Secretaire Administrative jobs in United States

Description

UN POSTE D'ASSISTANTE MEDICO ADMINISTRATIVE à temps complet 100% est à pourvoir au CHUGA Site VOIRON dès qye

Nouvel Hôpital de Voiron (NHV) site du GIE Groupement d’Imagerie du Voironnais 50% privé (Groupe du Mail), 50% public (CHUGA).

Missions principales:

• Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des rdv d’imagerie, admissions, convocations, etc.)


• Vérification et facturation des dossiers


• Remises des résultats


• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient


• Prise de rdv physique, par mail et par téléphone.

ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE :

Mise en place depuis septembre 2021 des nouvelles organisations sur le NHV.

Les missions du service des secrétariats médicaux seront amenées à évoluer lors du déploiement, sur le site de Voiron, de nouveaux logiciels, de nouveaux matériels et/ou évolution en matière d’édition et d’envoi de courriers.

Missions générales:

• Accueil dans le RIS Xplore les patients externes et aide sur les bornes d’accueil du service (logiciel wiss).


• Accueil dans pastel en plus, pour les patients des vacations du CHU.


• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, gestion des rdv en urgences, gestion des listes d’attentes, gestion des demandes par mail des correspondants)


• Gestion des prescriptions d’imagerie et des transports pour les patients hospitalisés. (utilisation d’easily si besoin)


• Facturation des dossiers du privé et du public avec règlement si nécessaire.


• Vérification lors de la facturation de la saisie des données liées à l'activité médicale (codage)


• Tenue à jour du dossier patient


• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)


• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance


• Prise de rdv physique, téléphonique et par mails des patients externes.

SAVOIR-FAIRE:

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics


• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire


• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites


• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel


• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité


• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures


• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence


• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone


• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles


• Travailler en équipe pluridisciplinaire/ en réseau


• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers


• Travailler en autonomie et en équipe, en relation avec de multiples interlocuteurs


• Faire preuve de rigueur dans l’identification


• Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux


• Trier et diffuser courriers, dossiers et documents médicaux


• Classer et archiver dossiers, documents médicaux et résultats d’examens


• Se tenir au courant de l’évolution des techniques de secrétariat

compétences spécifiques

• Droit des patients


• Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité de jugement et bienveillance pour les patients


• Communication / relations interpersonnelles:
  
  
  
  • Capacité à communiquer au sein d'une équipe pluridisciplinaire
  
  
  • Respect de ses collègues de travail et des autres professionnels
  
  
  
  


• Respect des règles collectives


• Esprit d'équipe : écoute, échanges d'idées et de pratiques, sentiment d’appartenance au groupe pluri professionnel


• Sens des responsabilités


• Rigueur dans l’organisation du travail


• Réactualisation des compétences


• Sens de la communication


• Respect des règles d’hygiène


• Polyvalence attendue sur les missions


• Compétences informatiques

Savoir être :

• Maîtrise de soi, patience, écoute, faire preuve de diplomatie avec ses interlocuteurs


• Capacités relationnelles


• Discrétion


• Diplomatie


• Réactivité


• Ponctualité


• Adaptabilité


• Disponibilité

Relations PROFESSIONNELLES:

Liens hiérarchiques:

• Cadre de santé d’imagerie médicale de Voiron

Liens fonctionnels:

• Equipe médicale et paramédicale du service d’imagerie


• Contacts directs et permanents avec les usagers


• Relations fréquentes avec l'ensemble des services hospitaliers


• Relations avec tous les agents de l’établissement

Profil recherché

Formation Secrétariat médical

Horaires :

• Horaires: variables couvrant ne amplitude horaire de 7h à 20h du lundi au vendredi avec pause de 40 minutes pour le déjeuner hors temps de travail.


• Astreintes / gardes: non


• Travail dimanches et jours fériés: non


• Contraintes particulières: répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service

Conditions générales:

• Port de la blouse obligatoire


• Tenue correcte et adaptée exigée

Facteurs de pénibilité:

Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public