Gestionnaire administratif et pédagogique - F / H

Université Sorbonne Paris Nord; Villetaneuse; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche en France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer le secrétariat pédagogique de l’Institut d’Etudes Judiciaires. Les responsabilités incluent l'organisation des examens, le suivi des inscriptions des étudiants et l'accueil du public. Le candidat idéal doit avoir des compétences en gestion administrative et maîtriser les outils bureautiques tels que Word et Excel. Ce poste est basé à Villetaneuse, offrant une opportunité enrichissante dans le domaine de l'enseignement supérieur.

Qualifications

• Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur.
• Avoir une connaissance générale de la gestion administrative.
• Connaître les règles de scolarité.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat pédagogique de l’Institut d’Etudes Judiciaires.
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants.
• Organiser les épreuves finales et les jurys.

Connaissances

Maîtrise de l'expression écrite et orale

Capacité à travailler en équipe

Rigueur et méthode

Sens du public

Outils

Apogée

E-candidat

HyperPlanning

Word

Excel

Description du poste

À propos de nous

L'Université Sorbonne Paris Nord en vidéo : https : / / www.youtube.com / watch?v=OSOXsJ0gw8s

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Mission

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR DSPS / IEJ

Composition du service (effectifs) : 28

Fonction d’encadrement : Non

Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative de l’UFR

Description du poste : missions et activités

• Assistance à l’enseignement : gérer et organiser le secrétariat pédagogique de l’Institut d’Etudes Judiciaires
• Référent.e centre d’examen du CRFPA
• Accueil et information des usagers
• Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
• Organiser et assurer le suivi de la campagne d’inscription sur dossiers
• Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers…)
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants en vue de l’inscription à l’examen final
• Organiser les galops d’essais (13 galops par an)

Référent.e centre examen (CRFPA)

• Préparer le Planning des cours (recrutement de nombreux vacataires professionnels –avocats et magistrats)
• Prendre contact avec les nouveaux intervenants de l’IEJ en partenariat avec le directeur de l’IEJ
• Établir la liste des heures réalisées par les différents intervenants et demander la mise en paiement
• Organiser les épreuves finales : planning des épreuves, convocations des étudiants suivant les matières choisies et fonction des dispenses sollicitées (vérification des demandes de dispense et transmission à l’EFB), suivi logistique
• Mettre en forme et envoyer le courrier du directeur de l’IEJ, et faire le suivi des réponses
• Prendre contact avec les examinateurs de l’examen d’entrée au CRFPA, en partenariat avec le directeur de l’IEJ
• Saisir les notes et établir les procès-verbaux d’examen, réception des réclamations éventuelles
• Organiser les sessions d’examens et les jurys (composition et convocation du jury de l’examen d’entrée au barreau en application des textes en vigueur)
• Classer et archiver les documents (copies d’examens, des procès- verbaux…)
• Élaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée : Modéliser et suivre l’évolution des maquettes sur Apogée
• Participer aux différentes enquêtes statistiques

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams, …

Contraintes et difficultés du poste

• Anticiper les activités pour palier à la variation de la charge de travail au cours de l'année et en particulier lors de la préparation de l’examen et du passage des épreuves nationales écrites et orales du CRFPA
• Nombreux contacts avec les institutions extérieures (EFB, Barreaux, partenaires extérieurs nécessitant un très bon sens relationnel)
• Nombreuses interruptions dans le travail (étudiants, professeurs, …)
• L'évolution des missions et du service implique de travailler en mode collaboratif et de s'investir dans des événements organisés par la composante ou l'université

Profil

Compétences

Connaissances / Savoir

• Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Connaître les règles de scolarité
• Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
• Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
• Connaitre le fonctionnement du Centre Régional de Formation Professionnelle des Avocats et les modalités de l’examen
• Connaître la structure des enseignements du diplôme et du règlement des examens

Savoir faire

• Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil
• Savoir rechercher l’information et la transmettre
• Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, HyperPlanning, E-candidat, …)

Savoir être

• Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)
• Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe
• Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
• Savoir respecter la confidentialité
• Savoir prendre des initiatives
• Savoir travailler en autonomie