Office Administrative Support Associate

Roche Holding AG; Jeddah; On-site; SAR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Roche Saudi Arabia sucht eine engagierte Assistenz im Office Management. Sie betreuen den Empfang, organisieren Besucherregistrierungen und Onboarding neuer Mitarbeitender, koordinieren Arbeitsplätze, Kits und Zugangseinrichtungen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verwaltung von Gebäudemanagement, Lieferanten, Inventar, Post und Logistik sowie die Organisation interner Events und Town Halls. Sie arbeiten eng mit HR, Finance und dem Gebäudeteam zusammen und benötigen fließendes Deutsch und Arabisch.

Qualifications

• Mindestens Bachelor-Abschluss.
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Office-Administration oder Facilities.
• Gute Organisations-, Kommunikations- und Lieferantenmanagement-Fähigkeiten.
• MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Teams).

Responsibilities

• Officeverwaltung & Betrieb: Tägliche Abläufe, Anfragen, Rechnungen an Finance.
• Besucher- & Empfangsmanagement: Gäste empfangen, Registrierung, Sicherheitsprotokolle, Ausweise.
• Onboarding & Orientierung: Neue Mitarbeitende begrüßen, Arbeitsplatz vorbereiten, Willkommenspakete.
• Gebäude & Lieferanten: Ansprechpartner, Reinigung, Reparaturen, Meeting-Bookings, Catering.
• Inventar & Versorgung: Bestände überwachen, Bestellungen durchführen, Vorrat pflegen.
• Post & Kurierlogistik: Eingangskorrespondenz, Sendungen, Tracking, Dokumentation.
• Event- & Engagementkoordination: Internes Team-Events, Town Halls, Familienfeste, Catering.

Skills

Organizational skills

Communication skills

Vendor management

Education

Bachelor's degree

Tools

MS Office

Job description

Bei Roche kannst du ganz du selbst sein und wirst für deine einzigartigen Qualitäten geschätzt. Unsere Kultur fördert persönlichen Ausdruck, offenen Dialog und echte Verbindungen. Hier wirst du für das, was du bist, wertgeschätzt, akzeptiert und respektiert. Dies schafft ein Umfeld, in dem du sowohl persönlich als auch beruflich wachsen kannst. Gemeinsam wollen wir Krankheiten vorbeugen, stoppen und heilen und sicherstellen, dass jeder Zugang zur Gesundheitsversorgung hat – heute und in Zukunft. Werde Teil von Roche, wo jede Stimme zählt.

Die Position

At Roche Saudi Arabia, we are driven by the vision of creating a healthier future. Our mission is to continuously innovate in science and ensure access to the healthcare needed today and for generations to come. We aim to create a world where everyone has more time with their loved ones through better health.

The Opportunity:

Key Responsibilities

• Office Administration & Operations: Manage day-to-day administrative activities, handle general office inquiries, and collect physical invoices/bills to scan and forward to Finance.
  
• Visitor & Reception Management: Greet guests, manage visitor registration, enforce security protocols, and issue temporary access badges and IDs.
  
• Onboarding & Orientation: Welcome new employees, conduct office tours, prepare workstations, and coordinate welcome kits, business cards, and access setup.
  
• Facilities & Vendor Management: Act as the main contact for building management and maintenance vendors, oversee cleaning and repairs, and manage meeting room bookings and catering.
  
• Inventory & Supplies: Monitor, order, and maintain stock levels for office stationery, supplies, and pantry needs.
  
• Mail & Courier Logistics: Handle all incoming/outgoing mail, package shipments, tracking, and logistics documentation.
  
• Event & Engagement Coordination: Assist in organizing internal team events, Town Halls, Family Days, and catering services.
  

Qualifications

• A minimum of a Bachelor degree

• 2+ years of experience in office administration or facilities support.
  
• Strong organizational, communication, and vendor management skills.
  
• Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams).

• Fluent in English & Arabic

Wer wir sind

Eine gesündere Zukunft treibt uns zur Innovation an. Mehr als 100.000 Mitarbeiter weltweit arbeiten gemeinsam daran, wissenschaftliche Fortschritte zu erzielen und sicherzustellen, dass jeder Zugang zur Gesundheitsversorgung hat – heute und für zukünftige Generationen. Durch unser Engagement werden über 26 Millionen Menschen mit unseren Medikamenten behandelt und mehr als 30 Milliarden Tests mit unseren Diagnostik-Produkten durchgeführt. Wir ermutigen uns gegenseitig, neue Möglichkeiten zu erkunden, Kreativität zu fördern und hohe Ziele zu setzen, um lebensverändernde Gesundheitslösungen zu liefern.

Gemeinsam können wir eine gesündere Zukunft gestalten.

Roche ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert.