Un.e Assistant.e du Directeur Général des Services (H/F)

UNIVERSITE DE MONTPELLIER PAUL-VALERY; Montpellier; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de renom située à Montpellier cherche un(e) Assistant(e) du Directeur Général des Services. Vous serez responsable de la gestion administrative et du secrétariat, garantissant un soutien efficace à l'équipe de direction. Une bonne maîtrise des logiciels bureautiques et une première expérience au sein d'une direction d'établissement public sont requises. Ce poste est un CDD de 12 mois, rémunéré entre 1855€ et 1919€ brut mensuel.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation et des circuits de décision d'une université.
• Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.
• Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du Directeur Général des Services.
• Préparer les fonds de dossier et assurer le suivi.
• Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel.

Connaissances

Connaissance de l'organisation universitaire

Maîtrise des logiciels bureautiques

Bonnes qualités rédactionnelles

Capacité d'adaptation

Formation

Première expérience dans une direction d'établissement public

Description du poste

Offre n° 200KMBZ Un.e Assistant.e du Directeur Général des Services (H/F)

L'Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés. Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l'UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s'adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés. Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d'équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l'émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement : Sous l'autorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'université. Elle contribue à l'élaboration de la politique de l'établissement dont elle assure la mise en œuvre opérationnelle. L'assistant.e du Directeur Général des Services participe à l'optimisation de la gestion des activités menées par l'équipe de direction de l'université. L'équipe d'appui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de la Cheffe de Cabinet, de l'assistant.e du Directeur Général des Services et de deux personnels d'accueil. L'assistant.e sera placé.e sous l'autorité hiérarchique directe du DGS.

Missions

1. Assurer le secrétariat du Directeur Général des Services

• Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions y compris sur le plan logistique
• Préparer les fonds de dossier, assurer le suivi
• Prendre en charge, avec le Conseiller de Prévention, l'organisation de la Formation Spécialisée, rédiger les comptes rendus de cette dernière
• Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel
• Gérer la boîte mail direction générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses
• Assurer l'accueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes

2. Assurer la continuité du service au sein du Cabinet

• Partager la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de la Présidence/Direction Générale des Services
• Échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de l'avancement des dossiers
• Venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire

3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise

Compétences et qualifications

Connaissances et savoirs :
-> Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d'une université.
-> Connaissance de base en gestion administrative dans le contexte de la fonction publique.
-> Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.
-> Maîtrise des logiciels courants de bureautique.

Savoirs faire opérationnels :
-> Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités.
-> Compréhension, analyse et gestion des informations.
-> Sens de l'initiative.
-> Bonnes qualités rédactionnelles (style, syntaxe et orthographe).

Savoir-être :
-> Autonomie
-> Très bonnes capacités relationnelles
-> Sens de la confidentialité
-> Réactivité
-> Capacité d'adaptation et d'organisation
-> Polyvalence
-> Disponibilité

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Première expérience au sein d'une direction d'établissement public.

Type de contrat : CDD - 12 Mois
Durée du travail : 37H21/semaine
Travail en journée

Salaire :

• Entre 1855€ et 1919€ brut mensuel

Profil souhaité

Expérience

• 12 Mois – cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

D'autres offres peuvent vous intéresser :