Secrétaire administratif.ve - Direction des départements UFR SESS-STAPS

UPEC; Créteil; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur en Île-de-France recrute un agent administratif pour gérer les agendas, rédiger des comptes-rendus et assurer le soutien logistique. Le candidat idéal doit avoir des compétences en communication, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et une expérience dans un environnement académique. Salaire mensuel net entre 1600 € et 1700 € selon expérience.

Qualifications

• Expérience de travail dans un environnement d'enseignement supérieur.
• Capacité à réaliser des opérations administratives avec précision.
• Compétences en communication et relationnel.

Responsabilités

• Gérer et suivre les agendas et les réunions.
• Rédiger des comptes-rendus de réunions.
• Gérer les courriers électroniques et orienter les interlocuteurs.
• Mettre à jour des bases de données et tableaux de bord.
• Assurer le soutien logistique de la direction.

Connaissances

Rédaction de comptes-rendus

Gestion des agendas

Techniques de communication

Sens de l'organisation

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel)

Description du poste

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l’établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

L'UFR est composée de 2 départements : Sciences de l'Education, des Sciences sociales et des Sciences Techniques des Activités Physiques et Sportives répartis sur 2 sites à Créteil et compte près de 2100 étudiants et 91 enseignants.

Mission

L'UFR des Sciences de l'éducation, des sciences Sociales et des Sciences et techniques des activités physiques et sportives (SESS –STAPS) est géographiquement implantée sur deux sites de Créteil accessibles par la ligne 8 du Métro (Pyramide et Duvauchelle). Elle est composée de deux départements : SESS et STAPS.

L'équipe pédagogique est composée d'une centaine d'enseignants permanents, plus de 200 vacataires chargés d’enseignement.

L'équipe administrative est constituée de 32 personnels.

L'activité du secrétariat s'exerce sur le site de Pyramide, sous la responsabilité de la Responsable Administrative, en corrélation avec les responsable des services administratifs en lien fonctionnel avec la Direction de l’UFR et les deux directions de département de l’UFR auprès desquelles il assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique. ll réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et et des procédures.

Missions :

Activités principales :

Assurer la gestion et le suivi des agendas, les échéances et les réunions

Rédiger des comptes-rendus de réunion

Assurer la gestion et le suivi des courriers électroniques, orienter les interlocuteurs et traiter le premier niveau des réponses

Sélectionner et diffuser de l’information en interne ; mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord ; mettre en forme des documents

Assurer le soutien logistique de la direction

Activités essentielles :

• Réaliser des opérations de gestion administrative
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées au suivi des études
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, informations orales…), les reproduire et les diffuser
• Participe aux dossiers transversaux, notamment en cas de pic d’activité des services : polyvalence et compétences pour le travail en équipe.

Profil

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Rémunération selon la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (ATRF) - Catégorie C et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1600 € et 1700 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)

Connaissances souhaitées :

• Environnement : enseignement supérieur et recherche
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique. Techniques de communication

Savoir-faire :

• Collecter, mettre à jour, classer et archiver les documents
• Sens de l’organisation. Élaborer des choix, planifier des actions
• Maîtriser l’utilisation de logiciels bureautiques (Word, Excel), de messagerie électronique et d’Internet

Savoir-être :

• Réactivité
• Sens relationnel - Travailler en équipe
• Savoir rendre compte