Asistente De Dirección General

Baco Sa; Xico; Presencial; MXN 50,000 - 200,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa del sector administrativo en Veracruz busca un Asistente Ejecutivo para apoyar al Director General en la organización de actividades y gestión de su agenda. Las responsabilidades incluyen recepción y envío de documentación, atención a llamadas y visitas, y redacción de informes. Se requiere habilidad en la resolución de problemas y una comunicación efectiva, asegurando la organización y control de la información confidencial.

Formación

• Experiencia en manejo de agenda y organización de reuniones.
• Experiencia en atención al cliente y recepción de documentación.
• Capacidad de resolver problemas y toma de decisiones.

Responsabilidades

• Gestionar y programar la agenda del Director General.
• Controlar el envío y recepción de documentación confidencial.
• Atender llamadas y visitas de manera cordial.

Conocimientos

Organización

Comunicación efectiva

Resolución de problemas

Descripción del empleo

DESCRIPCION DE PUESTO

Información del Puesto

• Nombre del Puesto : ASISTENTE EJECUTIVA
• Jefe Inmediato : DIRECTOR GENERAL
• Área / Departamento : ADMINISTRACION
• Lugar de trabajo : COLIBRI 14, COL. BELLAVISTA, DELEG. ALVARO OBREGON, C.P.

Misión del Puesto

Asistir al Director General en la organización de sus actividades, como en la programación de su agenda, redacción de oficios y de igual manera dar una cordial atención a todas las personas con las que tiene contacto tanto personal como vía telefónica.

Responsabilidades del Puesto

• Gestionar y programar agenda : Organizar el calendario, generar reuniones, reserva de vuelos y alojamiento.
• Recepción y envío de documentación : Controlar el envío y recepción de documentación confidencial.
• Control de llamadas y atención de visitas : Atención cordial de llamadas y visitas a Dirección General.
• Archivo y redacción de informes : Mantener la información confidencial correctamente ordenada y archivada. Redactar informes especiales solicitados por Dirección General.

Análisis de problemas y tomas de decisiones del puesto

• Análisis y resolución de Problemas
  • Aplica soluciones que requieren una simple elección de cosas aprendidas.
  • Aplica soluciones en situaciones repetitivas dentro de instrucciones establecidas.
  • Analiza situaciones diferentes para su solución que requieren de interpretación y evaluación.
  • Se enfrenta a situaciones variables en las que requiere de un juicio y criterio propio para solucionarlas, así como bases para definir estrategias.
• Toma de decisiones
  • El jefe inmediato le dice que hacer y cómo hacerlo.
  • El jefe inmediato le dice que hacer y el titular del puesto decide como hacerlo.
  • El titular del puesto decide qué y cómo hacerlo.
• Enlista las 4 decisiones más importantes o relevantes que debe de tomar el puesto
  • En caso de algún accidente de trabajo: Si no es grave, se gestiona con contabilidad un presupuesto para atención médica particular. Si es grave se dispone de un chofer de bodega para trasladar al trabajador a la atención médica del IMSS.
  • Negociar la terminación laboral cuando un trabajador acude sumamente molesto, logrando la firma de los documentos necesarios para protegernos ante una demanda.
  • Cuando se requiere personal operativo de manera urgente por la carga de trabajo: contratación y asignación de departamento de manera inmediata.
  • Hacer descuentos en nómina como quitar el bono a algún trabajador que reincida con alguna falta. O por el contrario otorgar un bono adicional como premio del buen desempeño.

Relaciones Internas

• Área o Puesto : Personal Administrativo
• Para ser el punto de contacto entre Dirección General y el personal administrativo.
• Frecuencia : Diaria, muy frecuente.

Relaciones Externas

• Clientes : Para atenderlos vía telefónica y / o durante su estancia en la empresa. Frecuencia: Esporádica.
• Proveedores : Para atenderlos vía telefónica y / o durante su estancia en la empresa. Frecuencia: Esporádica.
• Contactos personales : Para atenderlos vía telefónica y / o durante su estancia en la empresa. Frecuencia: Esporádica.

Contribución del Puesto

• 3 principales indicadores anuales (Ejemplo : Ventas, Headcount directo e indirecto, Volumen, Participación de mercado, cumplimiento de plan de producción, asertividad del presupuesto, cumplimiento de un plan, manejo de número de proveedores).

Entorno Organizacional del Puesto

• Ubicación del puesto en la estructura organizacional : Director General
• ¿El puesto tiene personal a su cargo? De ser afirmativo nro. de personas a su cargo.
• Esquema del puesto en la organización (Nombres de puestos, funciones):
  • Nivel siguiente al jefe: Dueño
  • Puesto del Jefe inmediato: Director General
  • Puesto que se describe: Asistente Ejecutiva
  • Pares del puesto descrito: Asistente de Gerencia de Recursos Humanos, Asistente de Gerencia de Producción.
  • Reportes del puesto que se describe: Reporte diario de llamadas, Reporte de envío y recepción de documentos para control de números de guía, Reporte de rese.