Secrétaire (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Épernay; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services administratifs située à Épernay recherche un(e) secrétaire. Le poste implique la gestion du planning, la comptabilité, ainsi que des tâches administratives variées. Les candidats doivent avoir un diplôme de secrétaire niveau III et des compétences en gestion des factures et des relations clients. Le travail est à temps plein, en semaine, et des possibilités de formation sont offertes.

Prestations

Mutuelle

Formations

Qualifications

• Compétences en gestion du planning et de la correspondance.
• Expérience en comptabilité et gestion des factures.
• Capacité à gérer les relations avec les fournisseurs.

Responsabilités

• Répondre aux appels et gérer les emails.
• Gérer le planning et les interventions des techniciens.
• Établir des devis et des factures.

Connaissances

Gestion du planning

Compétences en comptabilité

Communication téléphonique

Gestion administrative

Utilisation de logiciels de comptabilité (EBP)

Formation

Diplôme de secrétaire niveau III

Outils

EBP

Description du poste

Description de l’entreprise

Depuis 1949, l’entreprise CIGNETTI est implantée à Epernay et intervient dans les domaines du Froid Industriel et Commercial, de la Climatisation. Nous réalisons les opérations de Maintenance, Dépannage, Installations neuves et Vente de matériel. Afin de poursuivre notre développement et compléter nos équipes, nous recherchons un(e) secrétaire (H/F). Nos valeurs et la reconnaissance de nos clients font notre force depuis plus de 75 ans. La diversité de nos métiers et de nos clients (Professionnels et Particuliers) est un véritable atout pour votre futur développement et épanouissement professionnel.

Les missions principales au sein de l’entreprise sont :

• La gestion du planning et le tri des correspondances
• L’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires
• La réalisation des tâches bureautiques (frappe de courrier), comptabilité (saisie, règlements, classement), métier
• La recherche et commande des pièces détachées auprès des fournisseurs
• La préparation, l’archivage et le suivi de dossiers administratifs
• La réalisation du suivi comptable et financier en relation avec le comptable
• L’organisation d’évènements externes (formations)
• La gestion administrative des contrats et du personnel

Mission 1 : Secrétariat/Comptabilité

• Répondre au téléphone et aux mails
• Gérer le planning des interventions des techniciens (Ordre de travaux)
• Gérer les relations avec les Tiers (Assurances, Formation, Organismes métiers…)
• Accueil magasin Point de Vente
• Ventes au comptant
• Gestion des Comptes Bancaires et déclarations légales
• Etablissement des devis et factures sur EBP
• Secrétariat (Dossiers clients, Fournisseurs, Documents divers à destination des clients.)
• Préparation des éléments du Bilan (stocks, créances.)
• Suivi des obligations légales métier (Qualiclimat Froid, Trackdéchets .)

Mission 2 : Facturation Clients

• Pointage des ordres de travaux des techniciens
• Valorisation des ordres de travaux (Main d’œuvre et Fournitures)
• Etablissement des factures dans EBP
• Archivage des Factures
• Transferts des données de Facturation au comptable

Mission 3 : Règlements Clients

• Saisie des règlements dans EBP
• Gestion des impayés et relances
• Remise en Banque

Mission 4 : Fournisseurs

• Recherche des pièces en support des techniciens
• Gérer les commandes d’achat
• Réalisation des commandes, Réception et Vérifications des livraisons
• Gestion des règlements fournisseurs
• Transfert des donnés de Facturation au comptable (Conciliator)

Mission 5 : Salaires

• Gestion des pointages salariés
• Gestion des CP et Arrêts

Les conditions du poste

• Poste à pourvoir pour Janvier 2026
• La convention collective nationale: Aéraulique, thermique et frigorifique (IDCC: 1412/N° de Brochure: 3023)
• Secrétaire niveau III échelon A coefficient 225
• Fonction du niveau de formation et de l’expérience professionnelle
• Du lundi au vendredi
• 35 heures par semaine
• Poste basé à Epernay
• Travail en journée
• Mutuelle, Formations