Gestionnaire de l'offre de formation UFR3S Pharmacie

University of Lille 1 Sciences and Technology; Lille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Lille recherche un agent administratif pour gérer le service scolarité au sein de l’UFR3S. Les responsabilités incluent l'accueil des étudiants, la gestion des inscriptions et la préparation des plannings pédagogiques. Le candidat idéal doit avoir une formation en administration et une première expérience dans un environnement administratif, particulièrement en enseignement supérieur. Un contrat CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de renouvellement en CDI.

Qualifications

• Titulaire ou contractuel·le de catégorie B (ou équivalent).
• Première expérience dans un environnement administratif, idéalement dans l'enseignement supérieur.

Responsabilités

• Accueil, information et orientation des étudiants et enseignants-chercheurs.
• Gestion administrative des inscriptions et suivi des dossiers.
• Élaboration et diffusion des plannings pédagogiques.
• Organisation des examens, jurys et sélections.
• Suivi des évolutions réglementaires et compte rendu des dossiers.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion des priorités

Capacité à travailler en équipe

Diplomatie

Formation

Formation en administration, secrétariat ou gestion

Outils

Apogée

ADE

Description du poste

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Au sein de l’UFR3S (Unité de Formation et de Recherche des Sciences de la Santé et du Sport), composante issue du regroupement de plusieurs UFR santé, vous rejoignez le service scolarité de l’UFR3S – Pharmacie, implanté sur le Campus Santé – site Laguesse.

✨ En intégrant cette équipe, vous participez activement à l’accompagnement des parcours étudiants, de l’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme, dans un environnement exigeant, collaboratif et en constante évolution.

Mission

Sous l’autorité de la Responsable du service scolarité, vous exercez une mission centrale dans la gestion administrative des formations et dans la relation quotidienne avec les étudiants et les enseignants-chercheurs.

• Vous accueillez, informez et orientez les étudiants et les enseignants-chercheurs, en présentiel et à distance 🤝
• Vous assurez la gestion administrative des inscriptions, le suivi des dossiers et la mise à jour des documents de rentrée
• Vous élaborez les plannings pédagogiques et en assurez la diffusion auprès des publics concernés
• Vous participez à l’organisation des examens, jurys et sélections, et vous saisissez les notes dans l’application Apogée
• Vous gérez administrativement les stages et contribuez à l’alimentation des bases de données et aux enquêtes institutionnelles
• Vous procédez au classement et à l’archivage des dossiers, papiers et numériques 📂
• Vous suivez les évolutions réglementaires et vous rendez compte de l’avancement des dossiers auprès de votre hiérarchie

🔎 Par votre rigueur et votre sens du service public, vous contribuez directement à la qualité du parcours de formation des étudiants.

CDD 3 ans renouvelable en CDI

Profil

Vous êtes titulaire ou contractuel·le de catégorie B (ou équivalent), et vous souhaitez vous investir dans une fonction administrative au cœur de la vie universitaire.

Vous Disposez Idéalement

• d’une formation en administration, secrétariat ou gestion,
• d’une première expérience dans un environnement administratif, idéalement dans l’enseignement supérieur.

Vos Atouts Pour Réussir

• Vous êtes rigoureux·se, fiable et organisé·e, et vous savez gérer les priorités et les échéances ⏱️
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et les techniques de rédaction administrative
• Vous êtes à l’aise avec les applications numériques (messagerie, outils collaboratifs, plateformes pédagogiques)
• Vous savez appliquer des procédures, respecter un cadre réglementaire et rechercher l’information utile
• Vous appréciez le travail en équipe et le contact avec le public, et vous faites preuve de diplomatie et de discrétion

🌱 Des connaissances des outils Apogée et ADE seront particulièrement appréciées.

Référence de l'offre : lk5bfc02mi