Office manager (H / F)

BWG; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats recherche un(e) Office Manager pour gérer l'administration à 360° et soutenir les associés. Le candidat idéal doit avoir une solide expérience en gestion administrative, être autonome et organisé. Ce rôle crucial garantit que les associés peuvent se concentrer sur leur travail principal sans interruption et exige une maîtrise de l'environnement Office et des outils spécifiques comme Secib NEO.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative dans un environnement professionnel.
• Capacité à travailler de manière autonome et organisée.
• Compétences en gestion financière et RH requises.

Responsabilités

• Gérer la gestion administrative quotidienne du cabinet.
• Assurer la fonction d'aide pour les aspects financiers et RH.
• Gérer la relation avec les prestataires et fournisseurs.

Connaissances

Autonomie

Organisation

Management administratif

Outils

Secib NEO

Environnement Office

Description du poste

OFFICE MANAGER

Recrutement d’un(e) Office Manager pour assurer la gestion administrative à 360° du Cabinet BWG ASSOCIES. Vous prendrez en charge tout l’administratif du cabinet et accompagnerez les associés dans la durée dans la gestion de la structure. Nous recherchons un profil autonome et organisé. Rémunération selon profil et expérience.

CONTEXTE

Cabinet d’avocats spécialisé en droit de la famille

Très belle clientèle de particuliers.

Equipe : 8 associées, 18 collaboratrices, 3 assistantes, 1 comptable; stagiaire(s).

Volonté des associés de donner une réelle consistance au poste d’office manager afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs missions principales (produire dans les dossiers, former les jeunes collaborateurs, communiquer et développer le business).

Attente d’une proposition de valeur forte de l’office manager pour le cabinet et les associés.

Le cabinet fonctionne avec le logiciel Secib NEO.

Maîtrise de l’environnement Office indispensable (Outlook, Teams, SharePoint, etc.).

MISSIONS PRINCIPALES

• Assurer en totale autonomie la gestion administrative quotidienne du cabinet.
• Assurer les conditions humaines, matérielles et technologiques de son bon fonctionnement.
• Fonction d’«aide de camp» des associés sur la gestion globale du cabinet, notamment les aspects financiers et RH.

ACCOMPLISSEMENT

• Faire en sorte que la gestion quotidienne du cabinet «roule» de manière fluide et sans accrocs, avec une implication minimale des associés.
• Gestion financière du cabinet à l’objectif est que le cabinet ait une gestion financière saine, rigoureuse et profitable.
• Gérer la relation avec la banque, les organismes sociaux (URSSAF, CNBF, etc.) et les impôts (SIE).
• Participer à la définition du budget annuel avec le cabinet comptable et les associés.
• S’assurer du respect du budget annuel.
• Extraire et préparer une synthèse des indicateurs de gestion du cabinet (ex : temps passés dans les dossiers, ratio temps passés / temps facturés, etc.) et les présenter aux associés une fois par mois.
• Administration quotidienne du cabinet au service des avocats afin de faire en sorte que les avocats aient les moyens matériels et techniques de bien faire leur travail.
• Gestion de la relation avec le prestataire informatique du cabinet, fonction «tour de contrôle» des demandes informatiques des avocats, suivi de la résolution des problèmes ou incidents informatiques, etc.
• Souscription et suivi du fonctionnement des outils informatiques (DeepL, TextExpander, etc.).
• Gestion et suivi des fournisseurs et prestataires du cabinet (informatique, assurance, banque, locaux, agence web, consultants du cabinet, etc.).
• Suivi du bon fonctionnement et de l’équipement des locaux.
• Souscription, renouvellement et paiement des prestataires de documentation juridique (Doctrine, Lamyline, Revues professionnelles, etc.).
• Ressources humaines et cohésion d’équipe avec l’objectif de faire en sorte que les avocats se sentent bien à travailler chez BWG.
• Gestion de la paie et du paiement des rémunérations.
• Gestion et suivi des sujets RH des salariés (retraite, mutuelle, médecine du travail, etc.).
• Tenue du tableau des absences / congés.
• Assistance administrative au recrutement des stagiaires et des collaborateurs en lien avec les avocats (publication des annonces, centralisation des annonces, organisation des entretiens, networking avec les contacts académiques, etc.).
• Préparation du kit d’arrivée des nouveaux stagiaires ou collaborateurs (préparation des contrats ou des conventions de stage à signer, déclaration des embauches aux organismes sociaux ou à l’Ordre des avocats, création des adresses emails et paramétrage des outils informatiques, photos officielles, mise à jour du site internet, cartes de visite, etc.).
• Animation de la cohésion d’équipe en lien avec les avocats, planification et organisation des évènements internes (ex : déjeuners d’équipe, anniversaires, retraite annuelle du cabinet, déjeuner de Noël, formations internes du cabinet, etc.).
• Centralisation et suivi du programme de formation des avocats (collecte des informations sur les formations en droit des produits, inscriptions, organisation des déplacements, etc.).
• Vie du cabinet avec l’objectif de s’assurer de la gestion de projet des tâches et évènements récurrents du cabinet.
• Lettres aux auditeurs : préparation des modèles de réponses, pré-remplissage des réponses, envoi des réponses, etc.
• Clôture des comptes annuels : centralisation des demandes du cabinet comptable, informations complémentaires ou pièces manquantes avec la comptable, organisation de la réunion de clôture.
• Assemblée générale annuelle : gestion du projet avec l’avocat en droit des sociétés du cabinet.
• Classement des cabinets d’avocat (Legal 500, Chambers) : fixation du calendrier et du rétroplanning, préparation des modèles, assistance aux avocats pour remplir les dossiers, déposer les dossiers dans les temps impartis.
• Vœux du cabinet : gestion de projet avec l’agence de communication, fixation du rétroplanning, mise à jour de la base de données, organisation d’une journée de signature des cartes de visite avec les avocats, etc.
• Marques et noms de domaine : suivi et gestion des renouvellements avec les avocats en propriété intellectuelle du cabinet.
• Gestion de projets structurants comme la mise en conformité RGPD.
• Administratif des associés : décharger les associés de la gestion de leur propre administratif.
• Ordre des avocats : gérer la réponse aux demandes récurrentes de l’Ordre (ex : déclaration des revenus, formations suivies, etc.).
• CNBF, Mutuelle, Prévoyance : gestion de projet, organisation des rendez-vous pour les associés, etc.
• Communication & évènementiel : assurer directement la gestion de ces projets ou apporter une assistance administrative aux avocats si les projets sont gérés par ces derniers.
• Webinar : coordination avec les prestataires du cabinet pour la création des landing pages, collecte des demandes d’inscriptions, envoi des invitations, etc.
• Evènements : gestion du projet avec les prestataires du cabinet, choix des lieux, aide à l’organisation, etc.

MESURE DE LA REUSSITE DANS LE POSTE

• Implication limitée des associés dans la gestion administrative quotidienne.