Secrétaire du Pôle Chirurgie/Urgence ( H/F)- Groupement Hospitalier Sud

HOSPICES CIVILS DE LYON; Oullins-Pierre-Bénite; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier en Auvergne-Rhône-Alpes recherche un assistant administratif pour gérer les agendas, accueillir les visiteurs et organiser des événements. Le candidat idéal doit avoir un baccalauréat général, une expérience en secrétariat et des compétences en informatique. Des qualités relationnelles et un sens de l'organisation sont indispensables. Ce poste offre une immersion dans le milieu hospitalier et un environnement de travail dynamique.

Qualifications

• Expérience de secrétariat souhaitée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion des agendas des membres du pôle.
• Gestion du courrier arrivée et départ.
• Gestion des comptes rendus des réunions.
• Gestion des fournitures de bureaux et stocks.
• Gestion du logiciel Chronos pour les psychologues.
• Participation et organisation logistique de grands événements.
• Commande de prestations à la demande du Pôle.
• Organisation des évaluations en relation avec le directeur.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Expérience en secrétariat de Direction

Maîtrise du Pack Office

Maîtrise du logiciel Chronos

Formation

Baccalauréat général

Description du poste

Le pôle chirurgie du groupement hospitalier Sud (GHS) regroupe les spécialités suivantes : Gynécologie oncologie et obstétrique, Néonatalogie, Chirurgie générale et endocrinienne, Orthopédie, Urologie, Néphrologie, Chirurgie ambulatoire, Maxillo-faciale, ORL, Ophtalmologie, Hépato gastro-entérologie, NCI, Chirurgie vasculaire.

Le pôle des Urgences du GHS regroupe les spécialités suivantes : Service d’accueil des Urgences, UHCD, PUMA, Chirurgie d’urgence, Soins critiques : USC et réanimation, Anesthésie, médecine pénitentiaire et de la rétention.

Les pôles chirurgie et urgences sont placés respectivement sous la responsabilité médicale du Pr LIFANTE et du Dr DOUPLAT en collaboration directe avec le Directeur référent des deux pôles. Les chefs de Pôle et le directeur référent sont assistés dans leurs fonctions par la cadre administrative de pôle et les cadres supérieurs de santé.

Vos missions

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas des membres du pôle et notamment du directeur (réunions et rendez-vous en lien avec le pôle et réservation des salles)
• Gestion du courrier arrivée et départ
• Gestion des comptes rendus des réunions
• Gestion des fournitures de bureaux et stocks
• Gestion du logiciel Chronos pour les psychologues
• Participation et organisation logistique de grands événements (Kaizen, séminaire)
• Commande de prestations à la demande du Pôle de Chirurgie et Urgences
• Organisation des évaluations en relation avec le directeur référent et les cadres supérieurs

Qualifications recherchées

• Baccalauréat général
• Expérience de secrétariat souhaitée

Compétences souhaitées

• Maîtrise des outils informatiques : environnement EASILY
• Expérience souhaitée en secrétariat de Direction et ou ressources humaines
• Maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, Power point)
• Maitrise du logiciel Chronos de préférence

Savoir être indispensable

• Qualités relationnelles, discrétion et gestion de la confidentialité

• Goût pour le travail en équipe ainsi que du contact et sens de l'accueil
• Rigoureux et sens de l'organisation
• Esprit d’initiative, réactivité et anticipation