Assistante De Gestion jobs in United Kingdom

Rattachement hiérarchique Sous la responsabilité de la direction du CODES 06, l’assistant·e de gestion administrative et financière assure la gestion quotidienne des activités administratives, en soutien à la direction, aux équipes opérationnelles et aux instances associatives. Il·elle veille à la qualité et à l’efficacité des processus internes, en lien avec les exigences organisationnelles, réglementaires et qualité.

Activités Accueil
• Accueil physique et téléphonique des partenaires, publics et visiteurs
Secrétariat général
• Rédige et diffuse les courriers, documents internes
• Archive les documents administratifs et garantit leur accessibilité
• Gère les demandes d’adhésions
Gestion des instances associatives
• Prépare les réunions des instances associatives (Bureau, CA, AG) : convocation, ordre du jour, émargement, réservation de salle, saisies documents préparatoires
• Gère la mise en forme des documents de l’association : rapports d’activité, bilans, comptes rendus, notes de service, dossiers institutionnels
• Assure la diffusion des comptes-rendus et procès-verbaux, leur archivage
Organisation des formations
• Planifie les sessions de formation : réservations de salles, inscriptions, convocations
• Assure le suivi administratif des formations : présences, conventions, attestations, évaluations
• Coordonne avec les formateurs et règle les aspects logistiques
• Utilisation du logiciel Digiforma pour l’organisation, le suivi qualité et la production documentaire
Organisation des colloques, journées départementales
• Organise la logistique de l’évènement : gestion de la salle, équipements, restauration
• Assure le suivi des participants avant, pendant et après l’évènement
• Participe à l’évaluation du colloque
Gestion des Ressources Humaines
• Prépare le suivi administratif des salariés pour la direction
• Assure la réception des demandes de remboursements de frais de missions
• Gère le suivi des convocations de la médecine du travail, de la mutuelle et prévoyance
Comptabilité et finances
• Gère les factures fournisseurs : réception, traitement, suivi des paiements
• Prépare les pièces comptables
Gestion des achats
• Identifie les besoins en approvisionnement et effectue les commandes
• Contrôle la réception des commandes et vérifie leur conformité

Compétences et connaissances professionnelles

Connaissance des bases de gestion associative, administrative, comptable
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et numériques
Maîtrise de Digiforma est un plus
Rigueur dans l’organisation et la gestion des priorités
Excellentes compétences rédactionnelles
Capacité à assurer la coordination logistique d’événements et à travailler en équipe
Capacité à gérer les échéances multiples avec méthode

Qualités Requises

Discrétion, confidentialité et fiabilité
Sens de l’accueil et du contact
Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
Bon relationnel, esprit d’équipe, réactivité
Polyvalence et adaptabilité
Goût et intérêt pour le travail en équipe et en partenariat

Formation et expérience

Bac+2 minimum en gestion, administration, comptabilité ou équivalent
Expérience souhaitée dans une structure associative, sanitaire, sociale ou éducative
Une expérience en organisme de formation est un plus

Date limite de candidature : 30 juin 2025

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