Office manager paroisse H / F

Association Diocésaine de Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation religieuse à Paris recherche un(e) Office Manager pour gérer divers aspects de la Maison Paroissiale. Les responsabilités incluent l'accueil des visiteurs, la gestion administrative, la coordination logistique et la gestion financière. Le candidat idéal doit être autonome, fiable, et avoir une bonne connaissance de l'Église catholique. Rejoignez une équipe dynamique qui œuvre au service de la communauté.

Qualifications

• Bonne connaissance de l'Église catholique et de sa liturgie.
• Capacité à s’organiser, à anticiper et à s’adapter.
• Capacité à entrer facilement en relation avec les visiteurs.

Responsabilités

• Accueil des familles et des associations.
• Organisation des réunions et formation.
• Gestion des locaux et maintenance des bâtiments.
• Approvisionnement des consommables et matériel.
• Gestion financière et recouvrement des frais.
• Préparation des obsèques et gestion logistique.

Connaissances

Maîtrise de la langue française

Esprit de service

Autonomie

Fiabilité

Connaissance des logiciels WORD, EXCEL

Description du poste

Entreprise

L’Association Diocésaine de Paris gère les finances, le parc immobilier et les ressources humaines de l’Église catholique à Paris. Elle lui donne les moyens matériels d’assurer sa mission d’évangélisation, d’éducation spirituelle, d’entraide et de solidarité, au service de l’homme.

Poste

Le Diocèse de Paris recrute pour une paroisse du 15ème arrondissement de Paris. un(e) Office Manager pour sa Maison Paroissiale en CDI à TP.

VOS MISSIONS

• 1. Accueil – Accueil des familles et des associations ou des personnes qui se présentent à la Paroisse pour préparer des cérémonies, réserver des salles ou qui ont des demandes spécifiques; Accueil des entreprises, organismes de contrôle, organismes officiels qui se présentent à la Paroisse pour des travaux, des réparations, l’entretien ou la fourniture de matériel ou de services.

• 2. Gestion administrative – Organisation des réunions et formations. Avec l’aide du logiciel Enoria, planifier et afficher à l’écran les horaires des messes, les sacrements, les réservations de salles et autres évènements de la paroisse ou extérieurs (assemblées générales, associations …). Gestion des réservations de salles. Aide à la mise en place des tables, chaises, vidéoprojecteur, panneaux flottants KT … Vérification de la remise en ordre. Archivage et gestion documentaire. Tenue à jour des classeurs des commissions de sécurité de l’église et de la Maison Paroissiale. Classement et archivage des dossiers de visites de sécurité réglementaires. Organismes de contrôle, entreprises intervenantes.

• 3. Coordination logistique – Gestion des locaux. Veiller à la bonne maintenance des bâtiments de la paroisse, des salles de réunion et de l’église. (Réparation, entretien, nettoyage). Alerter en cas de panne ou de dégradation. Coordination, prise de rendez-vous et suivi des interventions des fournisseurs, artisans, entreprise de nettoyage, équipe bricolage. Réponse aux demandes de relevé (Electricité, gaz). Gestion de la circulation des clefs : doubles, répartitions, rangement des placards à clefs, vérifications. Préparation des campagnes de mise sous pli du Denier. Approvisionnement, réception matériel, préparation de la salle, accueil des bénévoles, impression / suivi du pliage. Obsèques : préparation des lettres d’envoi aux familles, invitation à la messe des défunts. Réception des commandes, pointage, rangement. Reprographie. Support pour maitre de choeur, carnets de chants d’été, psaumes documents divers. Mise à disposition dans l’église. Affichage. Sur les panneaux de l’église et de la maison paroissiale.

• 4. Gestion du matériel et des fournitures – Approvisionnement. Cuisine : commande et répartition des consommables (lessive, torchons, repassage …). Matériel salles de réunion (paperboard …). Oratoire (linges d’autel, hostie, vin, lumignons).

• 5. Gestion financière – Recouvrement des frais de location de salles, d’obsèques … Dépôt en banque espèces et chèques, approvisionnement des sacs de collecte. Caisse des messes pour comptabilité.

• 6. Sacristain remplaçant (1 week-end sur 4 et en semaine en cas d’absence du sacristain titulaire pour les messes de mariage, d’obsèques de baptême).

• Profil recherché – Maîtrise de la langue française. Bonne connaissance de l’Église catholique et de sa liturgie. Esprit de service, autonomie, fiabilité et discrétion. Capacité à s’organiser, à anticiper et à s’adapter. Capacité à entrer facilement en relation avec les visiteurs et à collaborer avec d’autres employés, le clergé, les bénévoles et les fidèles. Connaissance des logiciels WORD, EXCEL.

L’Office Manager travaille en relation étroite avec le Curé et les autres prêtres, la secrétaire paroissiale, les autres salariés et les bénévoles.

Si vous pensez que ce poste est fait pour vous, merci de déposer votre CV et votre lettre de motivation personnalisée.