Assistant, Administrative And Hr

Childfund India Group; Xico; Presencial; MXN 200,000 - 400,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una organización internacional de desarrollo en Xico, Veracruz, busca un profesional administrativo para realizar funciones que incluyen el soporte a adquisiciones y coordinación en Recursos Humanos. Se requiere de 1 a 3 años de experiencia, habilidades de comunicación en español e inglés, así como experiencia en organización de eventos. Este rol asegurará una atención al cliente eficaz y la gestión de actividades administrativas y logísticas.

Formación

• 1 a 3 años de experiencia en puesto similar.
• Experiencia en organización de eventos.
• Experiencia en Recursos Humanos y capacitaciones deseable.

Responsabilidades

• Atender a clientes internos y externos.
• Funciones de recepcionista en la Oficina Nacional.
• Registrar visitas y mantener normas de seguridad.

Conocimientos

Habilidades escritas y orales en español

Fluidez en inglés

Manejo de relaciones interpersonales

Dominio de aplicaciones computacionales

Organización de eventos

Descripción del empleo

Acerca de ChildFund

ChildFund es una organización internacional de desarrollo centrada en la infancia que trabaja en 23 países para conectar a los niños con las personas, los recursos y las instituciones que necesitan para crecer sanos, educados, capacitados y seguros, sin importar dónde se encuentren.

Valores de ChildFund

Aspiramos a que todas las personas de nuestra organización, participantes en los programas, simpatizantes, personal y voluntarios, se sientan libres, seguros y confiadas en ser ellas mismas.

Compromiso de ChildFund

ChildFund International tiene una política de tolerancia cero respecto a la explotación sexual, el abuso y el acoso (SEAH) y todas las demás formas de daño por parte de su personal, socios y otros representantes en la entrega de su misión y servicios para los niños.

ChildFund está comprometido con la creación de un entorno seguro tanto en el lugar de trabajo como en las comunidades donde entrega programas y servicios.

Este puesto está sujeto a una serie de verificaciones, incluyendo un chequeo de antecedentes penales y / o divulgación para asegurar que los participantes del programa estén protegidos.

Acerca del puesto

Realizar funciones administrativas de la organización aplicando las políticas y procedimientos vigentes; incluyendo labores de soporte a adquisiciones- compras, recursos humanos y de servicios de oficina.

Experiencia y Educación Requeridas

• 1 a 3 años de experiencia en puesto similar.
• Experiencia en organización de eventos.
• Deseable experiencia en Recursos Humanos y coordinando capacitaciones.
• Experiencia en gestión y mantenimiento de instalaciones y manejo de flotillas.
• Habilidades escritas y orales en español.
• Preferencia por fluidez en inglés.
• Dominio de aplicaciones relevantes computacionales y plataformas digitales (hoja de cálculo, bases de datos, Teams, Zoom).
• Habilidad de buen manejo de relaciones interpersonales y multiculturales.

Responsabilidades Principales

• Atender a los clientes internos y externos a través de diferentes medios de comunicación como telefonía, atención personalizada y electrónica, para asegurar un servicio al cliente oportuno.
• Fungir como recepcionista de la Oficina Nacional.
• Llevar el debido registro de las visitas, asegurando que se cumple con las normas de seguridad.
• Llevar control de la correspondencia que ingresa y egresa, asegurando su traslado a los destinatarios y su confidencialidad.
• Registrar la huella a los nuevos colaboradores para ingreso a la oficina.
• Apoyar a Oficial de Administración y RH en requisiciones de compra y coordinación, solicitud de facturas y pagos a proveedores.
• Apoyar en el manejo de las adquisiciones y gestión de la cadena de suministro (vigilancia del inventario, almacenamiento y distribución de materiales, suministros de oficina y otros).
• Apoyar en el manejo de la flota vehicular incluyendo mantenimiento, trámites de matriculación anual y asignaciones de vehículos.
• Gestionar procesos de viajes a nivel: cotización, reserva, compra y pago de boletos aéreos.
• Coordinar la logística de las capacitaciones y actividades presenciales asignadas para la Oficina de País.
• Realizar la elaboración de archivos y gestión documental.
• Llevar el registro actualizado de vacaciones, permisos, días económicos del personal.
• Llevar el control y registro de las hojas de esfuerzo realizando recordatorios al personal para cumplir con el requerimiento mensual.
• Coordinar la logística de las actividades de inducción / bienvenida y despedida del personal, de ser necesario.
• Asegurar que todos los colaboradores contratados cuenten con toda la papelería necesaria en sus expedientes, incluida la firma del contrato laboral.
• Archivar papelería física en los expedientes del personal y mantener el archivo digital actualizado.
• Coordinar la entrega de las tarjetas de Vale a los colaboradores y llevar control y seguimiento de las tarjetas.
• Realizar el Vetting y solicitud de referencias para candidatos finalistas, si es necesario.

Competencias Requeridas

• Trabajo en equipo: capacidad de trabajar de manera efectiva y colaborar con otros, valorando y respetando las diferencias individuales.
• Comunicación: demostrar empatía y tacto al comunicarse con otros y usar un enfoque de narración cuando sea apropiado.
• Orientación a resultados: lograr las cosas; tomar medidas proactivas para alcanzar los objetivos y estándares de calidad de la organización.
• Toma de decisiones: usar buen juicio, pensamiento crítico y formas no tradicionales para evaluar problemas y oportunidades; reflexionar e innovar para mejorar decisiones y resultados.
• Resiliencia: prosperar y crecer en entornos cambiantes, exigentes y complejos.
• Alfabetización digital: adoptar y promover nueva tecnología en contextos relevantes, mantenerse al tanto de las tendencias tecnológicas y abrazar soluciones tecnológicas para los desafíos empresariales.

¡Pida ayuda a Recursos Humanos si es necesario!