Secrétaire de direction F/H

UNIVERSITE DE LORRAINE; Maxéville; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative française à Maxéville cherche un(e) secrétaire de direction pour gérer le secrétariat physique et matériel, organiser des événements et assurer un accueil de qualité. Vous devez avoir une première expérience en missions administratives et maîtriser les outils bureautiques. Ce contrat va du 2 février au 31 août 2026, avec possibilité de renouvellement. Les candidatures doivent être soumises avant le 16 janvier.

Qualifications

• Première expérience réussie sur des missions administratives.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Compétences rédactionnelles avérées.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du public.
• Gestion des agendas électroniques et organisation de réunions.
• Suivi logistique des cérémonies et manifestations.

Connaissances

Outils bureautiques

Compétences rédactionnelles

Qualités relationnelles

Discrétion

Rigueur

Organisation

Description du poste

En tant que secrétaire de direction, vous serez en charge des missions suivantes :

Secrétariat physique :

- Accueil physique du public à la Direction, orientation et information des différentes demandes.

- Accueil téléphonique.

-Secrétariat de la Directrice de l’INSPÉ et secrétariat du Responsable Administratif, gestion des
agendas électroniques, organisation de réunions, divers…

- Organisation pratique de manifestations (Les RdV de l’Inspé, Journée de la laïcité…): inscriptions, réservations de salles, réservations de repas…

- Suivi des déplacements de certains publics (Président du Conseil, intervenants extérieurs, Psy EN…)

-Organisation (invitations, commandes, réservations cuisine) de cérémonies de l’Institut: départs à la retraite, accueil nouveaux personnels, vœux de la Direction sur différents Campus…

-Réservation et délivrance des clefs des 3 véhicules de service.

-Réservation des 3 salles de réunion (C113, C116, Salle des Conseils) et liens avec la cuisine.

-Messages de fermeture de l’Inspé (Poste, Est Républicain…).

Secrétariat Matériel :

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure.

- Saisir et mettre à jour des tableaux Excell, voire des bases de données.

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, …), les reproduire, les diffuser.

- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.

- Suivre certains dossiers confiés par la Direction et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.

- Établir des comptes-rendus ou des relevés de décisions de réunions.

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’Institut.

- Organiser la logistique relative à certaines réunions, séminaires, colloques.

- Participer aux opérations de logistiques de la Direction, assister les personnes et les équipes.

Vous avez une première réussie sur des missions administratives.

Vous maitrisez les outils bureautiques.

Vous avez des compétences rédactionnelles.

Vous êtes apprécié·e pour vos qualités relationnelles. Vous savez faire preuve de discrétion, d'écoute avec tous les interlocuteurs.

Vous savez faire preuve de rigueur et d'organisation, vous avez le sens des initiatives.

Il s'agit d'un contrat du 2 février au 31 août 2026, renouvelable.

Les candidatures sont attendues pour le 16 janvier au plus tard.