Executive Assistant

Energy & Strategy - POLIMI School of Management; Brescia; In loco; EUR 30.000 - 40.000; Part-time

Descrizione del lavoro

Un team multidisciplinare nel settore dell'energia cerca un/una executive assistant per gestire flussi amministrativi, garantire la correttezza della fatturazione e supportare la Direzione. È richiesta una laurea, esperienza in ruoli simili e ottime capacità comunicative in italiano e inglese. Incarico iniziale di un anno, con possibilità di continuazione. Sede di lavoro a Milano.

Competenze

• Laurea richiesta.
• Esperienza pregressa in ruolo simile.
• Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese, sia scritte che orali.

Mansioni

• Verificare le fatture attive/passive e gestire contratti.
• Supportare la Direzione con attività di executive assistant.
• Gestire anagrafiche e flussi approvativi.

Conoscenze

Capacità di comunicazione in italiano e inglese

Ottima padronanza del pacchetto Office

Time management

Problem-solving

Discrezione

Formazione

Laurea

Descrizione del lavoro

Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti :

• Energie rinnovabili
• Efficienza energetica
• Smart mobility
• Smart buildings
• Start-up e nuove tecnologie per la sostenibilità ambientale
• Circular economy

La / Il candidata / o ideale dovrà assicurare la correttezza dei flussi amministrativi (ciclo attivo / passivo e contratti), l'accuratezza della fatturazione e della rendicontazione, oltre a supportare la Direzione con attività tipiche di executive assistant.

Nello specifico, le principali attività previste sono :

• Verifica delle fatture attive / passive, note di credito / debito.
• Gestione anagrafiche clienti / fornitori e flussi approvativi.
• Note spese e rimborsi : controllo documentale, policy e quadrature mensili.
• Supporto ad audit interni / esterni e alla compliance documentale.
• Gestione contratti (fornitori / consulenti / servizi) : archiviazione, scadenze, rinnovi, allegati economici / ordini, assicurando coerenza con le condizioni concordate.
• Primo contatto con fornitori per richieste documentali (DURC, polizze, visure) e convalida dati amministrativi.
• Front / back office : corrispondenza, protocolli, archivi digitali, gestione sale / accoglienza.

Requisiti della / del candidata / o ideale :

• Laurea;
• Esperienza pregressa in ruolo simile;
• Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese (sia scritte che orali);
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, Power point, etc);
• Capacità di time management e di prioritizzazione delle attività;
• Attitudine proattiva e problem-solving;
• Discrezione e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.

Si offre contratto a tempo determinato di 1 anno con possibilità di proseguimento al termine.

Sede di lavoro : Milano.