Secrétaire Assistant(e) de direction F / H

FBF; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation bancaire recherche un(e) assistant(e) pour soutenir la directrice générale en gérant son agenda, traitant les demandes et assurant le suivi administratif. Le candidat idéal doit avoir une formation supérieure, de bonnes compétences organisationnelles et une expérience similaire. Ce poste exige une grande autonomie, une maîtrise du pack office, et un anglais courant. Possibilité de travailler en binôme et des déplacements en France et à l'international sont à prévoir.

Qualifications

• Première expérience sur un poste similaire appréciée.
• Grande confidentialité et disponibilité requises.
• Capacité avérée à gérer la diversité et la multiplicité des tâches.

Responsabilités

• Préparer et gérer l'agenda de la directrice générale.
• Assurer diverses tâches administratives pour le service.
• Coordonner avec divers interlocuteurs et préparer les déplacements.

Connaissances

Confidentialité

Sens du service

Polyvalence

Rigueur

Autonomie

Capacité rédactionnelle

Maîtrise du pack office

Anglais courant

Formation

BTS Support à l'Action Managériale

BTS GPME

Description du poste

Auprès de la directrice générale de la Fédération Bancaire Française, vous serez chargé(e) :

• De préparer ou prendre en charge des dossiers, recevoir et traiter les demandes des interlocuteurs avec une forte autonomie, en appui de la direction concernée.
• D’assister la directrice générale au quotidien. Assurer diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement du service. Gérer l’agenda de la directrice générale. Suivre et préparer les dossiers des différentes réunions et instances, et des entretiens. Assurer une coordination fluide en interne avec les autres pôles.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Assistanat :

En binôme :

• Gérer l’agenda de la directrice générale (une trentaine de rdvs par semaine).
• Participer aux réunions (notamment comités de direction restreint et élargi) et aux groupes de travail liés à la mise en place des outils FBF.
• Assurer l’archivage électronique des procès-verbaux, comptes rendus et notes.

En autonomie :

• Traiter les demandes, courriels et appels téléphoniques reçus au secrétariat de la directrice générale.
• Organiser les divers entretiens et rencontres de la directrice générale.
• Enregistrer au quotidien dans l’outil interne ad hoc les informations requises dans le cadre de la procédure relative aux représentants d’intérêts.

Organisation : En binôme :

• Préparer et organiser les déplacements de la directrice générale en France, en Europe et à l’International (réservations de billets, hôtels, transports)
• Mise à jour des tableaux de suivi (liste des rendez-vous récurrents, courriers, etc.)

En autonomie :

• Organiser les réunions récurrentes avec divers interlocuteurs, en coordination avec les autres participants.

Gestion des instances :

En autonomie :

• Etablir les ordres du jour des commissions et comités, en lien avec les autres départements, en vue du Comité de direction restreint dédié
• Constituer et assurer la mise en ligne des dossiers pour les instances réunissant les adhérents (« Sherpas » et « Comex »)

En binôme :

• Suivre la constitution et la transmission des dossiers pour validation de la directrice générale
• Mettre en forme les comptes rendus, les envoyer au président et assurer le suivi des modifications demandées

Gestion du budget :

En autonomie : Assurer l’engagement des dépenses dans le respect du budget.

Profil recherché :

De formation supérieure (BTS Support à l'Action Managériale, BTS GPME), vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire.

Connaissances et prérequis professionnels :

• Confidentialité
• Sens du service, écoute et sens du contact
• Polyvalence, rigueur, autonomie
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Très bonne maîtrise du pack office
• Connaissance de l’environnement administratif français
• Anglais courant.

Caractéristiques du poste : Poste en binôme qui nécessite une grande confidentialité et disponibilité, une capacité avérée à gérer la diversité et la multiplicité des tâches, ainsi que de grandes qualités relationnelles et d’écoute.