Dynamic Office Operations & Admin Associate

Roche Holding AG; Jeddah; On-site; SAR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Roche Saudi Arabia sucht eine engagierte Assistenz im Office Management. Sie betreuen den Empfang, organisieren Besucherregistrierungen und Onboarding neuer Mitarbeitender, koordinieren Arbeitsplätze, Kits und Zugangseinrichtungen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verwaltung von Gebäudemanagement, Lieferanten, Inventar, Post und Logistik sowie die Organisation interner Events und Town Halls. Sie arbeiten eng mit HR, Finance und dem Gebäudeteam zusammen und benötigen fließendes Deutsch und Arabisch.

Qualifications

• Mindestens Bachelor-Abschluss.
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Office-Administration oder Facilities.
• Gute Organisations-, Kommunikations- und Lieferantenmanagement-Fähigkeiten.
• MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Teams).

Responsibilities

• Officeverwaltung & Betrieb: Tägliche Abläufe, Anfragen, Rechnungen an Finance.
• Besucher- & Empfangsmanagement: Gäste empfangen, Registrierung, Sicherheitsprotokolle, Ausweise.
• Onboarding & Orientierung: Neue Mitarbeitende begrüßen, Arbeitsplatz vorbereiten, Willkommenspakete.
• Gebäude & Lieferanten: Ansprechpartner, Reinigung, Reparaturen, Meeting-Bookings, Catering.
• Inventar & Versorgung: Bestände überwachen, Bestellungen durchführen, Vorrat pflegen.
• Post & Kurierlogistik: Eingangskorrespondenz, Sendungen, Tracking, Dokumentation.
• Event- & Engagementkoordination: Internes Team-Events, Town Halls, Familienfeste, Catering.

Skills

Organizational skills

Communication skills

Vendor management

Education

Bachelor's degree

Tools

MS Office

Job description

Roche Saudi Arabia sucht eine engagierte Assistenz im Office Management. Sie betreuen den Empfang, organisieren Besucherregistrierungen und Onboarding neuer Mitarbeitender, koordinieren Arbeitsplätze, Kits und Zugangseinrichtungen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verwaltung von Gebäudemanagement, Lieferanten, Inventar, Post und Logistik sowie die Organisation interner Events und Town Halls. Sie arbeiten eng mit HR, Finance und dem Gebäudeteam zusammen und benötigen fließendes Deutsch und Arabisch.