Office Manager â France (CDD)

Turner & Townsend; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise internationale de services recherche un(e) Office Manager à Paris pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Ce rôle inclut un soutien administratif et logistique, ainsi que la gestion des locaux et des équipements. Le candidat idéal a au moins 3 ans d'expérience, maîtrise les outils bureautiques et parle couramment anglais et français.

Prestations

Environnement de travail stimulant

Équipe dynamique

Opportunité d'apprentissage

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience en tant qu'Office Manager.
• Vous parlez couramment anglais et français (écrit et oral).
• Excellentes qualités relationnelles.

Responsabilités

• Assurer le soutien administratif de l'équipe et des collaborateurs.
• Gérer les calendriers et répondre aux appels téléphoniques.
• Préparer les salles de réunion et gérer les commandes de fournitures.
• Participer à l'organisation d'événements internes.

Connaissances

Maîtrise d'Outlook

Organisation

Proactivité

Rigueur

Anglais courant

Esprit d'équipe

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement temporaire nous recherchons une Office Manager base Paris.

Vous serez au cœur du bon fonctionnement de notre bureau parisien et assurerez un rôle transversal à la fois administratif logistique et organisationnel.

Missions principales :

Missions principales

Support administratif et organisation générale

• Assurer le soutien administratif de l'équipe support et des collaborateurs
• Gérer les calendriers sur Outlook (management salles de réunion RDV clients etc.)
• Répondre aux appels téléphoniques, gérer le courrier entrant et sortant
• Accueillir les visiteurs, les orienter et tenir à jour le registre des entrées
• Rédiger et mettre en forme des présentations, documents internes et rapports
• Participer à l’organisation d’événements internes / externes (réunions, afterworks, repas d’équipe)

Gestion des locaux et logistique

• Veiller au bon état général des bureaux (propreté, rangement, maintenance)
• Préparer les salles de réunion et gérer les commandes de fournitures (papier, café, cartouches)
• Réceptionner les livraisons et gérer les stocks
• Être le point de contact avec les fournisseurs et prestataires
• Participer aux projets d’aménagement ou d’extension des bureaux

Gestion IT et équipements

• Passer les commandes de matériel informatique et téléphonique
• Gérer les flottes d’ordinateurs, téléphones portables et voitures de fonction
• Suivre les attributions de matériel (badges, casiers, véhicules)
• Assurer un lien opérationnel avec le service IT (configuration, dépannage basique)

Suivi administratif et financier

• Saisir les factures dans notre outil interne (D365) et en assurer le suivi
• Maintenir à jour les archives physiques et électroniques
• Préparer les notes de frais mensuelles pour la direction

Onboarding et vie d’équipe

• Organiser l’accueil logistique des nouvelles recrues
• Veiller à leur intégration et faciliter leurs premiers jours
• Participer à des projets transverses pour améliorer le quotidien au bureau

Qualifications : Profil recherché

• Vous avez au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire
• Vous maîtrisez les outils bureautiques : Outlook Word Excel PowerPoint
• Vous parlez couramment anglais et français (écrit et oral)
• Vous faites preuve de rigueur autonomie sens du service et esprit d’équipe
• Vous êtes organisé proactif/ve et aimez anticiper les besoins
• Vous avez de très bonnes qualités relationnelles et savez fédérer autour de vous

Informations supplémentaires :

Ce que nous offrons :

• Un environnement de travail stimulant et international
• Une équipe dynamique et bienveillante
• Une belle opportunité d’apprendre dans une structure agile et en croissance
• Un rôle clé dans la fluidité du quotidien du bureau

LI-PC1

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Remote Work : Employment Type :

Full-time

Key Skills

Office Manager Experience, Microsoft Office, Management Experience, QuickBooks, Accounting, Office Experience, Dental Office Experience, Payroll, Administrative Experience, Eaglesoft, Human Resources, Bookkeeping

Experience : years

Vacancy : 1