Gestionnaire du Bureau Facturier (H/F)

Université de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université de Strasbourg recherche un Gestionnaire du Bureau Facturier pour un CDD de 10 mois. Le candidat sera responsable du traitement des factures, de la gestion des relations fournisseurs et de la liquidation des dépenses. Ce poste nécessite une expérience en comptabilité et une bonne organisation, tout en offrant une rémunération selon les grilles de la Fonction Publique.

Qualifications

• Expérience dans la gestion des factures et la comptabilité souhaitée.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des relations avec des fournisseurs.
• Connaissance du logiciel SIFAC et des procédures administratives liées.

Responsabilités

• Assurer la liquidation des dépenses via le traitement des factures.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et contrôler les factures.
• Numériser et dématérialiser les factures hors Chorus.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion des relations

Formation

Diplôme de niveau Bac+2 minimum

Description du poste

Gestionnaire du Bureau Facturier (H/F), Strasbourg

Université de Strasbourg

Emploi ouvert aux agents titulaires et contractuels (CDD 10 mois)

CDD de 10 mois à pourvoir le 28/10/2024

Catégorie : C, Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (ATRF C2)

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Le gestionnaire du Bureau facturier assure la liquidation des dépenses via le traitement des factures reçues, en collaboration avec les services ordonnateurs.

Activités principales :

1. Tri du courrier par les gestionnaires à tour de rôle, gestion de la relation avec le service courrier.
2. Gestion des relations avec les fournisseurs :
   • Préparer les courriers de renvoi des factures reçues pour dépôt sur Chorus.
   • Réceptionner les appels fournisseurs (accès à SIFAC en consultation) et, le cas échéant, attribuer l’appel au gestionnaire compétent.
   • Gérer les relances et mettre à jour le fichier fournisseurs.
3. Réception et numérisation des factures et avoirs transmis via Chorus Pro :
   • Contrôler les mentions obligatoires sur la facture et/ou l’avoir.
   • Vérifier la concordance entre le bon de commande SIFAC et la facture/avoir.
   • Rejeter les factures/avoirs non conformes.
4. Liquidation et comptabilisation des factures et avoirs numérisés et dématérialisés transmises via Chorus Pro :
   • Régler les anomalies d’intégration (problèmes de service faits, gestion des écarts «EJ/EF/SF/TVA»).
   • Corriger les erreurs et comptabiliser les demandes de paiement.
   • Rejeter les factures/avoirs non conformes lors de la comptabilisation.
5. Numérisation et dématérialisation des factures hors Chorus (cas exceptionnel) :
   • Dépôt des factures sur le réseau.
   • Validation du dossier de facturation.
   • Suivi du vidéo-codage et contrôle des résultats.
   • Gestion des anomalies de vidéo-codage.
6. Liquidation et comptabilisation des factures déposées hors circuit Chorus Pro :
   • Régler les anomalies d’intégration, corriger les erreurs, et comptabiliser les demandes de paiement.
7. Réception des factures de fluides (électricité, gaz, eau, etc.) :
   • Contrôler la facture (mentions légales et requises pour le vidéo-codage).
   • Saisir la facture dans SIFAC avec les informations des services ordonnateurs.
   • Vérifier les modes de paiement.
8. Relations avec les gestionnaires financiers de l’UNISTRA :
   • Échanger sur les pièces de liquidation et traiter les écarts.
   • Gérer les messages, le workflow, et conseiller de premier niveau.
9. Gérer les boîtes mails du Bureau Facturier et les relations avec les gestionnaires des Bureaux des dépenses de l’Agence comptable.
10. Assumer toute autre tâche confiée par le responsable du Bureau selon les impératifs de service et les évolutions de l’organisation du travail.