Stagiaire au Pôle Assistance de Direction des Opérations Internationales (H/F)

La Croix-Rouge française; Montrouge; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation humanitaire recherche un(e) stagiaire en assistance administrative basé à Montrouge. Le candidat participera à la gestion des déplacements internationaux, à l'organisation logistique et à différents processus administratifs. Ce stage de 6 mois offre l'opportunité de développer des compétences dans un environnement dynamique tout en soutenant les missions humanitaires de l'organisation. Des indemnités et des avantages de transport sont prévus pour le stagiaire.

Prestations

Indemnités de stage

Accès à la cantine subventionnée

Prise en charge de 50% du titre de transport

Qualifications

• Expérience en gestion administrative souhaitée.
• Connaissance de l'environnement humanitaire est un plus.
• Maîtrise des logiciels bureautiques.

Responsabilités

• Appuyer la gestion du secrétariat DOI.
• Organiser la logistique des réunions.
• Gérer les départs et retours des expatriés.

Connaissances

Rigueur dans la gestion administrative

Bon relationnel avec le personnel expatrié

Maîtrise de l'outil informatique

Formation

BTS assistance administrative

BTS assistante de direction

BTS Gestion de la PME

Description du poste

Avec 69 projets dans 22 pays d'interventions, au même titre que dans les métiers qu'elle développe et met en œuvre en France, la Croix-Rouge française à l'international inscrit toutes ses missions dans un schéma d'action humanitaire durable. Cela se traduit par une articulation des activités d'urgence, de post-urgence, de sortie de crise et de reconstruction visant la meilleure efficacité. L'objectif est de mener des actions aux effets pérennes et de permettre aux populations de retrouver leur entière autonomie.

Notre association a également la volonté de renforcer sa présence et la promotion de ses engagements prioritaires au sein du Mouvement international.

Au sein du Pôle Assistance de Direction de la DOI et sous la responsabilité de la chargée des déplacements internationaux, le/la stagiaire devra, après une période de passation/formation, appuyer le pôle assistance de direction DOI, et la chargée des déplacements internationaux, dans des missions d'organisation, d'optimisation de leurs activités, d'administration et de logistique.

OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU STAGE :

• Assistance Administrative ;
• Appui à la gestion des déplacements internationaux des salariés en mission internationale.

DESCRIPTIF DES TÂCHES :

Assistance administrative

• Appuyer la gestion du secrétariat DOI : gestion du courrier, organisation logistique des réunions, gestion du courrier, classement, archivage
• Appui dans le processus de mise en signature : signature de parapheurs + parapheurs électroniques
• Triage et routage des mails qui arrivent dans la boîte mail de l'assistance de direction
• Gestion de l'accès à l'information électronique : autorisations et accès à google workspace

Appui à la gestion des déplacements internationaux en lien avec les ressources humaines internationales :

• Organisation des départs : Sous la responsabilité et en collaboration avec la chargée des départs et retours, possibilité de prendre en charge les formalités nécessaires aux départs des expatriés sur leur terrain de mission : billets, visas, feuille de route, rendez-vous médicaux
• Éditer les documents administratifs requis
• Administrer les demandes de visas et démarches administratives associées
• Organisation des retours : Appuyer la logistique du retour de mission (transport et hébergement), rendez-vous médicaux
• Briefings et débriefings : Appuyer l'organisation dans les briefings et débriefings aux expatriés à leurs départs et retour de mission

Communication et reporting

• Mettre à jour les tableaux de suivi des affectations des délégués, développer de nouveaux outils RH pour faciliter le suivi des délégués en mission internationale
• Administrer le remboursement des NDF en lien avec le CDG et la comptabilité
• Vérifier l'éligibilité des notes de frais

Expériences / Formation du candidat:

• Expériences : Formation : BTS assistance administrative/ BTS assistante de direction/BTS tourisme/BTS support à l'Action Managériale/ BTS Gestion de la PME
• Compétences à développer : Rigueur dans la gestion administrative - Bon relationnel avec le personnel expatrié et avec les différents interlocuteurs du siège - Maîtrise de l'outil informatique - Connaissance de l'environnement humanitaire et de l'articulation siège/terrain.

Langues requises:

Français - Anglais

Qualités du candidat:

• Sens de l'organisation
• Aisance relationnelle
• Dynamisme et Réactivité
• Sens de l'initiative
• Engagement et Capacité à travailler sous pression

Date de prise de poste souhaitée

Mars 2026

Informations pratiques liées au poste

• Durée du contrat: 6 mois
• Prise de poste début: Mars 2026
• Convention de stage obligatoire
• Indemnités de stage : selon la convention collective + accès à la cantine avec une part subventionnée par la CRF + prise en charge à 50% du titre de transport
• Stage basé au siège de la Croix-Rouge française - Montrouge

Documents à envoyer

CV + Lettre de motivation

Prime de fin d'année : Oui