Executive assistant to ceo

Chaberton Professionals; Toscana; In loco; EUR 50.000 - 70.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una azienda di selezione professionale è alla ricerca di un Assistente Esecutivo per il CEO altamente qualificato nel settore della Luxury Hospitality. Il ruolo implica la coordinazione dell'agenda del CEO tra Italia e Svezia, gestione della comunicazione interna e preparazione di documenti strategici. Si richiedono almeno 5 anni di esperienza con figure C-Level e competenze linguistiche elevate in italiano e inglese. È previsto un lavoro ibrido con occasionali trasferte.

Competenze

• Esperienza di almeno 5 anni come Executive Assistant per C-Level.
• Forte background in settori di Luxury Hospitality, Entertainment o Real Estate.
• Fluenza in Italiano e Inglese, conoscenza dello Svedese è un plus.

Mansioni

• Gestire l'agenda internazionale del CEO, coordinando vari stakeholder.
• Preparare documenti strategici e materiali per riunioni.
• Coordinare viaggi multi-country e organizzare eventi.

Conoscenze

Gestione dell'agenda di CEO

Comunicazione efficace

Capacità di coordinamento

Problem solving

Flessibilità

Intelligenza emotiva

Strumenti

Microsoft Office

Google Workspace

Descrizione del lavoro

Chaberton Professionals , divisione di Chaberton Partners dedicata alla ricerca e selezione di profili di Middle and Top Management, è attualmente alla ricerca di un Executive Assistant to CEO per una prestigiosa azienda operante nel mondo del Hospitality di Lusso .

Non si tratta di un ruolo amministrativo tradizionale.

L’Executive Assistant rappresenta la spina dorsale operativa del CEO : un / a professionista capace di anticipare esigenze, orchestrare informazioni e relazioni, mantenere il ritmo veloce del mondo luxury, e assicurare un flusso di lavoro impeccabile in un contesto internazionale.

La figura opererà dietro le quinte, come un direttore d’orchestra , garantendo coordinamento, continuità e precisione in tutte le interazioni tra Italia e Svezia, interfacciandosi quotidianamente con stakeholder interni ed esterni : Board, C-Level, proprietari, partner, talent, e interlocutori legati a progetti di sviluppo, edilizia, operations alberghiere ed entertainment.

Responsabilità principali

Supporto al CEO & Coordinamento Internazionale

• Gestione e prioritizzazione dell’agenda internazionale del CEO (Italia – Svezia), coordinando hotel, corporate office, partner, owner e stakeholder di sviluppo.
• Gatekeeping completo : gestione delle comunicazioni in ingresso, filtro delle priorità, prima interfaccia con contatti interni ed esterni.
• Strutturazione dei flussi informativi tra Porto Ercole e Stoccolma, garantendo continuità, ordine e riservatezza.

Operatività & Comunicazione

• Preparazione di email, briefing pack, documenti strategici e materiali per riunioni interne, board meeting e incontri con gli owner.
• Redazione e revisione di presentazioni, report e comunicazioni interne con standard premium.
• Presa di appunti in riunioni critiche, gestione delle action list, follow‑up con team e C‑Level.
• Monitoraggio documenti sensibili e gestione di informazioni confidenziali con massima discrezione.

Travel, Event & Logistica

• Coordinamento dei viaggi multi‑country in Europa, considerando tempistiche, esigenze operative e contesti hospitality / entertainment.
• Supporto nell’organizzazione di eventi corporate, leadership summit, board visit, hotel opening.

Project & Stakeholder Management

• Supporto ai progetti strategici del CEO : sviluppo immobiliare, progetti di design, partnership entertainment, integrazione internazionale.
• Interfaccia quotidiana con stakeholder esterni (architetti, contractor, advisor, partner commerciali).
• Collaborazione continua con gli altri C-Level per garantire il corretto avanzamento delle attività che richiedono l’approvazione del CEO.

Requisiti

Esperienza

• Almeno 5 anni nel ruolo di Executive Assistant / Personal Assistant a figure C‑Level.
• Background in settori ad alta intensità relazionale : Luxury Hospitality , Entertainment, Real estate, Edilizia o Product Management.
• Esperienza in contesti internazionali o multiculturali.

Competenze tecniche

• Perfetta padronanza di Microsoft Office , Google Workspace e tool digitali di coordinamento e project tracking.
• Eccellenti capacità di redazione testi, editing, costruzione presentazioni e preparazione materiali per board.
• Fluente in italiano e inglese (lingua di lavoro nelle riunioni internazionali).
• La conoscenza dello svedese è un plus.

Soft Skills – Fondamentali

• Affidabilità totale e impeccabile capacità di gestione della confidenzialità.
• Intelligenza emotiva elevata e capacità di interagire con una grande varietà di stakeholder senior.
• Flessibilità , disponibilità e capacità di gestire cambi di priorità con serenità.
• Anticipazione , rigore organizzativo e capacità di mantenere controllo in momenti di alta complessità.
• Passione , coinvolgimento, attitudine al problem solving e mindset collaborativo.
• Comfort nel muoversi in ambienti luxury e nel rappresentare il CEO in sua assenza.

Location & Modalità di Lavoro

• Base a Porto Ercole , con presenza fisica richiesta quando presente il CEO o in occasione di impegni specifici.
• Modalità ibrida con possibilità di lavoro da remoto in giornate concordate.
• Trasferte occasionali a Stoccolma , in coordinamento con l’agenda del CEO.