Gestionnaire administratif pour l'école doctorale (H/F)

UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE TROYES; Troyes; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université d'ingénierie recrute un Gestionnaire administratif pour l'école doctorale. Vous serez responsable de la gestion des formations et du suivi des doctorants. Le poste requiert une expérience de 48 mois et une maîtrise de l'anglais. Le contrat est un CDD de 12 mois avec un salaire brut de 2083€ par mois.

Qualifications

• Expérience de 48 mois exigée.
• Anglais à un niveau B1/B2 requis.
• Utilisation de logiciels spécialisés demandée.

Responsabilités

• Gestion de l'offre de formation et suivi pédagogique.
• Organisation des réunions et événements.
• Gestion des procédures et secrétariat.

Connaissances

Polyvalence

Capacité d'adaptation

Autonomie

Communication

Sens de l'accueil

Formation

Bac+2 ou équivalents, Secrétariat rédaction

Outils

ADUM

Outils bureautiques

Description du poste

Offre n° 197ZFFB - Gestionnaire administratif pour l'école doctorale (H/F)

L'École Doctorale de l'UTT organise et gère les doctorats de 150 à 200 jeunes chercheurs doctorants insérés dans les unités de recherche de l'établissement. L'ED constitue un service de petite taille dont la cellule administrative travaille directement avec l'équipe de direction de l'ED (directeur et directrice adjointe) et les responsables des 3 spécialités. L'équipe administrative est composée de 2 gestionnaires, 1 secrétaire et 1 responsable administrative. Le travail au sein de l'ED nécessite une capacité d'implication forte. Il demande d'apprécier le travail en équipe, d'être capable d'une certaine polyvalence dans les activités et de disposer de qualités relationnelles permettant de travailler facilement en interaction avec des services et personnes variées.

Responsabilités

• Gestion de l'offre de formation de l'ED (planning, suivi des heures d'enseignement, inscriptions).
• Gestion du suivi pédagogique des doctorants (suivi des profils pédagogiques, comités de suivi).
• Gestion de procédures liées au cursus doctoral (candidatures, soutenances).
• Gestion des événements ponctuels (remise des diplômes, doctoriales, journée de rentrée, forum des doctorants).
• Organisation des réunions des instances et le secrétariat associé (bureau et conseil de l'ED).
• Lien avec le service communication de l'UTT.
• Activités administratives générales : création et gestion de l'offre de formation sur ADUM, coordination des plannings de cours doctoraux, suivi des inscriptions et des processus de validation, suivi des heures dispensées par les enseignants.
• Gestion des comités de suivi des doctorants et du processus lié à la campagne annuelle d'attribution des contrats doctoraux (publicité des sujets, organisation de la commission d'évaluation, préparation des dossiers).
• Secrétariat du bureau et du conseil de l'ED (organisation des réunions, comptes rendus).
• Participation à l'organisation des événements ponctuels (Forum des doctorants, journée de rentrée, remise des diplômes, doctoriales).
• Gestion de la procédure de soutenance (essentiellement en période de forte activité).

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
• Réglementation relative aux modalités d'inscription, de mise en place des cotutelles de formation et d'obtention du diplôme de doctorat.
• Très bonne connaissance des affaires pédagogiques et administratives.
• Techniques de communication.
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les outils bureautiques et connaitre les outils de gestion spécifique au doctorat (ADUM) ou être capable de se former rapidement.
• Maîtriser l'anglais (écrit et oral) pour interagir avec les doctorants étrangers et les partenaires dans le cadre des cotutelles internationales.
• Avoir le sens de l'accueil, communiquer et assurer la bonne circulation de l'information au sein du service et au-delà; faire preuve de pédagogie.
• Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l'activité du service; anticiper et respecter les délais; savoir rendre compte; savoir travailler en équipe; mettre en œuvre des procédures et des règles; rédiger des comptes rendus et divers supports écrits.

Compétences comportementales

• Polyvalence, capacité d'adaptation et autonomie.
• Capacité à s'informer et à rendre compte à sa hiérarchie.
• Savoir organiser son travail, anticiper, hiérarchiser et prioriser les tâches.
• Capacité d'analyse et de synthèse, rigueur et précision.
• Engagement, disponibilité, sens de l'équité et du service public, discrétion et confidentialité.

Profil et expérience

• Expérience: 48 mois Cette expérience est indispensable.
• Diplôme: Bac+2 ou équivalents, Secrétariat rédaction.

Compétences linguistiques et informatiques

• Anglais indispensable (écrit et oral).
• Utilisation de logiciels spécialisés et outils numériques.

Type de contrat et conditions

Type de contrat : CDD - 12 mois

Contrat travail : Durée du travail 38H/semaine, Travail en journée

Salaire

• 2083€ bruts mensuels sur 12 mois

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

500 à 999 salariés

La recherche, la formation et le transfert de technologie sont les trois missions de l UTT. Créée en 1994, l UTT fait aujourd hui partie des dix plus importantes écoles d ingénieurs françaises. Elle forme chaque année 3000 étudiants, de post-bac à bac+8 avec le concours de 168 enseignants et enseignants-chercheurs, 220 personnels administratifs et techniques, 90 personnels financés sur contrats de recherche. Le budget réalisé de l UTT, pour 2022, s élève à 46 M€, dont 32 M€ de masse salariale. Mme RYCX Stéphanie

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