SECRETAIRE MEDICAL CONSULTATION DE CHIRURGIE PEDIATRIQUE - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Bordeaux; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé régional recherche un professionnel pour assurer l'accueil des patients, gérer les activités administratives et coordonner les informations médicales. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et posséder de solides compétences relationnelles et organisationnelles. Une expérience en gestion de dossiers médicaux est souhaitée.

Qualifications

• Capacité à adapter des procédures et protocoles dans le domaine de compétences.
• Compétences en gestion documentaire et classement d'informations.
• Expérience dans l'encadrement et le tutorat de nouveaux professionnels.

Responsabilités

• Accueil et renseignement des patients et familles.
• Planification et gestion des activités médicales.
• Coordination médico-administrative et circulation des informations.

Connaissances

Compétences relationnelles

Sens de l'organisation

Maîtrise des outils bureautiques

Outils

Dx Care

Dx planning

OPERA

IMS

Description du poste

Environnement de travail

• Bureau dédié situé au cœur des consultations de chirurgie pédiatrique Hôpital des Enfants
• Travail en collaboration avec le secrétariat d’hospitalisation de chirurgie pédiatrique, l’équipe paramédicale et les chirurgiens

Missions

• Accueil et renseignement des patients, familles et usagers
• Planification des activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations…)
• Gestion, saisie et classement des informations relatives au dossier patient
• Garantir la coordination médico-administrative et la circulation de l’information

Activités

• Accueil

  Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité post-consultations et post-hospitalisation (conventionnelle et/ou ambulatoire) avec identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients

  Prise de rendez-vous pertinente en lien avec le parcours patient de chirurgie pédiatrique pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des chirurgiens – DXplanning

• Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative

  Gestion des agendas des médecins (dans DxPlanning) en partenariat avec la DSI: paramétrage des créneaux de consultations sur DxPlanning, annulation et reprogrammation des RDV à la demande des chirurgiens

  Gestion des agendas spécifiques aux consultations pluridisciplinaires développées en chirurgie pédiatrique en collaboration avec l’équipe paramédicale de l’ambulatoire

  Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, examens…) en lien avec les plateaux techniques, les services de consultations et d’hospitalisations

  Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire

  Envoi des mails spécifiques à la consultation chirurgie pédiatrique (mail des chirurgiens, pédiatres du Pôle Pédiatrie, des parents)

• Gestion et suivi des éléments du dossier patient

  Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance

  Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire

• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité

  Saisie des courriers de consultations, mise en forme de documents

  Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé

  Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance

Activités spécifiques

• Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)
• Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
• Participation à l’activité universitaire
• Suivi/organisation de DU ou DIU (Diplôme Universitaire et Interuniversitaires)
• Organisation des missions d’enseignement post universitaires/congrès/colloques
• Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité

Profil recherché

Compétences requises

• Techniques :
  • Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
  • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
  • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Dx Care, Dx planning, OPERA, IMS…)
• Organisationnelles :
  • Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
  • Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
  • Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement
  • S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement
  • Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)
• Relationnelles :
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Communiquer auprès d’interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical
  • S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
  • Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel