Executive Assistant

Energy & Strategy - POLIMI School of Management; Turbigo; In loco; EUR 50.000 - 70.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un team multidisciplinare universitario di Milano ricerca un candidato ideale per gestire i flussi amministrativi e supportare la direzione con attività di assistente esecutivo. Si cercano persone con laurea, esperienza in ruoli simili e ottime competenze in comunicazione in italiano e inglese. Il candidato deve essere proattivo, avere abilità di problem-solving e saper utilizzare il pacchetto Office. È previsto un contratto a tempo determinato di 1 anno con possibilità di proroga.

Competenze

• Esperienza pregressa in ruolo simile.
• Discrezione nella gestione di informazioni sensibili.

Mansioni

• Verifica delle fatture attive/passive.
• Gestione anagrafiche clienti/fornitori.
• Controllo documentale per note spese.
• Supporto ad audit interni/esterni.
• Gestione contratti fornitori/consulenti.
• Corrispondenza e gestione archivi digitali.

Conoscenze

Eccellenti capacità di comunicazione in italiano

Eccellenti capacità di comunicazione in inglese

Capacità di time management

Attitudine proattiva

Problem-solving

Professionalità

Formazione

Laurea

Strumenti

Pacchetto Office (Excel, PowerPoint)

Descrizione del lavoro

Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti:

1. Energie rinnovabili
2. Efficienza energetica
3. Smart mobility
4. Smart buildings
5. Start-up e nuove tecnologie per la sostenibilità ambientale
6. Circular economy

La/Il candidata/o ideale dovrà assicurare la correttezza dei flussi amministrativi (ciclo attivo/passivo e contratti), l'accuratezza della fatturazione e della rendicontazione, oltre a supportare la Direzione con attività tipiche di executive assistant.

Nello specifico, le principali attività previste sono:

• Verifica delle fatture attive/passive, note di credito/debito.
• Gestione anagrafiche clienti/fornitori e flussi approvativi.
• Note spese e rimborsi: controllo documentale, policy e quadrature mensili.
• Supporto ad audit interni/esterni e alla compliance documentale.
• Gestione contratti (fornitori/consulenti/servizi): archiviazione, scadenze, rinnovi, allegati economici/ordini, assicurando coerenza con le condizioni concordate.
• Primo contatto con fornitori per richieste documentali (DURC, polizze, visure) e convalida dati amministrativi.
• Front/back office: corrispondenza, protocolli, archivi digitali, gestione sale/accoglienza.

Requisiti della/del candidata/o ideale:

• Laurea;
• Esperienza pregressa in ruolo simile;
• Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese (sia scritte che orali);
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, Power point, etc);
• Capacità di time management e di prioritizzazione delle attività;
• Attitudine proattiva e problem-solving;
• Discrezione e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.

Si offre contratto a tempo determinato di 1 anno con possibilità di proseguimento al termine.

Sede di lavoro: Milano.