Responsable administratif (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Saint-Étienne; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation spécialisé à Saint-Étienne recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour renforcer son équipe administrative. Le poste implique l'accueil des clients, la mise à jour des documents, ainsi que la gestion des contrats d'apprentissage. Un bon sens de l'organisation et une maîtrise du Pack Office sont indispensables. En CDI temps plein, avec horaires fixes, ce rôle offre une atmosphère dynamique et conviviale, avec des opportunités de développement professionnel.

Qualifications

• Expérience ou connaissance dans le secteur de la formation professionnelle/apprentissage.
• Aisance numérique et maîtrise des outils informatiques.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les visiteurs.
• Mettre à jour la base documentaire numérique.
• Gérer le suivi des contrats d'apprentissage.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Aisance relationnelle

Organisation

Polyvalence

Outils

Digiforma

Description du poste

S2M Formation, organisme de formation et CFA spécialisé dans les métiers du commerce et de la vente, recherche son Assistant(e) de Direction afin de renforcer son pôle administratif.
Poste basé à Saint-Étienne
Accès facilité : tram, bus, proximité sortie d’autoroute, parking gratuit.

Vos missions principales

1. Accueil et relation clients

• Accueillir les visiteurs, identifier leur demande et les orienter vers les bons interlocuteurs.
• Assurer la réception téléphonique : filtrage, aiguillage, prise de messages.
• Contrôler l’accès et la circulation des personnes dans les locaux.
• Renseigner les candidats, stagiaires, apprentis ou partenaires et assurer la bonne diffusion de l’information.
• Assurer la traçabilité du traitement des demandes clients (suivi, relances…).
• Participer à l’amélioration continue : organisation, classement, archivage, capitalisation des pratiques.

2. Administratif & Qualité

• Mettre à jour et organiser la base documentaire numérique.
• Suivre et remonter les dysfonctionnements éventuels sur les centres ou les outils internes.
• Gérer le suivi des contrats d’apprentissage de leur création à leur clôture.
• Recueillir les données nécessaires aux enquêtes statistiques et aux obligations réglementaires.
• Procéder à l’inscription des apprenants sur notre progiciel.
• Déclarer l’ouverture des sessions de formation et assurer leur suivi administratif.
• Suivre l’insertion professionnelle des apprenants après formation dans le cadre des obligations qualité (Qualiopi).

3. Gestion de la formation & apprentissage

• Préparer et suivre les CERFA, conventions et dossiers apprentis en lien avec nos entreprises partenaires.
• Enregistrer les contrats auprès des OPCO et suivre les accords de prise en charge.
• Créer les stagiaires, sessions et parcours dans notre progiciel ; gérer la vie du contrat.
• Suivre les stagiaires : conventions, présences/absences, feuilles d’émargement.
• Organiser les examens : planification, convocations, préparation logistique (salles, supports…)
• Formation continue : inscriptions, convocations, attestations de fin de formation, archivage.

Profil recherché

• Expérience ou connaissance indispensable du secteur de la formation professionnelle / apprentissage.
• Maîtrise du Pack Office et aisance numérique.
• Maitrise de digiforma idéalement.
• Sens aigu de l’organisation, fiabilité, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Aisance relationnelle, sens du service et posture professionnelle.
• Polyvalence, réactivité et goût pour le travail collaboratif.

Conditions

• CDI – Temps plein
• Horaires : 8h30 – 16h30, du lundi au vendredi
• Environnement de travail professionnel, dynamique et convivial

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