Business Coordinator

HSBC; Ciudad de México; Presencial; MXN 200,000 - 400,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una importante institución financiera busca un profesional para brindar apoyo administrativo al Head de Auditoría en México. La persona seleccionada será responsable de organizar la agenda, atender a clientes internos y externos, y gestionar reuniones. Se requiere Licenciatura en áreas administrativas, inglés fluido y experiencia mínima de 4 años en un rol similar. Se ofrece un entorno dinámico que fomenta el crecimiento profesional y el aprendizaje continuo.

Formación

• Inglés 100%, se requiere comunicación oral y escrita.
• 4 años de experiencia a nivel Dirección.
• 2 años organizando eventos y controlando agenda.

Responsabilidades

• Atender a quienes solicitan ver al Head del área.
• Organizar la agenda del Head y requerimientos derivados.
• Mantener organizado y actualizado el archivo de la Dirección.

Conocimientos

Trabajo en equipo

Servicio al Cliente

Proactividad

Orientación a Resultados

Alto nivel de orden y organización

Capacidad alta de análisis y pensamiento crítico

Compromiso

Resiliencia

Adaptabilidad y flexibilidad

Educación

Lic. en Áreas Administrativas y/o Escuela Comercial Secretariado Bilingüe

Herramientas

Office Avanzado

Sharepoint

Teams

Descripción del empleo

Propósito del Puesto:

Responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario al Head de Auditoria para México, a fin de ayudar y apoyar en la coordinación de las actividades administrativas y operativas del área, así como proporcionar soluciones a las necesidades de los clientes internos del área.

Principales Responsabilidades:

Actividades clave y áreas de toma de decisiones

Impacto en el negocio

• Atender oportunamente a las personas que acuden y solicitan ver al Head del área, tanto internas o externas.
• Organizar la agenda del Head del área, tales como reuniones y eventos internos y externos, atendiendo oportunamente todos los requerimientos derivados de sus actividades y responsabilidades.
• Garantizar la correcta derivación de la correspondencia y demás documentos relacionados con la actividad del Head del área.
• Controlar y enviar información requerida por el Head del área.
• Mantener organizado y actualizado el archivo de la Dirección.
• Gestionar reuniones, concertar citas internas y externas.
• Ser primer punto de contacto con clientes internos y externos.
• Apoyar el Head del Área en necesidades de producción de documentos, en línea con la capacidad que tenga el candidato/candidata; entrenamiento y apoyo será proporcionado a un candidato/candidata con objetivos de crecimiento y aprendizaje personal.

Clientes / Stakeholders:

• Agendar los compromisos, juntas y proyectos del Head del área.
• Elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo.
• Preparar la información y apoyar organizando la logística de los eventos.
• Atender y canalizar las llamadas telefónicas que reciba el Head del área.
• Trabajar en equipo con compañeros del área.
• Compartir conocimientos y/o experiencias enfocadas a la mejora de los procesos del área.
• Comunicar al jefe inmediato situaciones que impiden la continuidad de los proyectos y/o procesos asignados.

Principales Retos:

• Desempeñar las funciones de una manera eficaz realizando todas las actividades administrativas inherentes al puesto con el mayor profesionalismo a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos de la misma.
• Satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos del área asignada.

Conocimientos & Experiencia / Calificaciones del Puesto:

Escolaridad

• Lic. en Áreas Administrativas y/o Escuela Comercial Secretariado Bilingüe.
• Inglés 100%. Se requiere entablar comunicación oral y escrita.

Conocimientos

• Office Avanzado.
• Manejo de plataformas digitales de colaboración (Sharepoint, Teams, etc.).

Habilidades / Competencias:

• Trabajo en equipo.
• Servicio al Cliente.
• Proactividad.
• Orientación a Resultados.
• Alto nivel de orden y organización.
• Capacidad alta de análisis y pensamiento crítico.
• Compromiso.
• Resiliencia.
• Adaptabilidad y flexibilidad.

Experiencia:

• A partir de 4 años de experiencia a nivel Dirección.
• Dos años en la organización de eventos, y controlando agenda y actividades a nivel Dirección.
• Manejo de computador, atender y canalizar llamadas, control de citas.
• Realizando actividades de archivo y control de expedientes.
• Administración de plataformas digitales de colaboración (Sharepoint, Teams, etc.).

HSBC Compliance Statement

HSBC is committed to building a culture where all employees are valued, respected and where their opinions count. We want to build a culture where our employees are comfortable in bringing their whole self to work, regardless of gender, age, sexuality, ethnicity, disability, religious belief, background, and any other aspect of personal difference. HSBC employees are committed to act with courageous integrity and standing firm for what is right. We are reliable, open to different ideas and cultures and connected with customers, community, regulators and with each other.