders
• Ensuring stakeholders and colleagues are continually appraised and updated on the relevant processes, including changes providing first line support for managing and resolving escalations
• Reviewing processes to identify areas of improvement
• Overseeing work allocation and reviewing accuracy of output for other (Senior) Recruitment Co-ordinators

Responsibilities et compétences / Compétences et expérience

What you’ll be doing :

• Gérer les activités administratives spécifiques au compte pour les services suivants : saisie de CV, gestion des demandes, planification des entrevues, soutien technique (help desk), gestion des listes de vérification des candidats, service aux candidats, gestion des offres, intégration, administration des factures, mise à jour du système de suivi des candidatures, vérification d'identité et d'adresse, et vérification pré-emploi.
• Gérer diverses autres activités administratives ponctuelles afin de soutenir le bon déroulement du processus de recrutement, par exemple la mise à jour du manuel d’exploitation ou d’autres documents de procédure.
• Produire des rapports et des suivis avec exactitude et dans les délais.
• Établir et maintenir de solides relations de travail entre toutes les parties prenantes, y compris les recruteurs, gestionnaires d’embauche, fournisseurs et autres intervenants du compte.
• Veiller à ce que les parties prenantes et les collègues soient continuellement informés des processus pertinents, y compris des changements, et offrir un soutien de première ligne pour la gestion et la résolution des escalades.
• Examiner les processus afin d’identifier des pistes d’amélioration.
• Superviser l’attribution du travail et vérifier l’exactitude des résultats des autres coordonnateurs(trices) (seniors) en recrutement.

Skills & Experience / Compétences et expérience

You’ll need to demonstrate :

• Must be fluent in French & English
• Must have previous experience working within a Talent Acquisition Team with a focus on candidate care, recruitment onboarding, answering candidate questions.
• Effective English business communication skills, written and oral, plus any client specific languages as required
• Working knowledge of Microsoft packages; Outlook, Word, Excel

Compétences et expérience

Vous devez démontrer :

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Expérience préalable au sein d’une équipe d’acquisition de talents, avec un accent sur le service aux candidats, l’intégration et la réponse aux questions des candidats.
• Excellentes compétences en communication professionnelle en anglais, à l’écrit comme à l’oral, ainsi que dans toute autre langue requise par le client.
• Connaissance pratique de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel).

Other / Autre

Why AMS?

At AMS, we recognise the value of different perspectives and experiences in prompting innovation, sparking creativity, and solving problems.

We come from every walk of life, and our culture is open and inclusive. Our people enjoy flexibility, autonomy, and being trusted to work their way. We offer you career opportunities in every direction you want to explore. It’s our world but you can do it your way.

We offer :

• Full training and support
• High value and challenging work
• A vibrant, diverse, and collaborative culture
• Flexible working
• A competitive reward and benefits package
• The opportunity to embark on a recruitment career with one of the world’s leading recruitment companies
• Details may vary slightly depending on your location, local labour law, etc.

Our culture of inclusion and belonging.

We welcome applications from people of all backgrounds, and all aspects of employment are based on merit, qualifications, and business needs. We do not discriminate based upon age, disability, gender identity, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, sexual orientation, or any other applicable legally protected characteristic.

If you require any accommodations or have any accessibility needs, please reach out via email [e-mail] or make a member of our Talent Acquisition team aware at any time.

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Pourquoi rejoindre AMS ?

AMS vous offre des opportunités de carrière dans toutes les directions que vous souhaitez explorer. Nous voulons vous aider à atteindre vos objectifs professionnels tout en vous permettant d&apos'équilibrer vos priorités personnelles.

AMS vous offre :

• Formation et accompagnement complet.
• Travail stimulant et enrichissant.
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• Flexibilité de travail : modèle hybride (bureau / télétravail).
• Rémunération et avantages compétitifs.
• Possibilité d&apos’évoluer dans l'une des plus grandes entreprises de recrutement au monde.
• Communautés d’employés : LGBTQ+ Allies, Hispanique, Vétérans, Réseau des employés noirs, groupes pour les femmes, et bien d'autres.

Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et valorisons la diversité sous toutes ses formes. Besoin d’un aménagement raisonnable pendant le processus de recrutement ? Contactez-nous à [e-mail]

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Details

• Reference AMS26683
• Closing 06 / 09 / 2025
• Location Canada, Toronto
• Schedule Full Time
• Business area Administration
• Sector Professional Business Services
• Employment Type Permanent

J-18808-Ljbffr